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办公室行政学

发布时间: 2020-12-20 08:40:32

A. 办公室工作培训怎样做好行政管理员

办公室行政管理流程
一、员工任职岗位管理
办公室是本公司人力资源管理部门,负责对各岗位任职条件的确定及薪酬福利、员工培训的实施工作,负责员工业绩评定工作。
人事培训主管负责培训的日常管理工作,并参与有关培训及其他措施的策划、实施和评价工作。
重要岗位、关键岗位人员变更执行品牌相关申请流程。
办公室明确各岗位人员有关的学历教育、工作经验的适用要求,编制《岗位描述》报部门经理审批,并作为招聘、安排人员、培训的主要依据。
重要/关键岗位的变更,必须按规定的流程申请,并经培训合格后方可上岗。
对岗位人员从教育、培训、技能及工作经验四个方面进行岗位能力评定,评定合格上岗,由办公室编制本公司的员工花名册。
二、员工的培训
人事培训主管组织培训参加外部培训人员在培训完成后一周内,向其他相关员工转达培训内容。
新员工由人事培训主管统一组织培训,培训内容包括:上海大众的背景介绍和企业文化;公司的企业背景、企业文化、组织机构和规章制度;产品的基础知识;安全环保知识及《员工手册》等。
在职员工的深化培训要制定培训计划,人事培训主管根据《公司人力资源基础信息表》和《年经销商人数配置表》了解公司现有人力资源情况,并根据不同岗位的需求及员工填写的《培训申请表》制定《公司年内部培训计划表》,培训计划可以按实际情况进行调整。 内部培训的主要包括:服务技术类的内部培训:在接到培训资料五日内,由人事培训主管组织,技术总监、服务经理等相关责任人主持培训。
附件类内部培训:在接到培训资料五日内,由人事培训主管组织,附件经理主持培训。
其他内容的培训:由人事培训主管组织实施,相关岗位负责人主持培训。其他培训:如参加学历、专业等专题培训,由个人提出申请,部门经理同意后,经总经理批准后参加培训。
对特殊工种人员培训,如油漆工、焊接工、检验员等,须经有资质部门组织培训,考试合格后,由有关部门发证认可,持证上岗。
每次内部培训,各相关部门应填写《内部培训参加者名单》,培训结束后将有关记录、试卷等交办公室存档。外出培训应在培训结束后将成绩单或结业、培训证书等送办公室核实登记、保存。人事培训主管负责建立员工培训档案并保存各类培训记录。
三、文件的发放与管理
1、外来文件由办公室归口接收,经行政经理或管理者代表(管理者代表负责体系文件)确认审批后,发放至有关职能部门后归档管理。
2、电子邮件文件在原稿上,审批其适用性,由办公室填写《邮件接收记录登记表》并发放至有关职能部门后归档管理。
3、审批文件的符合性、充分性、适宜性及文件间的协调性负责,审批时填写《文件审批表》,以作为审批的依据。文件审批时,同时确定文件的发放范围。
4、除上海大众规定的记录表格外,记录表格由使用部门编制,管理者代表审批后,办公室备案。
5、经批准后的文件,由办公室填写《受控文件清单》,以对文件进行管理。办公室按确定的文件发放范围,统一印制,原审批件归档保存,存入计算机的文件均留备份。
6、文件发放时,办公室填写《文件发放(回收)记录表》,履行发放手续,领用人签字。文件发放应确保使用处能获得适用文件的有效版本。
7、文件持有者须妥善保管文件,不得随意涂改,防止丢失或损坏。如发生丢失或损坏等情况时,须报办公室重新办理补发手续。
8、电子文件须标识清晰,以免新旧版本混用。
9、电子文件只能使用,不能更改,确需修改的,经办公室统一修改后,经管理者代表审批后,继续使用。
10、各部门收到的各类外来文件须到办公室备案登记,其适用性由管理者代表确认,办公室再发放到相关部门,建立《外来文件清单》,并及时更新。
11、办公室负责对公司质量手册的附录《主要法律法规及技术标准清单》随时进行更新。
四、员工的招聘
各部门根据公司现有人力资源情况,填制《年经销商人数配置表》,报人事培训主管,人事培训主管根据岗位需求情况和各部门的用人需求情况,拟出招聘计划,由总经理审批后,按招聘计划实施招聘。
办公室受理应聘者申请,填写《公司应聘人员求职申请表》,由人事培训主管和用人部门的部门经理共同进行面试。
应聘者体检合格后,择优录用。根据各部门的岗位申请,安排应聘者试用,签订劳动合同并约定试用期,试用期后符合要求,正式录用。人事培训主管负责填写《公司人力资源基础信息表》。
人事培训主管将本次招聘的总体效果反馈给总经理。
五、行政后勤保障管理
1、办公室每季度记录水表、电表的用量,对用水、用电增加量进行原因分析,寻找节能机会。
2、检查卫生间水箱和所有阀门水龙头的完好情况,防止漏水。
3、消防设施要按消防部门的相关文件要求配置齐全,环保协调员负责定期检查,对失去应急能力的消防设施,要及时进行检修、更换或增加。
4、收集有关安全生产法律法规及行业规范文件的收集、整理,并实施文件的更新,保证所属文件处于有效期内。
5、组织公司内职业健康和安全知识、新法律法规的有关培训,作好记录;并负责建立职业健康安全方面的资料库,以备查询。
6、对新上岗的员工进行健康安全的培训,包括如何正确佩戴和使用劳动防护用品。
7、每年至少组织一次消防知识培训(包括对消防设施的正确使用),并进行应急预演,达到人人会使用消防工具和正确施救。
8、每月对涉及健康安全的各工作场所及安全措施执行情况进行一次监督检查,根据现场检查记录进行分析找出存在的问题,提出改进或纠正要求,必要时采取纠正或预防措施。
9、组织食堂炊事员应定期进行体检,在取得身体健康证明后方可上岗工作。
10、办公室每月对各工作场所的环境卫生和现场管理情况进行一次监督检查,根据现场检查记录,并进行分析,通过分析找出存在的问题,提出改进或纠正要求,必要时采取纠正或预防措施。
11、公司公务车辆要定期进行检查、维修、保养和年检。
12、因工作需要,公司配备个人使用的机动车辆,严禁私自非法运,因工作需要将车辆外借或作为用户代用车的,须经主管领导同意批准后。
13、除因工作需要配备个人使用或外借(代用)车辆外,公司所属机动车辆,原则上不准在外过夜;确因工作需要在外过夜停放时,需经主管领导批准。
六、劳动统计报表工资管理
1、员工考勤管理,员工人数增减变动情况统计、
2、劳动报酬统计,编制、汇总和报送劳动工资月报、季报;建立劳动工资统计台帐,严格规定劳动工资统计制度,及时为公司的各项决策提供了准确的统计资料。建立公司工资台帐。
3、劳动合同管理。员工试用期、劳动合同、变动、离职管理等,整理及更新员工人事档案和通讯录;各类人力资源报表的统计,建立人力资源数据库;
4、薪资的核算与发放、社会保险等基本业务的具体实施;包括职工工资统计、职工工资总额构成统计、工资总额同经济效益挂钩情况及效益工资统计、公司岗位变动人员工资调整工作;职工工资晋升和工资标准的调整工作。
七、计算机网络及应用系统的管理
1、计算机系统管理员发现或接到计算机系统故障报告后,应迅速查明故障点或故障范围,进行维修。
2、确保公司局域网络的信息畅通,接到地方区域停电通知,系统管理员立即到服务器备份数据,同时启动储备电源。
3、系统管理员,电工正确迅速的对故障设备进行检测,并保证检测质量;待故障消除后,打开服务器试运行,在正常运行情况下,向预案组长请示后,恢复局域网的使用;通知各个部门,恢复使用。
4、定期对计算机及系统运行状态进行监控制、维护与保养,定期对系统进行跟踪、查杀病毒工作。

B. 如何做好办公室行政管理工作

1树立大局意识,增强工作的紧迫感

办公室作为直接服务企业、服务领导的办事机构,必须认清形势,把握大局,增强责任感、紧迫感、使命感,提高工作的自觉性,主动性。一切工作开展都要紧紧围绕企业改革发展的中心任务展开,切实发挥好办公室的职能作用。一是要始终坚定政治立场。时刻注意维护企业党委、领导班子的权威和形象。办公室工作人员作为领导身边的人,不能把自己等同于一般的“员工”,要尊重领导的职权,尊重领导的意见和决策,主动适应领导的各种生活和工作习性;要学会适当补偿领导在精力、知识、能力上的不足,加强与领导的思想沟通,建立好与领导“对接”的工作语言。二是要胸怀大局,超前工作。要善于把本部门的工作放到企业改革发展稳定大局中来思考谋划。全面系统的看待问题,不能只是坐等指示,被动工作,要善于了解上情,吃透下情,围绕中心工作,贴近改革发展思路,积极主动地做好决策服务,创造性地开展办公室工作。三是要一心为公敢于进言。办公室的“参谋”地位决定了要积极为领导出谋划策,做到既能发现问题,又能提出解决问题的办法和建议。要站在企业发展的角度,提出有价值的意见和建议,要根据领导的意图提供有价值的信息、资料和建议,为领导决策提供参考意见时要掌握充分的资料,要做到有理有据。一旦遇到领导作出不妥的决定或者明显失误时,办公室人员应该出以公心,予以提醒或建议,切不可为博得领导的欢心而迎合屈从。只有深入领会和贯彻领导意图,才能在领导决策中发挥有效的作用。

2树立服务意识,认真做好本职工作

办公室工作千头万绪,纷繁复杂,服务对象多、各方面应酬多,既是忙家,又是管家。工作时间不固定,加班加点更是家常便饭,没有吃苦耐劳、无私奉献的服务精神,难以做好办公室工作。因此,要做好办公室的工作,必须大力强化服务意识,提倡奉献精神。认真做好办文、办会、办事等日常工作,变被动服务为主动服务,把工作想在前,做在前,严于律己树立良好形象。不断提高服务质量。

一是要脑勤。就是要多思考,及时了解和掌握工作动态、工作材料,及时提炼要点,寻找规律,做到脑中有情况、有方法。要勤于换位思考,从领导的角度思考应该做出什么部署,从群众的角度思考缺少什么服务,从同事的角度思考需要什么帮助,做到慎独多思,在纷繁复杂的工作中保持清醒的头脑,理出工作的新思路,真正起到参谋助手的作用。

二是要腿勤。就是要多跑腿,必须把服务于全局和服务于职工群众作为工作的出发点和落脚点,主动跑单位、下基层,善于发现问题并解决问题,要深入基层开展工作,搞调查研究,抓督查落实,了解实情,反映实际,掌握第一手资料,为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据;要注重扑下身子,到群众中去倾听群众呼声,关心群众疾苦,时刻把群众的冷暖挂在心上,才能真正实现“权为民用,情为民系,利为民谋”。

三是要手勤。就是要多动手。办公室要不断解决上级或领导交办的各种事情、召开各类会议、上报大量材料等等,工作千头万绪,遗漏其中任何~项,都会给工作带来被动,损害单位形象和自身形象。因此,要养成多动手做好记录的好习惯。此外,办公室要经常撰写各种各样的公文材料,文字表达能力是工作人员的基本功,也是实现其它能力的基础。因此,要勤于动笔,认真学好公文材料写作,写作技能的提高要靠实践,来源于日积月累,笔耕不辍,只有勤学苦练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如。如果只读、光思而不写或少写,那就会眼高手低,所学到的知识,也无用武之地,写作水平也就止步不前。

3树立创新意识,不断提升土作效能

新形式下,过去的那种传统模式和习惯做法已不能适应办公室工作的需要。要进一步做好办公室的各项工作,就必须打破常规,摒弃旧思维,以改革的精神去思考和研究本职工作,勇于创新,在工作实践中大胆探索新形势下开创办公室工作新局面的有效途径。

一是要强化超前服务的意识。要善于分析、总结办公室工作的规律,超前思维,以新的价值观去审视和观察社会生活中的新事物,研究新情况,提出新观点,积极运用这种规律努力增强工作的主动性:要善于把领导意图、群众意愿与首创精神相结合,努力突破工作中千篇一律、一成不变的思维模式和习惯做法,用新思维方式研究新情况、新问题,揭示新规律,增强工作的计划性,科学性;要想领导之所想,更要想领导之未想,及早发现工作中可能出现的困难和问题,并提出相应的对策,掌握做好工作的主动权,实现由被动服务向主动服务转变。

二是要强化服务全局的意识,办公室工作千头万绪,每一项工作都与全局有着密切联系,这要求办公室工作人员要勇于开拓,敢于创新,工作要理清思路,分清轻重缓急,统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序。在抓好日常具体事务的同时,围绕中心工作想事、谋事、干事,做到能办大事,会办难事,敢办新事,对工作中的矛盾要善于思考,增强工作效率,在工作任务较重较多时要冷静思考,一一落实,创造性地开展工作,实现由只办好具体事务向当高参转变。

三是要强化优质服务的意识。要紧紧围绕企业中心工作和广大员工关注的热点问题,提出办公室工作的新思路、新对策和新举措。在督查协调上要有新办法、新手段,在文字工作上要有新思想、新观点,在信息化工作上要有新尝试、新途径;要积极探索建立标准规范、信息灵敏、反应快捷、优质高效的办公室工作机制,创造性地利用好现代高科技手段服务中心工作。不断应变求新,优质服务,严谨细致地做好每一个环节的工作,达到工作“零差错”,实现由按惯例办事向开拓新局面转变,为企业发展提供全过程的优质化服务。

4树立学习意识,不断提高自身素质

办公室性质的特殊性,对办公室工作人员的综合素质提出了更高的要求。境界决定眼界,眼界决定手界。因此,在办公室工作不论在哪个岗位,无论是何种分工,都应该树立“终身学习”理念,养成系统学习习惯,只有不断提高自身素质,才能增强服务水平。

一是要加强政治学习。在办公室岗位工作,必须要具备一定的政治理论水平,才能适应办公室工作的需要。因此,要注重政治理论学习,加强马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、党的十七大精神等理论武装头脑,努力做到坚持看新闻、看党报党刊等理论,通过学习了解最新动向、最新政策,从中获取各种信息,用以指导工作。还要注重自身思想修养和党性锻炼,树立正确的世界观、人生观和价值观,正确理解掌握有关国家、企业的大政方针和路线,保持清醒的政治头脑,这样才能在实际工作中把握正确的政治方向。

二是要加强业务学习。办公室处理事情、起草文稿、上传下达、沟通协调、接待服务、督办落实等各项工作的客观要求,使得办公室人员的业务知识不仅要有丰富的知识面,还要有一定的知识深度。因此工作人员必须善于抓住每一个机会,多渠道、多方位的学习,刻苦钻研与工作有关的党务、政务知识、公文知识、写作知识及各种岗位的具体专业知识,只有练好基本功,成为业务通,才能在学习中全面掌握办公室工作理论,不断提高胜任本职岗位的能力。

三是要善于博学多才。办公室工作综合性强,需要天文地理、鸡毛蒜皮都知道一些,而任何个人的能力和智慧都是有限的,这就要求我们在工作过程中要坚持多向领导学、向同事学、向群众学,善于博采众长,只有多涉猎一些领域、多掌握一些知识,拓展知识领域、更新知识结构,不断提升综合能力,工作起来才会得心应手。

C. 办公室行政管理方面的工作,要学什么专业好

有个专业就叫行政管理诶

D. 办公室行政或管理人员应具备的能力

行政管理能力抄构成应包括以下袭四个方面:

一、是认识能力,行政领导者要善于发现问题,并能正确地分析问题,抓住问题的本质和要害。

二、是组织能力,善于识别自己的下属,把他们组织起来,合理使用人力资源。

三、是协调能力,从大局出发,统筹兼顾,综合协调人力、物力、财力,使本部门的人、财、物形成合理的组合,取得最佳效益。

四、是应变能力,依据客观情况的变化,及时调整工作重点,改变工作策略,掌握工作的主动权。
大概要求以下几点:
1.组织沟通能力强、业务熟练
2.能熟练 掌握文字编辑、排板和办公室软件的操作。
3.普通话标准流利,形象气质佳,亲和力强。
4.工作负责、主动、干练,反应灵敏,形象良好。
5.协助总经理管理部门工作,协调内部员工关系;
6.配合经理处理外部公共关系,参与公司活动的策划、组织工作;
7.完成经理指派任务,对于公司制定计划认真执行,发展业务团体;
8.负责人员招聘、调离
9.熟悉各类证件的年检审查

E. 办公室的行政管理是做什么工作的

打字、复印、端茶倒水、打扫卫生。

F. 目前做的是办公室行政工作,工作比较悠闲,想学到知识,但又不知道学什么

先问问自己职业目标是什么,为了达到这个目标需要补充哪方面知识。可以找一回个具体的人做对比,答比如你希望在三年之内达到你现在的领导的水平,那么有哪些东西是他(她)懂得而你不懂得的呢?这些就是你今后要学习补充的东西。

如果没什么职业发展目标,那就问问自己的兴趣。兴趣是最好的老师。回忆一下以前曾经有过什么事情让你十分专注或者十分开心的?在这些事情上学习一些东西可以丰富自己的业余生活,让自己的生活更开心。

G. 初中学历想学办公室行政管理,有哪些要求

执行办公设备、公共设施的日常管理和维护;
执行办公用品及专日常用品的采购、发放管理;
执行属档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;
执行各种费用的控制交纳;执行公司对外关系建立维护;
执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行后勤管理;
执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。
注意事项这个比较难回答,最主要就是你要有眼色,做在领导想之前才是最高境界。做事的时候多想想为什么要这样做,做的好不好,还有什么做的不好的地方,学会自我反思。

H. 办公室行政人员的六大模块是什么

可以包括稽核、总务、后勤、外事、安全、会议六大模块。

1、稽核

(1)稽核对象:就是要确立公司内部需要被稽核的内容和项目,但最常见的当属劳动纪律和公司的账目往来。

(2)稽核依据:就是规范各部门工作行为的一种标准(含流程),通俗说法也就是各种规章制度及相关通函,往往稽核工作并不是代某一个部门负责人去管理或操作某个制度,而是去督查该负责人或该部门的内部人员在执行和操作制度时的正确性、公平性。

别忘了各部门制度也好,负责人也罢,他们所拥有的权利或约束力的能量总是有限的,但也不排除部门负责人在日常操作制度的过程当中会出现有偏激或过激的失衡状态,针对那些不合理的现象,行政部在稽核中应加以纠正和指导。

(3)稽核评审:就是行政部对稽核当中所稽核出来的问题,进行逻辑和分析,若有必要的话还须请上级领导、用人部门负责人以及被稽核的当事人共同参与,针对初犯、二次犯规和惯犯的不同情节以及问题出现结果的轻微、严重或重大程度;

再结合相应的规章制度条款依据,共同拿出一个比较切合实际的处理意见,这种做法往往会避免主观行事,武断拍板以及制度教条主义,比较人性化,因为企业追求的就是“以人为本,和谐共生”的局面。

(4)稽核反馈:就是将已经定位成功的处理意见通知被稽核者,并做好相应的思想沟通工作,接受者予以公示,对不接收者应严加控制。

2、总务

总务工作的内容,我认为有这么几类:保安管理;车辆管理;资产管理;低级易耗品管理;公用机电设备管理;水电管理。

3、后勤

后勤工作也不是很杂的一项工作,它包含了一下几个项目:食堂管理;宿舍管理;环卫(即保洁)管理;基建(即基础设施建设)管理;绿化管理。

4、安全

(1)建标

安全管理标准化建设工作有两个问题,一个是地方政府已经为各个企业建立好的统一的安全生产标准化,另一个是企业根据自身情况建立起来的标准化,但不管是哪一种标准化,只要有了或建立好了,都必须要严格去执行、实施和操作,因为安全事情不是一个开玩笑的事情,往往一个细节不到位,就有可能酿成大的事故发生。

(2)督查

对按标执行、实施和操作好的安全项目进行日常性的维护和监督,一旦发现有隐患存在,不管是哪一个部门或哪一个负责人,都必须责令限期整改,对拖而不决的部门和负责人应予以追究相应的失职责任。

(3)宣教

安全工作非一日之事,应是伴随着公司的发展至始至终,同样安全工作需要公司全员参与,这就必须需要广大员工进行有计划的培训和让他们懂得安全生产知识,消防管理措施,应急突发处理等方法,还需要每年至少二次的模拟演习。

5、外事

我们把公司内部的客人到访、接待与食寝的安排都归入内务,但如果要是参加地方政府下属职能部门举办的一系列的会议、活动、公司与外部单位所发生的一系列非生产运营类的关系,则都需要行政部门负责前去处理和接洽的。

你比如说车辆交通事故及交通违规,则需要去与交警部门打交道,员工在外发生违法违纪事件,则需要去与公安机关打交道,员工工伤事故,不光需要与医疗定点医院进行交涉还需要与工伤仲裁部门打交道,还有就是妇联、计划生育事宜等等。

6、会议

这里泛指公司内部事务性会议,但多半是周期性例会,行政部需要做的是对会议的组织,组织中需要做到如下几个方面:会议通知;议题事项;指令传达;内容记录;过程跟踪;结果反馈。

(8)办公室行政学扩展阅读

企业管理

企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念,是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。那么怎样才能做好企业行政管理呢?

  1. 确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。企业行政管理的最佳化实现在很大程度上取决于企业被管理者的积极有效的配合和实施。

因此对人的管理是现代企业行政管理的核心工作,而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障,这就要求:以恰当的目标来引导正确的反应行为,以准确的绩效评价作为奖励的科学依据,以不同客体的针对性奖励措施完成激励机制的良性循环。

只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合,激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。

2.实行和完善行政首长负责制。实行行政首长(厂长或经理)负责制,建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求,首先必须明确行政首脑的职责和权限,保证其有足够的行政权力和必要的权威;

其次必须保证行政首脑的企业管理措施有可靠的行政实施渠道,再次行政首脑必须有一个高水平的咨询机构,保证其企业管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。

3.合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构和行政渠道进行的,所以,选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示等迅速流动贯彻的重要前提,是达到行政管理目标的必要条件。

在企业管理当中行政管理最忌机构庞杂、人浮于事、渠道间沟通不畅、环节繁多。因此,合理设计与选择行政组织机构与行政管理科学化密不可分。

4.选拔优秀的行政管理人才。现代企业管理当中行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。

一般素质包括:良好的个性和心理特征、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力结构包括以信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力为内容的决策制定能力和以善于选择实施办法、用人知人善任、协调统筹全局、应变临阵不乱为内容的决策实施能力。

知识结构则包括一般知识、企业管理知识和技术知识三大方面。可以说优秀的行政管理人才是现代企业行政管理致胜的法宝之一。

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