采购岗位内控

⑴ 如何做好政府采购内部控制

完善政府采购监管和运行机制，这是最近国务院办公厅印发的《关于进一步加强政府采购管理工作的意见》（以下简称《意见》），向我们广大政府采购工作者提出的一项新任务。该文件用一段的篇幅，明确指出要“坚持管采分离，进一步完善监管和运行机制”，那么呢？依笔者之见，各级财政部门和集中采购机构应义不容辞地担当这一重任。这是因为各级财政部门（即各级政府采购监督管理部门）和各级集中采购机构，一个是“管”的主体，一个是“采”的主体。管采分离就是针对这两大主体提出的，所以，这两大主体相互之间不得掺和，不得推诿。各自都要紧紧围绕“管采分离”这一主题，分别去认真落实《意见》所要求的。“完善政府采购监管和运行机制”这一重要任务。具体讲：
对各级政府采购监督管理部门来说，在坚持管采分离上，首先要不缺位，要按照《意见》所明确的职能要求去认真履行。
即“财政部门要严格采购文件编制、信息公告、采购评审、采购合同格式和产品验收等环节的具体标准和程序要求”；建立统一的专家库、供应商产品信息库，实现动态管理和加强违规行为的处罚；会同国家保密部门制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求，防止借采购项目保密而逃避或简化政府采购的行为。其次，要不越位，就是
不得同时履行监督管理和采购操作的职能。
不能去做集中采购机构份内的事，如组织招标评标、组织签订合同、组织项目验收等等，不一一列举。再次，就是要创新监督方式，实施有效监督。就是一要改革重事后监管的格局，要通过建立监督与处罚并举的动态监控体系，实现对政府采购当事人操作执行行为的事前、事中和事后的全过程监督。要建立严格的惩治制度，以查处促管理。实现从合规性监督向合规与效益并重监督模式转变的突破，不断提升监控的实效。二要改革监管环节与监管手段单一的格局，实行从采购需求确定、采购事项审批、采购操作执行、项目评审决策，到合同履行验收等重点环节都实施监控的突破，充分发挥财政预算和国库支付等财政手段的作用，及时预警、发现和纠正采购操作执行中的偏差，以提高监督的有效性。三要改革政府采购监管机构孤单监管的格局，切实强化全方位立体式的监督。就是要实行“三完善”：①完善财政部门内部各职能机构相互联动的综合性监督，实行财政部门内部各职能机构齐心协力，共同参与的政府采购监督活动；②完善联合监督。要在加强纪检、监察、审计、主管部门等各自对政府采购实施行政监督职责的同时，建立上述各部门都参加的监督管理联席会议制度，加强监督管理的协调与配合，实施联合执法监督检查，以切实增强联合监督的效果；③完善社会监督。要把供应商、评审专家和社会代理机构等全部纳入社会监督范围，健全考核评价制度、采购信息发布制度、评标结果公示制度、不良行为公告制度和政府采购市场禁入制度，实现政府采购监管形式由被动型、模糊型、表面型向主动型、针对型、有效型转变的突破。另一方面，还要在集中采购业务代理活动中引入竞争机制，打破现有集中采购机构完全按行政隶属关系接受委托业务的格局，允许采购单位在所在区域内择优选择集中采购机构，实现集中采购活动的良性竞争，
对各级集中采购机构来说，在坚持管采分离上，首先，亦要按照《意见》所明确的职能要求去认真履行。
即：集中采购机构要严格按照《政府采购法》的规定，组织采购活动，规范集中采购操作行为，增强集中采购目录执行的严肃性、科学性和有效性。在组织实施中不得违反国家规定收取采购代理费用和其他费用，也不得将采购单位委托的集中采购项目再委托给社会代理机构组织实施采购。建立健全内部监督管理制度，实现采购活动不同环节之间权责明确、岗位分离、责任到人的有效管理。重视和加强专业化建设，优化集中采购实施方式和内部操作程序，实现采购价格低于市场平均价格、采购效率更高、采购质量优良和服务良好的工作要求。其次，
要建立健全以实现集中采购机构规范化操作要求为目的各项规章制度。当前
主要建立健全业务接待制度、经济责任制度、内部工作程序、工作规则、考核制度、档案管理制度、监督检查制度等制度，以从制度上促进政府采购运行机制的完善。再次，集中采购机构要健全政府采购项目质量管理机制，
实行全过程的质量控制。一是强化采购文件的质量控制。要统一采购文件格式，不断完善充实，最大限度地降低人为因素的干扰。
对特殊采购文件应予以细化。其技术指标不能明确的，应聘请政府采购专家对技术指标等进行论证和明确，使采购文件客观、合理、准确和规范。二是强化
评标定标的质量控制。一方面从技术层面上进行质量控制。要通过采用分析法、因素法、对比法、查
阅法等来科学选择，使确定的
评标定标方法
能保证公平、公正
。另一方面，要从工作环境上进行质量控制。
建立以“四个系统”（监控系统、屏蔽系统、会务系统、变声系统）为基础的专业评标区。实现专家与供应商不见面，专家与专家之间不见面的评标定标格局。建立“电脑现场抽取、语音自动通知评委”和“专家独立评审”的评标环境。组织评审结果咨询会。在现场公布评审结果后，未中标的供应商可以通过会务系统，在双方不见面的情况下，就自己未中标的原因进行质询，并且会后还要将评标结果进行2-3天期限的公示，以保证评标结果的合规性和公正性。三是强化采购合同的质量控制。
主要注意：合同是否报政府采购管理机构备案；采购项目金额是否符合政府采购预算；合同的主要条款是否符合采购文件的规定；合同是否包括政府采购管理机构对合同的履行、验收及付款等提出的特殊要求；签订的采购补充合同有否改变原合同的其他条款。补充合同所增加的金额有否超过原合同采购金额的10%。
②实行全方位的内部控制。就是在加强上述质量控制的同时，还要加强岗位控制、内部组织机构控制、授权批准控制、三级复核控制、内部报告控制、电子信息系统控制等。第四，
脚踏实地。从每一个环节抓起，从每一个程序做起。并着重在三个环节上把好关：一要把好采购方式关，集中采购机构经办人员不得与采购人串通一起，随意变更采购方式，确须变更的，必须按照规范程序，一层一级的报批。二要把好对投标供应商的资格审查关，
做到资格审查“七一致”，即要求投标供应商名称与单位营业执照名称、企业资质证书名称、安全生产许可证名称、项目经理及项目部人员和领取图纸光盘人员所在单位名称、企业与职工签订的劳动合同中的甲方名称、社会养老保险单位名称以及投标保证金出票单位名称，这七方面名称必须全部一致，以切实防范投标供应商冒名顶替。
三要把好采购信息公开关。做到“三个必须”：①政府采购的信息必须及时向社会公开发布。尤其是公开招标信息，从发布的第一天起就必须刊载在各指定媒体上。②政府采购的信息发布渠道必须广泛，且首先要保证在政府采购监督管理部门指定的媒体上发布。③信息公开的内容必须全面、完整、准确。

⑵ 采购业务内部控制的定义、概念是什么

采购与付款业务内部控制制度可以从其事前控制、事中控制和事后控制方面进行分析设计。
为规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错与舞弊,保证企业采购在满足生产和销售的前提下可设计采购与付款的内部控制制度的流程如下：
一、事前控制，建立完善的采购业务内部控制制度,保证采购付款业务循环有效运行
1.合理的职责分工 ，应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
2.完善的授权审批和审核制度 ，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
二、事中控制，建立健全的付款制度，企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范—货币资金（试行）》等规定办理采购付款业务。企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。
三、事后控制，完善监督检查，企业应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

⑶ 如何进行采购业务内部控制审计

采购业务内部控制审计，就是对被审计单位采购业务内部控制设计与运行的有效性的审查和评价活动，对促使被审计单位加强采购业务内部控制建设，防范采购业务风险具有重要意义。企业应当建立对采购与付款内部控制的审计制度，明确审计机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。内部审计部门或人员应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。
审计依据
采购业务控制审计依据除了国家关于采购业务管理方面的法律法规，企业制定的采购业务管理制度及其《企业内部控制手册》有关采购业务部分的内容外，还应包括国家、行业协会、被审计单位有关审计方面的规范及标准等。
审计目标
采购业务内部控制审计目标，就是保证采购业务内部控制设计和运行的有效性并促使企业预防和控制采购业务风险，具体包括：
(1)证实采购业务管理内部控制是否建立、健全并有效执行。
(2)证实各项采购业务收付是否合法、合规。
(3)证实所记录的购货都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益。
(4)证实已发生的购货业务均已记录。
(5)证实所记录的购货业务估价正确。
(6)证实购货业务的分类正确。
(7)证实购货业务按正确的日期记录。
(8)证实购货业务被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被准确汇总。
审计内容
采购业务内部控制审计内容，因审计主体、审计要求及其审计方式的不同而不同。采用传统的全面审计方式，采购业务内部控制审计是审查和评价采购业务内部控制设计和运行有效性等两个方面，范围包括购买、付款等采购业务。采用以风险为导向审计方式的，审计人员应以采购业务风险为导向，审计已经设计完成的采购业务内部控制及其相关的管理制度是否有效执行，是否有效控制了采购业务风险;已经设计有效的采购业务各控制点的控制措施是否有效实施，是否有效防止了各控制环节的风险;是否根据业务、环境等的变化持续改进采购业务内部控制等。
采购业务内部控制审计的重点是检查企业是否在采购与付款业务中存在不相容岗位混岗的现象，对不相容职务是否真正做到了分离;检查企业的重大采购与付款的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为;检查应付账款和预付账款形成及支付的正确性、时效性、合法性，检查单位有无利用这些账户从事不法活动的行为;检查采购与付款业务中产生的各种单据、凭证和文件的登记、领用、传递、保管、注销手续是否齐全，使用和保管制度是否存在漏洞。
审计程序
采购业务内部控制审计程序程序包括采购业务内部控制有效性调查、初步评价、风险评估、控制测试、评价缺陷、审计评价、形成意见等。

(一)调查了解
调查了解，就是调查了解采购业务内部控制设计和运行的基本情况，是对采购业务内部控制审计实施阶段的首要环节。采购业务调查这项工作是在内部控制审计总体工作的准备阶段的基础上进行的，涉及具体内容很多，因单位的不同而不同。对采购业务内部控制调查了解的方法有文字叙述法、调查表法、流程图法、控制矩阵法等。这些方法各有其特点，经常综合运用。实际审计工作中，为提高采购业务内部控制审计效率，调查了解工作应同采购业务现场测试工作一并进行，不宜为满足调查而走形式。
(二)风险评估
按照风险导向审计理论，审计人员进行采购业务内部控制审计应当以风险评估为基础，选择拟测试的控制，确定测试所需要收集的证据。采购业务风险评估，就是识别、分析、评价采购业务方面的风险，主要包括以下几方面：
(1)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。
(2)供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。
(3)采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

⑷ 采购业务内部控制存在哪些方面的风险及采取措施

（1）管理组织体系设置不合理很多企业的采购业务没有集中，经常由几个部门进行，多头采购及重复采购现象严重。必然会增加采购成本。同时，不同的采购部门、采购流程及采购凭证很容易出现信息传递的时滞和失真，以及采购的失控并造成库存积压的现象。

（2）企业采购业务内部相互监督不够
大多数生产企业都设立了采购部门，主管采购业务并负责掌握供应商及供货信息等资料。采购部门依据采购计划进行询价，从而确定采购计划及候选供应商名单并提交给上级主管部门审批，申请付款。实质上，上级主管部门、财务部门、质量检验仅限于对已发生的采购业务进行质量、数量、规格及价格等方面的一致性复核，而对采购前期工作如物料供应的市场调研、供应商的选择、供货谈判及订立合同等工作缺乏监督。
（3）预算和价格控制不严格
企业的采购计划都是依据销售计划及生产计划编制的，由于市场瞬息万变，销售计划的经常变动，会引起采购计划的变动也相对频繁。如果在采购业务具体操作时，采购部门与销售部门、生产部门及其他部门缺乏沟通，则必然导致企业虽然编制了采购预算和采购计划，却流于形式。 同时，很多企业也忽视了对采购价格的控制，或者有控制也是弱控制，只见制度不见实际操作之中。借口不外乎是市场变化太快，价格瞬息万变，而企业又急需要用相关原材料，采购人员不得不接受市场提供的价格，所以采购成本比较高。
（4）内部牵制，权限控制及数据管理不严密
1）内部岗位牵制的风险提高自动高效的计算机网络应用，使操作人员的数量大大减少，采购业务中各种审批核算手续完全由计算机统一执行，如今，各类电脑软件的操作人员权限分工是靠口令授权来完成的，而口令存放在计算机系统内，不像手工环境下代表授权的印章锁在箱子里或带在身上那样保险，因此一旦被人破解或窃取便会带来极大的隐患。
2）数据管理的缺陷数据管理的缺陷通常存在以下三方面的数据操作问题：数据输入不规范，同一部门不同的成员有不同的数据输入格式，造成数据不一致；数据操作权限混乱，数据来源过多，同一业务在不同部门的赋值不同；企业本身一些业务不规范，没有及时形成业务数据，导致在系统中的数

⑸ 采购内部控制

你的问题中，1-4项都可以通过ERP软件来实现，也是完善内控的必要条件。

1、如果没有ERP软件，也可购买或自行设计一个小软件，网络共享，填写并保存后打印采购订单，下一空白单据自动转为下一编号，就方便多了。

2、有必要。业务部门一般不会同时获得三个单据的。财务是最后把关口。

3、ERP中是通过校验货物来实现的。也就是说，一个订单，输入到系统，下次来一批货，就校验一定数量，剩下来的未到货数量仍保留在系统中。只有等所有采购全部交货，该订单才算最后完成。可参考该思路。

4、收货单上必须注明订单号，否则第2步财务复核采购订单、入库单和发票就很难施行。

5、没有验收部门或验收人是不可能的，那样管理也太混乱了。除非是金额很小的办公用品物料消耗等。即使金额很小的办公用品，也要由相关领用人在发票背面签字以证明验收。

6、对于原材料等，即使紧急采购，事实上并没有入库，也要仓库开具入库单和领料单。否则在数据统计等上容易造成混乱，也容易造成未检验就上生产线的情况，因为按程序，一般入库单要开具，必须先通过质检，有质检部门的验收单才行。
对于小的办公用品等，不入库，则要有人签收。否则容易形成贪污挪用行为。

7、控制退货，那只能提高产品质量，保证产品送货及时，加强运输管理，减少毁损了。其他别人要退货，你从公司形象考虑，不能不给退吧？

⑹ 工程采购如何进行内控

做过采购的都知道内控不是一件简单的事情，从制度程序设计到执行最后到验收，如果要详细说起来的话怕是要讲好久，不知道你是具体是想问哪方面。
那就系统来说说内控吧。从我之前的经验来看，内控的关键主要是三个方面：
一、采购程序/采购制度的设计
没有规定，不好办事。采购中涉及的方面，比如事前的预算控制、职务分离，事中的授权控制、集体决策、在线监督，事后的内部审计等，这些事情如果没有制度和公开程序的话，不仅容易在实际操作环节中产生内部纠纷或其他风险，更是容易导致权利寻租行为。严谨的采购机制，还可以最大程度保证公司采购利益的最大化，和各个不同子体之间最大程度的协调一致。
个人觉得最关键的主要是采购业务规则的维护与执行分离，还有采购信息共享机制，这两项如果做得好，那基本上到执行层面可以省掉不少麻烦。
采购程序和制度的设计可以说是工程采购的最基础的一部分，只有打好制度基础，才能往下谈内控的实际操作。
二、实际执行操作
再来谈谈内控的实际操作。实际操作可以说是内控最难的一个环节了吧。采购前期市场调研，供应商询价，比价，建立供应商档案，涉及到供应商相关的几个点都算是高风险点。供应商对接之外，还有物料的质量要求，信息沟通方式。之后采用怎么样的采购方式，怎样付款。另外评标也是一个关键点，怎么评标，由谁评标，开标安排，这些都是内控的重要点。因此在实际执行中，主要是五个采购控制点：申请、计划、合同、验收、入库。如果想要做好内控，审计，财务在这些执行环节里都要发挥作用，怎么去落实执行层面的作用可以说是一个非常大的难点。
三、事后考核
采购完成之后，怎么去考核这次采购的合规和效应？以及结算验收的时候项目验收的情况怎么样，相关数据统计，这些都是需要进行内控的点，这中间还涉及到审计的专业知识，而且还涉及各个公司对绩效的考核，这个个性化了，就不赘述了。

但单看上面这三个方面，就可以知道内控是一件涉及面广，职能多，过程繁琐复杂的过程。因此对于采购，对于财务，对于项目负责人都不是一件简单的事情。而且今年疫情的情况下，不要说内控，就连工程采购都只会更加复杂困难。
不过今年这个情况也让大家开始想办法找新的采购模式，也算是一种好的改变吧。我们公司上个月换了平安旗下的一个线上采购平台，这次采购整个过程都在平台线上完成了，主要是省了很多前期向供应商询价的时间，而且招评过程都是落到责任操作人，公开透明做的很好。主要是平安的话感觉这牌子也靠得住，名字我直说了，叫平安城科，同行感兴趣自己可以去看看。

⑺ 如何加强在采购业务内部控制的管理

想要加强公司在采购业务内部控制的管理，使得采购阳光化，使用采购管理系统。
现代企业离不开采购，随着客户需求的多元化与企业的发展壮大，采购管理在企业管理中日益重要。采购涉及到供应商之间的竞争以大量金钱交易，企业极需准确实时的信息化平台对采购进行科学、透明化的管理。8Manage SPM可对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，从需求到交付，对企业采购执行过程进行科学管控，把采购中人为干预的程度降至最低。
可以从客户需求的源头控制企业的采购需求与计划，每一个采购需求量都有据可依，最大限度地减少不合规的多采购或少采购的情况，从根本上减少人为干预而导致的不必要的损失。系统支持从客户合同自动生成采购需求，根据不同的采购需求分派不同的采购负责人，企业也可以通过8Manage 的产品库功能分析产品的细分需求，通过BOM（物料清单）功能进一步分析具体的物料需求并生成详细的采购计划，同时系统支持把采购计划导出PDF报表以方便进行汇报或其它核对工作。
支持从客户合同自动生成采购需求与计划
支持按部门、费用等级等设置审批流程
自动校验采购预算并审核
按预设条件自动分派采购负责人
支持基于BOM单的采购与一次性物资采购

⑻ 政府采购业务管理内部控制制度

(一)落实主体责任。
采购人应当做好政府采购业务的内部归口管理和所属单位管理,明确内部工作机制,重点加强对采购需求、政策落实、信息公开、履约验收、结果评价等的管理。
集中采购机构应当做好流程控制,围绕委托代理、编制采购文件和拟订合同文本、执行采购程序、代理采购绩效等政府采购活动的重点内容和环节加强管理。
监管部门应当强化依法行政意识,围绕放管服改革要求,重点完善采购方式审批、采购进口产品审核、投诉处理、监督检查等内部管理制度和工作规程。
(二)明确重点任务。
1.严防廉政风险。牢固树立廉洁是政府采购生命线的根本理念,把纪律和规矩挺在前面。针对政府采购岗位设置、流程设计、主体责任、与市场主体交往等重点问题,细化廉政规范、明确纪律规矩,形成严密、有效的约束机制。
2.控制法律风险。切实提升采购人、集中采购机构和监管部门的法治观念,依法依规组织开展政府采购活动,提高监管水平,切实防控政府采购执行与监管中的法律风险。
3.落实政策功能。准确把握政府采购领域政策功能落实要求,严格执行政策规定,切实发挥政府采购在实现国家经济和社会发展政策目标中的作用。
4.提升履职效能。落实精简、统一、效能的要求,科学确定事权归属、岗位责任、流程控制和授权关系,推进政府采购流程优化、执行顺畅,提升政府采购整体效率、效果和效益。