辦公室主管職責是什麼

A. 辦公室職責是什麼

綜合辦公室是公司實行行政領導、行使管理職權的綜合性工作機構，是公司行政工作運轉過程中承上啟下、聯系左右、溝通內外的樞紐。在公司領導的帶領下，主要擔負辦文辦事、參謀助手、綜合協調、管理服務等工作任務。
主要職責是：
1、負責處理各類文件，保證公文運轉的准確、及時、安全；
2、負責搜集、整理、綜合有關信息，供領導參閱；
3、負責公司公章及相關印章的管理、使用；
4、協助公司領導理順各級行政組織、各部門之間的關系，明確各自職權，健全規章制度，嚴格按行政議事規則辦文辦事；
5、協助公司領導組織行政會議或大型活動；
6、負責協調公司多個部門參與的工作，保證其協調一致；
7、負責相關單位的來客接待工作；以及公司的外事活動等所用車輛的安排調度；
8、完成領導交辦的其它工作；
9、編制公司內部辦公用品的年度、月度供應計劃，做到節省行政開支。配合財會部門統一登記立帳，防止流失；
10、負責公司所需物品的采購、保管和發放，建立並嚴格執行對物品領用的登記簽字制度；
11、按時做好每月的水電費收支、報表及公司用電、用水、電話通信等管理工作；
12、負責公司設施的維護和維修，負責樓內外環境建設和房屋的管理工作。
13、負責公司的綜合統計 、填報綜合統計報表，指導、檢查各部門的統計工作；
14、負責公司職工的考勤、請、消假的登記、匯總和上報等工作，安排好公司的各類值班；
15、檢查、督促打字員，檔案員，汽車司機，保衛值班員及後勤人員執行崗位職責的情況，及時發現問題並加以解決。
16、時時了解掌握員工的思想動態並及時向上反映，關心員工的工作，生活情況，為員工排憂解難。

B. 辦公室主任的職責是什麼

辦公室主任的職責：
1．根據公司發展規劃，編制出一套科學合理的管理方案。專
2．認真履行公司「屬檢查小組」的工作職能，加大對各部門工作的指導和監督力度。
3．組織各部門定期進行績效考核。
4．緊緊圍繞公司全年的工作目標，當好參謀，提供優質服務。
5．加強對全員工的培訓，建立一支高素質的管理隊伍，確保部門工作目標的實現。
6．做好表率作用，全面推行降本節支工作。
7．組織人事科制訂合理的人員招聘計劃、培訓制度、工資體系。
8．加強企業文化建設，做好員工的思想工作，穩定人心控制人員流動。
9．對總務工作進行細分，全面提高後勤保障水平。
10．加強對門衛的管理，著重對公司財物、人員的安全及消防工作的管理。
11．強化iso900、14000的全面運行。

C. 請問辦公室主任的工作職責是什麼

職責范圍
1.負責傳達董事會決議、決定和指示，督促檢查其貫徹執行情況；
2.全面負責董事會辦公室的各項工作；
3.協助總經理處理日常事務；
4.負責協調各部室、公司之間的工作，監督檢查其工作情況；
5.負責協助總經理掌握企業狀況，定期系統地向總經理提供信息和工作建議；
6.負責職責范圍內程序文件的制訂、執行，並及時提出修改建議；
7.負責綜合性文件、工作計劃及機械公司工作總結等的擬定工作；
8.負責董事會等會議的組織和准備工作及計劃安排，確定會議時間、地點、與會人員和會議日程，並發出通知；
9.負責做好董事會辦公會等的會議記錄，必要時形成會議紀要並下發；
10.負責對董事會提出的問題進行調查、協調和處理；
11.負責按有關規定做好外來賓客的接待工作；
12.負責做好重要公文的審稿工作；
13.負責綜合性公文的傳遞、傳達、催辦與檢查；
14.負責審核人力資源管理有關方案，及報表等；
15.負責董事會辦公室各項費用的有關方案的審核；
16.負責監督全公司印章、總經理名章等的使用；
17.負責根據人員編制和崗位任職標准，及時調配人員；
18.負責根據工作需要向總經理提出人員任免、聘用、提拔、調動建議；
19.負責根據各公司生產計劃，確定勞動組織與定員；
20.負責組織有關人員審查各公司工資發放情況；
21.負責處理職工獎懲事宜；
22.負責做好工資計劃的審核工作；
23.負責組織全公司各類人員的考評工作；
24.負責組織人事檔案的定期審查和整理工作；
25.負責對本部門人員工作業績進行考核；
26.負責全公司防火防盜及廠內治安保衛綜合治理工作；
27.負責按規定做好公務用車的調度與管理工作；參與車輛外修定點，並提供有關基礎資料；
28.負責與其它部門的工作協調；
29.負責完成機械公司總經理交辦的其它工作。

D. 辦公室主任崗位職責

一、辦公室主任的基本職能
概括的講，辦公室主任的主要職能就服務，為領導的科學決策和決策的正確執行服務。服從具體的講，其基本職能大體有四項，即參謀職能、承辦職能、管理職能和協調職能。
1、參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領導決策進行的。主要表現在：第一，在決策形成過程中，在幫助領導全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度上發揮參謀作用。第二，在決策實施過程中，在幫助領導及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發揮參謀作用。第三，在決策實施過程結束後，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發揮參謀作用。
2、承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來自三個方面。一是來自上級部門的。主要是指上級領導部門交付的事項，如工作調研、信息反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成。二是來自站領導的。對於站班子的決策，辦公室主任要帶領工作人員不折不扣地去落實，負有領導、組織、指揮和管理的責任是第一責任人。三是來自站內各科室和班組的。站內職工需辦理有關事項或對站內的意見建議，按程序應先和辦公室取得聯系，這就需要辦公室主任根據實際情況去處理。總之，辦公室主任對所負責的事項要高度負責。一絲不苟，一辦到底，落到實處。
3、管理職能。管理職能主要是針對辦公室內部而言，集中體現在以下三個方面。一是文書管理。盡管站內文件並不太多，但圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印製、收發登記、立卷、歸檔等環節是必不可少的。辦公室主任負責對文書工作統一領導，統一組織安排，負責督促、檢查，把好質量關，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務管理。辦公室作為站內事務性辦事機構，辦公室主任作為這個機構的負責人，應該說是事無巨細，都要認真操辦。如會議安排、領導用車、對處接待、辦公用具以及為站內職工提供生活服務的有關事項。使辦公室真正成不站內工作的樞紐。
4、協調職能。辦公室主任履行協調職能，主要是抓好縱向協調、橫向協調和內部協調。所謂縱向協調，即指致辭力於上下級之間關系流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調一致辭的協調工作。所謂橫向協調，即指致於票證、監控、財務等各科室融洽和諧的協調工作。

E. 綜合辦公室的職責是什麼

綜合辦公室是協助公司領導處理日常工作，並負責企業信息化、綜合管理、資料內室管理、企管等綜合管理職容能機構。

F. 辦公室主任的工作范圍是什麼

1、負責領導集體決策和領導個人交辦的事項

作為負責本機關、本單位綜合辦事機構的辦公室主任，對領導層的集體決策和領導個人交辦事項負有直接的承辦責任。即使是領導同志交由其他部門或其他人辦理的事項，辦公室主任亦有協助辦理的責任。

2、負責上級部門主辦的事項

上級領導機關的辦公室向下級機關辦公室交辦一些事情，辦公室主任應主動牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理。上一級辦公機關及其負責人向下級辦公機關及其負責人交辦事項的范圍較廣，諸如信息反饋、來信來訪以及系統內部自身業務建設等具體事宜，都需要下一級承辦者認真辦理。

3、負責同級各職能部門和下級單位轉辦的有關事項

辦公室作為所在單位與外界聯系的窗口和紐帶，經常需要安排、處理各職能部門和下級機關轉辦的事項。

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管理職責

指辦公室主任在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。根據國家有關規定和辦公室工作的實踐，辦公室主任的管理職責主要有兩個方面：

1.文書管理

文書工作是機關日常工作的組成部分，是實現機關職能的重要手段之一。黨政機關的公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發、印刷、收發、登記、批辦、立卷、歸檔等環節所構成的整個運轉流程。

辦公室作為單位的綜合辦事機構的樞紐機構，承擔文書工作是其主要任務之一。一般來說，辦公室內部均設有秘書科（股）、資料室、機要室、文印室、收發室等，分別負責辦理公文工作各個環節的具體事宜。

辦公室主任對文書工作的管理，主要體現在參照各級黨政機關制定的機關公文處理辦法，結合本單位的具體情況，建立、健全各項有關制度；指導、督促各文書處理部門的工作，確保公文擬制的適用、准確、周密，確保文書處理的及時、准確、迅速，避免拖拉、積壓而貽誤工作。

2.信息管理

辦公室主任輔佐領導決策，發揮參謀職能，主要是通過向領導提供適用信息和依據信息出謀獻策而實現的。嚴格地說，信息工作也屬文書工作范疇，但鑒於它是各級辦公室的一項"新興事業"，而且十分重要，需要辦公室主任予以特別重視。

所以有必要將其單列為辦公室主任管理職能中的一項。在這種情況下，辦公室主任應從如下方面對信息工作進行管理。

（1）加強對信息網路的管理。各單位已基本形成以該單位辦公室的信息機構為中心包括下級各辦公室信息機構在內的信息網路（當然，該級信息機構又同時以上級的信息機構為中心）。

辦公室主任首先應當加強對網路中心即該辦公室內的信息處（科、組）的管理，使其在信息網路內發揮帶頭、促進作用。其次，還要注意對整個網路的管理。如健全制度，對下級或同級其他信息機構進行業務指導，組織共同行動等等。

（2）加強對信息傳遞方向的管理。信息傳遞的方向如何，即與領導決策的需求是順應，還是相逆，這是辦公室主任應當控制、管理的。

一般說來，領導決策所需的信息可分為兩種類型：一是"追蹤型信息"，即指領導決策形成並付諸實施以後，通過"跟蹤追擊"迅速反映實施范圍以內的有關動態；

二是"超前型信息"，即指領導決策之前，向領導提供的能夠反映該決策的基礎、趨向及效應的"資料信息"，或某個較重要的問題發生之前反映其跡象、趨勢的"信號性信息"。

G. 辦公室主任的主要職責

1.負責傳達董事會決議、決定和指示，督促檢查其貫徹執行情況；
2.全面負責董事會辦公室的各項工作；
3.協助總經理處理日常事務；
4.負責協調各部室、公司之間的工作，監督檢查其工作情況；
5.負責協助總經理掌握企業狀況，定期系統地向總經理提供信息和工作建議；
6.負責職責范圍內程序文件的制訂、執行，並及時提出修改建議；
7.負責綜合性文件、工作計劃及機械公司工作總結等的擬定工作；
8.負責董事會等會議的組織和准備工作及計劃安排，確定會議時間、地點、與會人員和會議日程，並發出通知；
9.負責做好董事會辦公會等的會議記錄，必要時形成會議紀要並下發；
10.負責對董事會提出的問題進行調查、協調和處理；
11.負責按有關規定做好外來賓客的接待工作；
12.負責做好重要公文的審稿工作；
13.負責綜合性公文的傳遞、傳達、催辦與檢查；
14.負責審核人力資源管理有關方案，及報表等；
15.負責董事會辦公室各項費用的有關方案的審核；
16.負責監督全公司印章、總經理名章等的使用；
17.負責根據人員編制和崗位任職標准，及時調配人員；
18.負責根據工作需要向總經理提出人員任免、聘用、提拔、調動建議；
19.負責根據各公司生產計劃，確定勞動組織與定員；
20.負責組織有關人員審查各公司工資發放情況；
21.負責處理職工獎懲事宜；
22.負責做好工資計劃的審核工作；
23.負責組織全公司各類人員的考評工作；
24.負責組織人事檔案的定期審查和整理工作；
25.負責對本部門人員工作業績進行考核；
26.負責全公司防火防盜及廠內治安保衛綜合治理工作；
27.負責按規定做好公務用車的調度與管理工作；參與車輛外修定點，並提供有關基礎資料；
28.負責與其它部門的工作協調；
29.負責完成公司總經理交辦的其它工作。

H. 辦公室的職責是什麼

辦公室的職責很多，具體以行政辦公室（辦公室）為例：
1、組織協調本辦的行政管理工作。
2、進行調查研究，收集信息，掌握情況，及時向辦領導反映，為領導決策提供依據。
3、草擬本辦綜合性文件、報告、工作總結、工作安排和其他綜合性文字材料。
4、擬訂本辦綜合性的規章制度，並組織檢查督促。
5、協調科室之間的工作，傳達、督促辦領導批示及交辦的事項。
6、負責綜合性會議的籌辦工作，對會議決議的貫徹執行情況進行督促檢查。
7、承辦職工思想政治教育和宣傳工作。
8、檢查督促財務管理工作，考核資金使用效果。
9、負責行政、黨務、群工等各類文件收發，文書處理，印章管理，做好保密工作。
10、負責本辦各類文書檔案管理工作。
11、負責組織協調本辦綜合治理工作，檢查督促綜合治理工作責任制和各項具體工作的落實。
12、負責本辦車輛管理工作。

I. 辦公室崗位職責是什麼

轉載以下資料供參考

辦公室崗位職責
第一章 總則
一、 為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標准化、制度化和規范化，結合實際情況，特製訂本制度。
二、 本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。
三、 切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
四、 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章 職責范圍
一、 辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、 負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
四、 協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。
五、 負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
七、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印製、收發傳真等。
第三章 工作規范
一、 辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。
二、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。
第四章 辦公室事務管理
一、 文書管理制度
文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。
（一） 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規范
1、 文件的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→列印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
（二） 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規范
1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、 按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備注。
4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。
6、 辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
（三） 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條 制度規范
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標簽。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過後方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、 辦公用品管理制度
第一條 管理要點
1、 為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。
2、 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、 辦公用品保管實行「日清月結，出入庫等量、年終查存統計」原則。
4、 辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條 制度規范
1、 公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、 辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。
3、 根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、 各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事後須及時補填。
5、 任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、 辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、 辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。
8、 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
第三條 管理流程設計
編制《需求計劃表》 審批 采購 入庫登記 發放
編制需求計劃 統計申購情況 月末清算匯總 出庫登記
三、 圖書管理制度
第一條 管理要點
1、 為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規范圖書管理工作。
2、 圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。
3、 根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閱。
第二條 制度規范
1、 各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。
2、 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。
3、 對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、 按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續藉手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。
5、 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。
6、 圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。
第三條 管理流程設計
1、 申購流程：填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記
2、 借還流程：查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單
四、 會議管理制度
第一條 管理要點
1、 為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。
2、 根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。
3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。
4、 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。
5、 按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員准時參加會議，並遵守會議紀律。
6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切准備工作。
第二條 制度規范
1、 收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、 會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。
3、 行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，列印並張貼。
4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理並歸檔。
5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。
第三條 管理流程設計
會前：確定議題、會上所需資料准備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會後：整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、 清潔衛生管理制度
第一條 管理要點
1、 為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。
2、 按照規定，清潔人員完成所有規定項目，並達到相應潔凈標准。
3、 辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目並不定時對衛生進行保持與維護。
第二條 制度規范
1、 清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。
2、 按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。
3、 清潔衛生實行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。
4、 由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
5、 值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，並填寫《清潔衛生監督表》。
6、 未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
第三條 流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理
六、 日常事務管理
（一） 接待管理
第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。
第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。
第四條 流程設計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔
（二） 報刊收發整理
第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。
第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
第三條 任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條 報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。
第五條 流程設計：收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
（三） 後勤管理
第一條 為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。
第二條 後勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條 辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條 根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。
第五條 辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。
第六條 流程設計：監督→如實審核→匯總登記→報表
（四） 文化宣傳管理
第一條 負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。
第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。
第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。
第五條 流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔
（五） 其他事務
第一條 名片製作、收發傳真等其他事務。
第二條 負責公司文書的列印復印工作。
第三條 負責樹木花卉的養護工作。
第四條 協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。