投訴接待簿

Ⅰ 123315投訴需要准備什麼

具體流程如下：
1、接待。12315消費者申訴舉報中心、站應當認真接待消費者以電話、書面形式、互聯網或來訪等形式進行的申訴、舉報。
2、登記。對申訴舉報要進行登記，對申訴舉報電話要予以錄音。
3、受理。屬於工商行政管理機關職權范圍內的申訴舉報，決定受理。
4、處理。對事實清楚、情節簡單，適宜用簡易程序當場查處的案件，由受理機關或轄地工商所及時處理；對需要立案查處的案件，按工商行政管理機關內部職責分工，由有關職能機構辦理。對屬於民事爭議的消費者權益糾紛的申訴，工商行政管理機關應依照有關規定進行調解。對咨詢電話，受理人員應正確解答，解答不了的，應說明情況，或告之到相關的部門咨詢。對不屬於工商行政管理部門管轄的申訴、舉報，向申訴舉報人說明情況，或根據與有關部門商定的意見，移交有關部門處理。
5、回復。調解後，依規定程序告知申訴人。

Ⅱ 醫療糾紛接待投訴台帳表格怎麼做

用表單大師製作一個投訴跟進表單，平時把跟進處理情況隨時隨地進行登記，支持手機移動端。還可以對數據進行實時查詢和跟進，進行數據分析。

Ⅲ 處理投訴禮儀的基本原則有哪些

1、現場口頭投訴處理禮儀規范
現場口頭投訴是客戶最常採用的一種投訴方式。其服務禮儀規范如下：
第一、堅持「先處理情感，後處理事件」的原則。
這里指的情感，既指客戶的情感，也指接待人員的情感。客戶可能因為覺得自身的權益受到侵害，而情緒亢奮;接待人員可能受客戶情緒影響或者是自我情緒沒能調整好而表現出對事件的躲避或者急躁。這樣的情感狀態會使投訴處理從一開始就處於被動狀態。
先處理情感，首先，要求接待人員自身要調整好情緒，要對投訴有一個正確的認識，要意識到客戶的投訴意味著對企業的不放棄，意味著對企業的幫助，意味著企業有改進的機會。因此，對於客戶投訴要「心懷感激」、「熱烈歡迎」。其次，接待人員要有接受客戶情緒的心理准備，要用同理心待客，即認同理解客戶的心態，換位思考，盡量體會客戶的心理感受。如「張先生，我很理解您此時的心情，請坐下來喝杯茶慢慢說」，又如「張先生，任何一個客人遇到您這樣的情況都會有脾氣，我很抱歉這樣的情況發生了。現在，請您先休息會，我馬上給您處理」。
處理好了情感，就有可能得到客戶的理解和配合，在此基礎上，再去處理事件，則會有效得多。
第二、首位受理客戶投訴的員工要認真傾聽、記錄客戶的投訴內容，並向客戶復述一遍。只有認真聽取顧客的抱怨，才能發現其實質性的原因。一般的客戶投訴多數是發泄性的，情緒都不穩定，一旦發生爭論，只會更加火上加油，適得其反。
第三、想方設法地平息顧客的抱怨。由於客戶的投訴多數中是想發泄情緒，只要得到了同情和理解，消除了怨氣，心理感覺平衡後，投訴事件就容易解決了。因此，作為一名金融業從業者，在面對顧客投訴時，一定要設法搞清楚客戶的怨氣從何而來，以便對症下葯，有效地平息顧客的抱怨。
第四、迅速採取行動。比如說「對不起，這是我們的過失」，不如說「我能理解給您帶來的麻煩與不便，您看我們能為您做些什麼呢」。客戶投訴的處理必須付諸行動，不能單純地同情和理解，要迅速地給出解決的方案。對能答復的問題，應立即向客戶解釋說明。無法答復的，應立即轉交上級。
第五、為避免產生不良影響，接待人員應盡可能把客戶請到不影響其他客戶的場所，積極提出解決辦法，做好與客戶溝通工作。必要時，向上級相關部門報告，盡量當場予以答復。
第六、客戶投訴當場不能答復的，接待人員應安撫客戶情緒，並和客戶約定回復時限，認真填寫「處理單」請示負責人處理。投訴處理完畢後將處理情況回復客戶，並將「處理單」填寫完整。經負責人確認，客戶投訴超出處理許可權的，要將「處理單」報上級服務管理部門處理。
2.意見簿投訴處理禮儀規范
意見薄投訴處理的禮儀規范關鍵在於處及時理、積極回饋。
首先，接待人員應每日查閱意見簿，及時了解客戶意見建議。對屬於處理許可權內的投訴，應及時通知責任人或責任部門進行處理;對超出處理許可權的投訴，經負責人確認後，應填寫「處理單」報上級服務管理部門處理。
其次，投訴處理完畢，接待人員要在意見簿上回復相關處理意見，並簽字確認;客戶留有聯系方式的，原則上應回復客戶。對於對企業的服務及管理提出了具體改進意見、幫助很大的客戶，接待人員可攜帶小禮品上門感謝，或將其服務等級升級對待。
從某種程度上講，意見薄的投訴處理也是企業形象宣傳的一個窗口。很多客戶都有翻看意見薄的習慣。如意見簿上的每一條信息、每一個意見，企業都應該認真對待，及時回復。意見簿保存得完好、干凈清潔，這本身就是企業顧客至上服務理念的最佳體現。
尊重客戶，就要尊重客戶的意見，就要及時處理客戶意見，積極反饋處理結果。
3.信函投訴處理禮儀規范
信函投訴，從某種程度上反映了客戶對投訴的重視，金融業從業者一定不能掉以輕心，不能認為客戶不是在面前投訴就隨意處置。
第一、收到信函投訴後，應將信函投訴內容記錄在投訴「處理單」中，並迅速調查落實信函中反映的問題。
第二、屬於處理許可權內的投訴，接待人員應立即通知責任人或責任部門進行處理，並將處理情況回復客戶。
第三、回復客戶處理意見時，宜採用客戶方便的聯系方式。原則上採用信函的方式對等回復。回復時，以手寫為佳，不宜列印，這樣更能顯示對客戶的重視。書寫時，字跡應清晰、稱呼應准確、格式應規范，敘述應客觀。
第四、客戶收到信函後，接待人員應再次採用電話、郵件等方式向客戶表達感謝。
第五、投訴處理完畢，接待人員要在「處理單」上記錄處理和回復情況。
第六、超出處理許可權的投訴，經負責人確認後，接待人員應及時將「處理單」和投訴信函報上級服務管理部門處理。投訴信函應復印，留存備查。
4.電話投訴處理禮儀規范
電話投訴因投訴方式簡單，也常常被客戶採用。處理電話投訴時除了應遵守一般的電話服務禮儀之外，還應特別注意：
第一、首位受理客戶投訴的員工要認真傾聽、記錄客戶的投訴內容，並向客戶復述一遍。對能答復的問題，應立即向客戶解釋說明。無法答復的，應立即轉交上級。
第二、接待人員接到轉交的客戶投訴後，應積極提出解決辦法、做好與客戶的溝通工作，盡量當場給予答復。
第三、對於當場不能答復的投訴，接待人員要在「處理單」上記錄客戶信息和投訴內
容，並和客戶約定回復時限。調查處理後將處理情況回復客戶，並將「處理單」填寫完整。
第四、超出處理許可權的投訴，經負責人確認後，接待人員應及時將「處理單」報上級
服務管理部門處理。
第五、對於客戶的電話投訴，不管何種原因，都應在電話結束之際，向客戶表達謝意，並及時回復客戶處理意見。
5.客戶投訴回復的禮儀規范
對客戶投訴進行及時回復，既是服務禮儀的要求，也是接待人員的職責所在。回復客戶投訴可採取電話、傳真、信函、上門等多種方式。
首先，電話回復原則上應選擇工作時間進行，除緊急情況或經客戶事先許可外不應在夜間回復客戶。電話回復應使用對外公布的服務監督電話或辦公電話，有條件的應保留電話錄音。回復時應首先向客戶講明身份，遵守電話禮儀的服務規范。
其次，傳真、信函回復時須經負責人確認。不能做超出處理許可權之外的決定及承諾。
然後，上門回復應事先和客戶約定時間、地點，並由兩名工作人員持有效工作證件進行。
再次，回復客戶後必須將回復內容、客戶意見如實填寫在「處理單」中。
最後，客戶對回復結果不滿意，回復人員要耐心傾聽，認真解釋，誠懇道歉。對於客戶提出的要求，要根據業務規定和自身許可權進行回答。
據美國白宮全國消費者調查統計發現：投訴得到解決的會有54%的客戶會回來，繼續在企業里消費，有46%的人不會再回來;而投訴被迅速得到解決的，有82%的客戶願意繼續在企業消費，有18%的人不會再回來。這個調查統計分析說明，一方面，企業需要客戶投訴。客戶投訴的意義就在於有效地處理客戶的投訴，把投訴所帶來的不良影響降到最低點，從而維護企業自身的形象。另一方面，及時、妥善地處理客戶投訴，將大大提升客戶對企業的滿意度及忠誠度。

Ⅳ 如何接待顧客投訴

耐心點就可以，顧客投訴就是想發發牢騷而已。
態度要好一點，因為本來顧客就是來發牢騷的，你就當個聽眾就可以了，千萬別說是顧客的錯，應該把所有的錯都放到自己或者單位身上，這樣態度好就可以。

Ⅳ 投訴接待工作中存在的問題

1、在市來訪接待中心設立法律咨詢和服務窗口，每周一安排一名律師，配合市領導接待日的接訪工作。

2、法律服務窗口的主要任務是引導信訪人依法進行信訪活動，解答信訪人、信訪工作機構提出的有關法律問題，幫助信訪人維護自身合法權益，協助市信訪局依法處理信訪案件，並為市委、市政府處理重大信訪案件提供法律服務。

3、信訪案件接待工作中，遇有信訪人需要法律援助時，信訪工作人員應將其引導到信訪法律咨詢和服務窗口，由法律工作者為其提供法律幫助。

第四條 信訪工作機構和信訪工作人員的責任追究
1、信訪人對信訪工作中存在不履行工作職責、失職瀆職以及其他違法違紀行為的信訪工作機構或信訪工作人員，可以向有關部門領導、行政監察機關或市長公開電話進行投訴。投訴可以採取信件、電話或者面談等方式進行。

2、接到信訪投訴的行政機關，應當對案件進行記錄和登記，認真對待，妥善處理。對於不屬於本機關管轄的投訴案件，應當向有權機關移送；對於需要本機關立案查處的，有關部門要進行深入調查，查清事實，依據法律法規及時做出處理。

3、對於基層解決難度較大的可能到市到省進京越級訪的案件，要在責任部門反復研究，認真工作並提出明確意見的基礎上，提交市信訪領導小組研究解決。各鄉鎮、街道、各部門要實行信訪工作首問責任制，第一個接待者要熱情接待，耐心處理。市信訪局處理信訪問題時首先要問上訪群眾到基層單位反映了沒有，誰接待的，接待者和領導是怎麼處理和答復的，以分清責任，檢驗工作。凡經查實，在信訪工作中存在不履行職責、失職瀆職以及有其他違法違紀行為的信訪工作機構和信訪工作人員要依法追究行政責任。

4、對信訪問題多發生的地方和單位、信訪熱點難點問題、集體上訪和越級上訪問題及其他需要督查督辦的問題實行信訪督查專員制度，負責對督查的信訪事項提出明確意見和建議，指導幫助督查單位改進工作。

5、在信訪工作中，有下列情形之一的部門、單位以及負有責任的工作人員，由市政府給予通報批評：1.接到市信訪局的緊急辦案通知後，不到現場或者不能及時趕到現場工作的；2.負有信訪案件跟蹤處理責任的部門，未能履行跟蹤處理責任，造成一定後果的；3.無正當理由，未在規定期限內辦結案件的。

6、有下列情形之一的，除給予責任部門或單位通報批評外，對直接負責的主管人員視情節給予通報批評或者行政處分：（1）無正當理由，不執行或者不完全執行上級行政機關對信訪案件做出的處理決定的；（2）無正當理由，貽誤、拖延信訪案件的處理，造成案件升級或者重大社會影響的。

7、對信訪工作機構及其信訪工作人員在信訪工作中的違法違紀行為，由行政監察部門依照《中華人民共和國行政監察法》的規定處理。

Ⅵ 信訪投訴接待工作的主要內容是什麼

6、信訪人採用走訪形式提出信訪事項的，經管委會門衛登記後，到信訪辦公室設立或指定的接待場所提出。多人採用走訪形式提出共同的信訪事項的，應當推選代表，代表人數不得超過5人。工作人員要熱情接待來訪群眾，認真登記來訪人的基本情況和反映的主要問題、要求，並提出處理意見。
7、登記。信訪人按照《信訪條例》規定直接向管委會機關部門、信訪辦公室提出的信訪事項，機關部門、信訪辦公室應當予以登記,在收到信訪事項後，不論其來源，也不問是否屬於其受理范圍，一律予以登記。登記的內容：①信訪人的基本情況。包括姓名、住址、工作單位、聯系方式等；②基本事實。信訪人反映的主要事實情況；③具體要求。信訪人提出信訪事項的目的是什麼，要解決什麼問題；④相應理由和依據；⑤信訪事項的來源。信訪事項是信訪人直接提出還是上級信訪工作機構抄送；⑥對該信訪事項的處理方式。
三、受理
8、審查。
（1）審查的內容：①是否屬於不予受理的信訪事項；②是否屬於本級有權受理的信訪事項；③是否屬於本地區有權受理的信訪事項；④是否已經過終局性的信訪工作程序；⑤是否有實質性的內容和具體要求；⑥是否已經受理、正在辦理。
（2）審查的結果：①信訪事項屬於對具體行政行為不服，但已經或者依法應當通過行政復議、行政訴訟等法定途徑解決的投訴請求，不予受理；對於收到的信訪事項，發現屬於行政復議范圍的，不予受理，但應該積極引導其申請行政復議；②對信訪事項已經受理或者正在辦理的，信訪人在法定期限內以走訪形式向受理、辦理機關的上級行政機關再提出同一信訪事項的，該上級行政機關不予受理。
（3）審查的期限：①一般審查期限。《信訪條例》規定「自收到信訪事項之日起15日內」必須書面告知信訪人。對於以信件形式提出的信訪事項，參照日期為郵件到達之日的郵戳和行政機關接收登記郵件的日期為收到日期。對於以走訪形式提出的，應以信訪人到行政機關設立的接待場所提出信訪事項之日為准。一般的信訪事項，根據反映內容復雜程度不同，行政機關做出判斷需要經過的期限也不同，但最長不得超過15日。②特別受理期限。《信訪條例》規定「能夠當場答復的，應當當場答復」，主要是考慮到以走訪形式提出信訪事項的，事實較清楚、所涉事項職權管轄較明確，行政機關可以當場判斷出是否屬於其受理范圍的，應當場決定。
四、辦理
9、交辦和轉送。
（1）辦理的范圍。①領導有批示的信訪事項；②帶有普遍性、傾向性、苗頭性，可能會引發群體性事件的；③涉及群眾性利益的；④按現行法律政策規定應該解決的；⑤政策不明確，上訪人確有困難的；⑥需要幾個部門處理的；⑦處理意見明顯不當的；⑧反映重大違法違紀問題；⑨其它需要交辦的信訪事項。
（2）辦理的途徑。①上級信訪部門交辦和轉送；②高新區信訪工作領導小組、信訪工作聯席會議交辦和轉送；③信訪辦公室交辦和轉送。
（3）辦理的期限。①一般期限為60日，即信訪事項自受理之日起60日內辦結；最長期限為90日，即60日的一般辦理期限不夠用時，加上最長為30日的延長辦理期限；②指定期限一般短於60日，《信訪條例》第二十一條第四項規定「對轉送的信訪事項中的重要情況需要反饋辦理結果的，可以直接交由有權處理的行政機關辦理，要求其在指定辦理期限內反饋結果，提交辦結報告」；③對納入全國信訪信息系統的信訪案件，要按照規定的時限及時辦結；④對進京非正常上訪嚴格堅持先處置行為，推遲一個工作周期受理訴求的原則，對其反映的問題，在一個辦理周期（60日）後進行辦理；⑤法律、其他行政法規另行規定的期限。不論法律、其他法規另行規定的期限是短於還是長於60日，都應當從其規定。尤其是該另行規定的期限短於60日時，行政機關必須在該較短的期限內將信訪事項辦理完畢，不能套用《信訪條例》規定的期限。
（4）材料的報送。信訪事項辦結後要形成書面材料，本單位負責人簽字、加蓋單位公章報信訪辦公室。屬上級信訪部門交辦的，承辦單位上報前要報一份給信訪辦公室；信訪辦公室要按照「事實清楚，定性准確，處理恰當，程序規范，手續完備」的要求，對報告辦理結果的匯報材料進行審核，不符合要求的要退回重查再報。
（5）附隨的義務。①說明理由義務。包括辦理意見的事實依據，即通過信訪調查所認定事實的情況；辦理意見的法律依據，即適用的法律、法規、規章及包括政策在內的其他規定，以及適用的理由；辦理意見的裁量依據，如公共利益、慣例公理等。②說服解釋義務。《信訪條例》第三十二條第一款第二項規定：「請求事由合理但缺乏法律依據的，應當對信訪人做好解釋工作」。③督促執行義務。《信訪條例》第三十二條第二款規定了辦理機關對請求事實清楚，法律依據充分，已作出支持信訪請求意見的，「應當督促有關機關或者單位執行」。
（6）送達與執行。①送達。辦理機關將要送達的辦理意見書通過郵局掛號寄給信訪人，也可採用直接送達、留置送達、公告送達等方式進行送達。②執行。信訪人的請求得到支持的，辦理意見作出之日起即可執行。同時，負有執行義務的單位或者當事人應當履行自己的義務，以保證行政管理的穩定性與連續性。

Ⅶ 關於通信行業營業廳投訴接待

一、總服務台工作禮儀 1.預訂禮儀 (1)明確客人的性質 客人與酒店的第一次直接接觸是在總台接待處，來酒店住宿的客人可分為預訂團體、預訂散客及零星散客。明確客人的性質，有利於酒店進行預先登記工作。 對於預訂客人，酒店可以事先為客人分房、定價、准備好登記表。但對於非預訂的零星散客，則無法做到這一點，因為酒店不能事先得知客人的需求、到達時間和個人資料。所以，入住登記過程起著收集資料的作用，資料不全就無法分房及定價。 (2)文明禮貌的態度 禮貌、熱情、周到。 (3)預訂員報價事宜 首先要說明合理稅率；其次解釋一些額外服務或宜人環境應增補的費用；第三要核實驗證酒店是否有最低限度的下榻時間規定，如果是這樣是否會影響客人的時間要求；第四，要核實驗證酒店是否有任何特殊的銷售廣告活動以至影響客人的下榻時間；第五要解釋合理的外匯兌換匯率比價。 (4)接受或拒絕預訂 預訂登記表填好以後，預訂員就可將預訂要求與預訂到達當天的可供房情況進行對照，決定是否接受客人的預訂。如果接受預訂，預訂員隨後就要確認預定。如果拒絕預訂，要用友好、遺憾和理解的態度對待客人。首先稱呼客人的姓，然後講述由於房間訂滿而無法安排，爭取客人的理解。客人表示理解後，下一步預訂中就會根據不同的情況建議客人作些更改，如房間的種類、日期、房數等，即使不能滿足客人當初的預訂要求，最終也要使客人滿意。 (5)確認預訂 接受預訂後須加以確認。通過確認，一方面使酒店進一步明確客人的預訂要求；另一方面也使酒店與客人之間達成協議。 (6)修改預訂 預訂被接受或確認後，客人在抵達酒店前還可能對預訂內容作許多更改，如到達或離開酒店時間、房間數、人數、住房人姓名及預訂種類的變更，以至完全取消預訂的情況都有可能發生。每當需要更改時，就要填寫更改表，並將有關預訂登記作相應的改動，使之保持正確。 (7)取消預訂 處理取消預訂必須十分謹慎，因為如果把賬錯算在已經取消預訂的客人身上，酒店就會處於被動的地位，同時也會使客人感到不滿。 (8)預訂容易出現的錯誤 ①記錄錯誤。包括不正確的到達或離店日期，或將客人的姓名拼錯或者是姓名顛倒，這是很失禮的，遇到這種情況應立即道歉。 ②一次性記錄。從客人預訂單上獲取一些信息記錄後，預訂員應該向客人復述一遍。 (9)接聽電話訂房 接聽電話時，正確的聲調應該是很友好、親切和動聽的。預訂部接到的多數電話都是先問及有關酒店的服務項目、房價等，訂房員工要耐心回答，抓住機會向客人推銷。報房價時，要先報豪華的現行房價，然後再報低一點的普通房價。當客人表示願意接受時，就可以進一步詢問客人的要求，填寫訂單。 2.入住登記禮儀 (1)登記入住 客人一抵店就迅速為其辦理住房登記手續，保證總服務台經營高效率，使客人滿意。登記表設計必須簡單、科學、合理化。 (2)縮短時間 總服務台要與客房部多聯系多協調，保證快速敏捷地為客人分配，避免造成部門之間溝通不完善，導致客人登記所花的時間太長。一般來說，總服務台員工要迅速為客人辦理下榻登記，分配房間，所用時間限制在2分鍾以內。 (3)精通業務 應該知道如何操作電話總機室的設備及電腦。除了他們的本職工作以外，也必須對於一些突發情況，即客人的特殊要求作出反應，提供協助和服務。另外，也必須將一些可疑人物及不正常的事件及時向主管匯報。 (4)要有強烈的責任心 要有強烈的責任心，要求員工每次上班後，核實分房、客人抵達情況和結賬情況，看看是否一切無誤，完全正常。 (5)信息溝通 在入住登記控制信息溝通中，客房部的人員必須及時地將可出租的房間通知總台，總台員工可將客房租給客人。酒店客房如不及時租出，其價值無可貯存，損失是無法彌補的。 (6)查對客房條件 總服務台必須確定並查對客人所下榻的客房條件是否符合客人所需。例如房間的類別、等級、價格等。 (7)方便客人 給客人客房鑰匙時，通常是連同酒店地圖一同交給客人。 (8)讓客人滿意 酒店員工只要按照所規定的服務程序及服務規范去做，那麼毫無疑問，客人會感到滿意，從客人開始步入酒店直至到他們的客房下榻，都會有一種舒適、方便、愉快的感覺。 (9)更新信息 迅速更新有關客人遷出和換房的信息以及保持客房和客人住房情況的最新記錄。查驗客房房態與實際客房之間有關客人住宿情況的准確性，以便糾正住店客人賬單上的差錯，保證出租所有可供出租的客房。 (10)與客房互通信息 總服務台與客房部息息相連，為了保證能快速敏捷地為客人分配已整理好的潔凈的空房，客房部與總服務台兩個部門須互通信息，隨時隨地通報客房佔用情況及可提供出租的房間。 3.管理客人賬戶禮儀 (1)要保證酒店員工准確無誤地將費用及時記入有關的客人賬目上，保證在店客人賬目准確無誤。 (2)不泄密。總服務台員工對有關客人的賬目數據、賬務有責任不泄露給任何人。例如，假若下榻酒店的某位先生使用了失效的信用卡，那就沒有必要到處廣播，沒有必要把此事讓無關人員知道，必要時只允許向酒店總經理或有關管理人員匯報。 4.退房禮儀 (1)溫婉有禮 遇到客人退房，要溫婉有禮，不能態度粗魯或不高興。要耐心向客人講清酒店的有關退房規定，按規定給客人辦理退房手續。客人退房時，應給他呈上准確無誤的結賬單，請他付清全部費用。 (2)留下好印象 多數客人辦理退房和結賬手續一般在上午7∶30～9∶30之間，如果員工准備工作就緒，工作安排得有條不紊，就能使退房過程順利，有效地進行並給客人留下良好的印象。 5.結賬禮儀 (1)了解結賬方式 總服務台員工在客人登記入住時必須正確了解客人選擇的結賬方式。這一點很重要。如果客人選擇現金結賬，那麼酒店通常要求客人在入住時一次付齊，酒店一般不給付現金的客人賒賬權。客人要求轉賬結算，要確認事先已經批準的轉賬地址以及轉賬安排。酒店不是信用社，在接受轉賬付款要求時要特別謹慎。 (2)精心、小心、耐心 總服務台員工一定要牢記，在與客人談到他的支票時，涉及的是金錢問題，一定要精心、小心、耐心。因為一位客人的自我價值、自尊心都是與錢有關，被視為極端重要。 (3)態度溫柔 要時時保持冷靜、自信，同時態度要溫柔、和藹可親，不論客人表現如何，態度令人難以忍受，作為酒店員工都要和藹、親切地服務於客人。 (4)嚴謹、准確、快捷 凡涉及客人費用賬目的建立，有關現金、支票、信用卡、直接轉賬以及團隊付款憑證等等復雜事宜都要認真檢查核實。結賬盡可能要迅速快捷，盡可能方便客人，簡化手續，同時又要保障酒店的利潤收入。 (5)出現錯誤要弄清楚 假若在客人的房價、賬單或是其他方面出現差錯，要在客人離店以前審核清楚，並讓客人滿意付款離開酒店。如果在賬單方面出現極大分歧，領班或主管就要進行調查核實或者二、總服務台問詢服務禮儀 1.盡量滿足客人需求 由於問詢處在酒店的中心位置及其對客人服務的重要作用，問詢處必須是酒店主要的信息源。問詢處作為客房銷售的主角，還必須為客人提供關於酒店的設施及服務項目的准確信息。有關酒店所在地的各種資料和重要活動，也都是客人詢問的內容。毋庸置疑，問詢處能提供的信息越多，便越能夠滿足客人的需求。 2.注意形象，推銷酒店 問詢處的酒店員工必須對酒店的形象負責，必須努力推銷酒店的設施和服務。為了提高工作效率，問詢處員工應熟練掌握店內各設施的位置、服務項目和營業時間，對於住店客人的資料，則可以通過住店客人名單和問詢來加以掌握。 3.掌握住客資料 問詢處需要掌握住客的資料，住店客人的名單可以按姓名的字母順序排列。 4.熟練使用先進問詢設備 大酒店通常使用問詢架及電腦，以提高問詢處的工作效率，並隨時准備提供客人的確切情況。 三、總服務台推銷禮儀 1.知識 推銷酒店，不僅對客房設施同時對該地區的旅遊景點、旅遊吸引力以及名勝古跡、風味小吃等要熟悉並告訴客人，向客人推銷，介紹好的旅遊景點，這樣可以延長客人停留的時間。 2.努力爭取客源 努力爭取客人再來酒店下榻。假若是某酒店聯號隸屬酒店，向客人推薦和介紹，辦理客人到下一旅遊目的地的隸屬酒店，既方便客人又控制客源流向。 3.了解客人通常的問題 客人通常的問題包括下列內容： (1)這里最近的教堂在什麼地方? (2)你能為我叫一輛計程車嗎? (3)這里最近的購物中心在什麼地方? (4)我要去最近的銀行，從這里怎麼去? (5)我要去看電影，怎麼走? (6)本酒店辦理離店結賬是什麼時間? (7)哪裡有比較好的中國餐廳、墨西哥餐廳、法國餐廳? (8)洗手間在哪裡? (9)附近有旅遊景點嗎? 4.建立信息庫 總台員工要有廣博的知識，同時要建立實用信息庫，人手一份，當被客人問到的問題，回答不出來是很尷尬與失禮的，影響酒店聲譽。 5.必知問題 掌握有關店內設施及當地情況的業務知識，以便客人要求時很有禮貌地予以答復，並且推銷酒店服務。 (1)酒店所屬星級。 (2)酒店各項服務的營業或服務時間。 (3)車輛路線、車輛出租公司、價格等。 (4)航空公司的電話號碼。 (5)地區城市地圖。 (6)本地特產。 (7)名勝古跡。 (8)其他一些酒店咖啡廳的營業時間，餐廳營業時間和商場的營業時間等。 6.推銷客房 推銷客房時，要建立在可以實現的基礎上，必須用令人信服的語言來表達，描述向客人提供選擇的客房和下榻場所的情況。在實際推銷中要特別注意向客人提供的客房等級要符合客人的實際情況，並不一定要先向客人推銷高價房間。總服務台人員不能與客人進行討價還價，而是要按照酒店公布的報價來推銷。充分介紹酒店的客房及各種服務設施與服務項目。 介紹時可採用以下說法： (1)游泳池畔帳篷小舍。 (2)高層安靜，行政管理辦公客房。 (3)新裝修的獲獎房間。 (4)豪華、寬敞迎賓接待客房。 (5)塔樓代辦服務客房，提供優質、豪華服務。 (6)奇異獨特、山景客房，寧靜怡人。 (7)此房間非常適合於您的要求。 (8)房間對於您迎接您的小團隊是十分方便的，也極為理想。 (9)你可以很快進入夢鄉而不受喧嘩的干擾。 (10)您的孩子可以同住一個房間，這樣免掉您為他們擔心。第四節 電話總機服務禮儀培訓
電話服務聲音要求 一、基本要求 話務工作的基本要求是：聲音清晰、態度和藹、言語准確、反應迅速。 二、接聽電話的禮儀 1.「三響之內」接洽 所有來電話，務必在三響之內接洽，以充分體現酒店的工作效率。如果故意延誤，提起聽筒以後還照常和周圍的人閑扯，把發話人擱在一邊，這是不允許的。 2.先問好，再報單位，再用問候語 這樣可以避免搞不清身份和撥錯電話的麻煩，例如：「您好，××酒店」，一般要求用普通話、粵語，或者用中文和英文。例如，Good morning，××Hotel。 接電話問好、報單位後講問候語，例如，「請問我能幫您什麼忙嗎?」切忌自己什麼都不說，只是一味地詢問對方：「您叫什麼名字?您是哪個單位的?」這種做法極不禮貌。另外注意的是，問好、報單位、問候語這三者開頭語的順序不能顛倒弄錯。這樣顯得彬彬有禮，給人一種親切感。 3.避免用過於隨便的語言 熱情、修辭恰當的語句是電話回答成功的一半，因而不要用非正規的非專業化以及不禮貌的詞語。 4.電話接線要迅速准確 下榻在酒店的客人所接到的大多數電話都是長途電話，都很重要，因而電話接線要迅速准確。另外，不許誤傳客人的信件或電話留言，一定要做到認真、耐心、細心。通話時，聽筒一頭應放在耳朵上，話筒一頭置於唇下約5厘米處，中途若需與他人交談，應用另一隻手捂住聽筒。 5.注意聆聽 在客人講完之前不要打斷也不可妄下結論，對聽不清楚的地方，要復述客人的話，以免搞錯。聽電話時要注意禮貌，仔細聆聽對方的講話，要把對方的重要話進行重復和附合，應不時地用「喂」、「對」、「是」來給對方積極的反饋。 如果對方發出邀請或會議通知，應致謝。如對方反映問題或是客人投訴，接待要耐心，回復對方的話要十分注意語氣和措詞，要顯得熱情、誠懇、友善、親切，並使對方能體會到你對他的關注。 6.做好記錄 若是重要的事，應做記錄。記錄時要重復對方的話，以檢驗是否無誤。然後應等對方自己來結束談話，如果電話上定不下來，可告知對方待請示領導後，再通電話決定。 7.通話完畢 通話結束時，應說「謝謝您!」。通電話以對方掛斷電話方為通話完畢，任何時候不得用力擲聽筒。 三、打電話的禮儀 1.說話要直截了當 員工在打電話時，要直對著話筒說話，嘴唇與話筒相距5cm為宜，使用正常的語調，說話直截了當，開門見山。 2.做好准備工作 電話簿、常用電話號碼、日歷、記錄本以及筆全部應放在便於拿到的位置。撥電話之前，員工應做好各項准備，如各種表格、數據、圖表和有關內容。 3.禮貌接聽電話 打電話的人只能根據自己聽到的聲音判斷對方對自己的態度，熱情友好和及時地招呼對方是最基本要求。員工應該明確自己的崗位，如果所找的人不在，接電話的員工應提供幫助，解釋要找的人不在，並說明大約何時回來，或把電話轉給某一個可以代替的人，或留下電話記錄。一個完整的電話記錄應包括下列內容： (1)受話人姓名。 (2)發話人姓名及公司。 ?3)發話人電話號碼及分機號碼。 (4)發話人所在的城市。 (5)電話留言。 (6)要求的和允許的活動。 (7)通話的日期和時間。 (8)記錄人姓名。 4.禮貌中斷電話 如果員工在通話過程中務必離開一下，他應該請發話人等待一下或請對方再掛電話來。如果對方願意等待，應告知對方他的電話沒有掛斷，並輕輕放下話筒。 5.禮貌轉接電話 員工只有在確信電話所轉對象能向發話者提供幫助時，才能將電話轉過去，應告訴發話人要將電話轉接並解釋為什麼要轉接的理由。 6.禮貌地結束電話 員工在結束電話時，應使用恰當的結束語，以對發話人表示感謝，或對自己未能提供幫助表示歉意，應讓發話者先掛電話，以免對方有什麼誤解。四、聲音的要求 酒店電話員的聲調、語言、熱情、快捷以及他個人的知識等是促進未來客人是否決定在該酒店下榻的重要因素。 1.聲音親切、明快 接電話時應提倡運用富有人情味的聲音，運用帶笑聲音與對方通話。親切、明快的聲音使對方感到舒服，感到滿意。有人稱電話小姐是「微笑大使」，她們通過自己的聲音在公眾和酒店之間架起友好的橋梁。可見，通話時充分調動一切語言修辭手段是樹立酒店良好形象、與公眾建立良好關系的有效手段。 2.語氣自然、注意措辭 酒店員工在表達時，要注意語氣的自然流暢，心平氣和，禮貌有加。 3.音量適中 音量要適中，不要過高，亦不能過低，以免客人聽不清。採用愉快、自然的聲音，速度以適應對方速度為宜。 4.聲調自然 聲調要自然、清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，也不要聲嘶力竭，而要給人一種愉悅的感受。 5.發音清楚 發音清楚、易懂，不夾雜地方鄉土口音，如潮汕口音、客家方言。 6.語調優美 語調要優美熱情、奔放、富於表達力，而不是單調令人厭煩，沒有喘息聲。 五、注意事項 1.遵守保密制度 答復客人查找事項，要在不違反保密規定的前提下。在大多數情況下，電話總機服務員不準向問話對方提供客人的姓名、他的房間號碼以及其他任何有關客人的情況，保證客人的隱私、生活安靜和居住環境不受侵犯。 2.快捷服務 電話總機服務因不能與客人見面，增加了難度，需用全面的知識，快捷的判斷來處理事情。 3.使用禮貌用語 注意使用禮貌用語，不準講粗話、使用蔑視和污辱性的語言。任何時候，不能使用「喂」、「不知道」、「什麼」、「不在」、「我很忙」或者隨便掛斷電話。 4.不要出差錯 接錯電話，特別在夜間，必定要遭到客人的斥責。所以，應盡量避免出差錯。 5.待客留言 應問清來電者身份，大概是什麼事，再請稍等，記清有關內容，請對方留下電話號碼再復述，然後說謝謝。禁止竊聽客人的電話。 6.叫醒服務 如遇到客人要求叫醒，應記錄清楚，准確操縱自動叫醒機或准時用電話叫醒，不得耽誤，無人接聽時，可隔二三分鍾叫一次，三次無人接聽時，通知服務員。 酒店話務員要細心而准確地催醒客人，這是職責。電話話務員的任何一次失職，沒有按時按照客人的要求催醒客人，都會引起客人的不滿、氣憤、怨恨，因為這種粗心服務可能會使客人誤了一次班機，耽誤客人的行程或損失了一筆大生意。 7.答復咨詢 答復咨詢時，要耐心、禮貌地為客人解決問題。 8.處理緊急事件 要迅速、准確而不忙亂，要熟悉本地區公安、消防等有關業務單位的電話。 9.不得打私人電話 不得利用工作之便打私人電話，影響酒店正常工作。
第三章前廳部管理與服務技能培訓 第一節 前廳部崗位職責認知 培訓對象 酒店前廳部全體員工 培訓目的 明確崗位職責及工作技能要求，為客人提供優質服務 培訓要點 前廳管理人員的素質及職責 前廳服務人員的素質及職責 一、前廳經理的素質與職責 前廳經理是前廳營業與管理的最高指揮，是前廳全體員工甚至是整個酒店的形象代表。其主要工作是通過對前廳經營的計劃、組織、人員配備、指揮與控制，創造出前廳高效工作的氣氛，從而保證酒店的經濟效益。 1.前廳經理的素質要求 (1)知識要求 ①掌握酒店經營、銷售知識，熟悉旅遊經濟、旅遊地理、公共關系、經濟合同等知識。 ②掌握前廳各項業務標准化操作程序、客房知識、了解旅客心理和推銷技巧。 ③掌握酒店財務管理知識，懂得經營統計分析。 ④熟悉涉外法律，了解國家重要旅遊法規。 ⑤具有一定的電腦管理知識。 ⑥熟練運用一門外語閱讀、翻譯專業文獻，並能流利准確地與外賓對話。 ⑦了解宗教常識和國內外民族習慣和禮儀要求，了解國際時事知識。 (2)能力要求 ①能夠根據客源市場信息和歷史資料預測用房情況、決定客房價格，果斷接受訂房協議。 ②能夠合理安排前廳人員有條不紊地工作，能處理好與有關部門的橫向聯系。 ③善於在各種場合與各階層人士打交道，並能夠積極與外界建立業務聯系。 ④能獨立起草前廳工作報告和發展規劃，能撰寫與酒店管理相關的研究報告。 ⑤遇事冷靜、感情成熟，有自我控制能力。 ⑥善於聽取他人意見，能正確地評估他人的能力，能妥善處理客人的投訴。 (3)經驗要求 一般要求前廳經理具有三年以上的前廳服務和管理經驗。 2.前廳經理的崗位職責 (1)主管前廳業務運轉，協調前廳各部門的工作，負責制訂前廳的各項業務指標和規劃。 (2)每天檢查有關的報表，掌握客房的預訂銷售情況，並負責安排前廳員工班次及工作量。 (3)掌握每天旅客的抵離數量及類別；負責迎送、安排重要客人的住宿。 (4)嚴格按照前廳各項工作程序，檢查接待員、收銀員、行李員等工作情況。 (5)配合培訓部對前廳員工進行業務培訓，提高員工素質，並具體指導員工各項工作。 (6)與財務部密切合作，確保住店客人入賬、結賬無誤。 (7)協調銷售、公關、客房、餐飲以及工程維修部門，共同提高服務質量。 (8)負責監督營業報表，並進行營業統計分析。 (9)負責處理和反映跑賬、漏賬等特殊問題。 (10)收集客人對客房、前廳以及其他部門的意見，處理客人投訴。 (11)與安全部聯系，確保住店客人安全，維持大堂的正常秩序。 (12)組織和主持前廳部務會議和全體員工會議。 為了確保前廳經營的順利進行，前廳還設值班經理。這樣，前廳每時每刻都有經理主管，任何重要問題都能及時得到解決或反饋。值班經理具有前廳經理的職責與權力，前廳經理缺席時，他可以代理主持前廳工作。 二、前廳主管的素質與職責 在規模較大的酒店裡，前廳的管理人員除前廳經理之外，還設有主管人員，如前廳業務主管以及下屬的各位領班人員。前廳主管接受前廳經理領導，負責前廳營銷的日常工作。 1.前廳主管的素質要求 (1)熟知「服務」的多重結構，銷售組合概念、商品廣告藝術和效果、產品定價策略知識。 (2)了解中外旅遊市場的需求層次，主要客人工作。 (3)能夠在前廳經理授權下，協調與各旅行社、酒店以及涉外企事業單位的工作關系，努力為酒店開辟客源新渠道。 (4)能熟練撰寫客源市場分析、酒店經營分析報告等業務文件，有較強的口頭表達能力。 (5)協調前廳各項工作關系和人際關系的能力。 (6)監督、檢查和指導前廳員工的各項業務工作的能力。 (7)能妥善處理客人投訴和前廳客人鬧事等情況，維持良好的客人關系與前廳秩序。 2.前廳主管的崗位職責 (1)掌握前廳營業的基本情況，如客人到離人數、客房出租率、客房狀況、訂房情況等，發現問題及時向前廳經理匯報。 （2）協調前廳與客房、餐飲以及工程維修部門的關系，共同搞好服務工作。 （3）嚴格按照酒店規定對前廳詢問、接待、行李、結賬等環節的服務態度、服務方式、服務質量等方面進行督導。 （4）了解員工的思想、學習、工作、生活情況，協助前廳經理做好員工的技術培訓與業務考核工作。三、前廳服務員的素質與職責 前廳服務員是酒店形象的代表，是酒店各部門中素質最高的員工。他們身兼酒店的推銷員、公關員、調解員、信息資料員以及業務監督員數職。酒店的成功經營與否，客人對酒店的印象甚至是否在本店留宿往往決定於酒店前廳服務員的素質。 1.前廳服務員的素質要求 前廳的員工應該具備較高的素質，酒店應該選拔素質最高的員工在前廳工作。前廳員工的基本素質包括以下幾方面： (1)儀表、儀態 優秀的前廳服務員，必須著裝整潔、大方、面帶微笑、主動熱情、講究禮儀、禮貌、彬彬有禮地接待客人。而且頭腦反應靈敏、記憶准確、表情自然、留意客人表情，注意客人動作，掌握客人心理。許多酒店規定：前廳服務員上崗前要洗頭、吹風、剪指甲、保證無胡須、頭型大方；化妝輕淡、樸素雅緻；不使用有顏色指甲油及濃味香水等。 前廳服務員的儀表、儀容、禮儀、禮貌直接影響酒店的形象，關繫到服務質量、客人的心理活動，甚至影響到酒店的經濟效益。也就是說，酒店前廳服務員首先在儀表、儀態上給客人形成一個管理有素、經營有方的印象，從而覺得受到尊重並且感到能在這樣的酒店裡住宿是一種榮耀，因此願意再次光臨。 (2)語言 前廳服務員不僅應有良好的儀容、儀表，而且必須具備優美的語言，令人愉快的聲調，恰當的內容和靈活策略的語言技巧。這樣，前廳的服務就顯得生機勃勃。前廳服務員必須掌握一兩門外語的基本會話，發音標准，表達准確。 (3)行為舉止 優秀的前廳服務員，應該做到站立標准、行為規范、舉止大方。盡量避免或克服不好的習慣動作如吸煙、嚼口香糖、工作場所吃喝、高嗓門叫喊、勾肩搭背、指手劃腳等。 (4)業務操作技能 前廳服務員必須能夠熟練、准確地按程序完成本職工作。工作的快速敏捷、准確無誤也標志著酒店管理水平。任何業務操作失誤，不僅會給酒店造成經濟損失，更重要的是破壞了客人對酒店的總體印象。 (5)應變能力 應變能力是前廳服務員所應該具備的特殊服務技能與素質。因為客人來自全國各地或異國他鄉，不同的生活習慣、不同的知識與修養都會有不同的表現；酒店在經營中也會出現失竊、火災以及賬目失控等特殊的情況，前廳服務員只有具備應變能力，才能妥善處理好這些特殊問題。在任何情況下，前廳服務員都應沉著冷靜，採用靈活多變的方法，處理好每件特殊的事件。 (6)誠實度 前廳服務員必須具有較高的誠實度。這一素質在酒店經營中已顯得愈加重要。特別是在涉及到出納工作及外幣兌換工作時，前廳服務員必須能夠嚴格遵守工作紀律；在接待工作中，客人的優惠必須符合酒店的規定，絕對不能以工作之便，徇私舞弊。 (7)知識面 前廳服務員在業務中經常能碰到客人各種各樣的提問。這些問題有時會涉及到政治、經濟、旅遊、風俗、文化以及有關酒店情況，前廳服務員只有具備較寬的知識面和豐富的專業知識，才能為客人提供准而實的信息。 (8)合作精神 前廳的每一位員工都應該意識到前廳就是酒店的一個「舞台」，每個人都在扮演一個特定的角色,要想演好這場戲，需要員工的集體合作。當接待員忙於接待時或因特殊情況離開工作崗位時，其他員工必須能夠替代其工作，共同使客人滿意，個人的意見或恩怨決不能表現到工作中來，否則會破壞整個酒店的形象。 2.前廳服務員崗位職責 (1)迎賓崗位職責 ①指揮和疏導門前車輛，做好賓客迎送工作。 ②面帶笑容，為客人打開車門，躬身向客人致意，並用右手擋住車門上沿，以免客人碰頭。對孩子、老人或是行動不便的客人，要主支提供幫助，攙扶下車。 ③幫助客人裝卸行李，並請客人清點、檢查有無物品遺失。如果客人是離店，應在車輛開動後向客人揮手致意。注重在開關車門時不要夾住客人的衣裙及物件。 ④觀察出入門廳人員的動向，注意做好防暴、防竊工作，並協助保衛人員做好賓客抵達與離開時的保衛工作。 (2)接待員職責 ①細致熱情地接受訂房和團體開房。在開房時向客人詳細介紹房間情況，講清房價，避免引起誤解。 ②做好開房登記和有關驗證客人身份的工作。熟悉當天抵店的VIP客人身份、房號及抵離時間。 ③熟悉當天散客及旅行團的開房情況，掌握當天的房間狀況。 ④辦理加床和換房要向客人講明情況，並要登記和說明，以便查詢。 ⑤夜班當班員工，要負責製作當日報表，反映房間情況，並搞好班組衛生。 ⑥嚴格遵守各項制度和服務程序。 (3)預訂員職責 ①根據客人的要求，為其提供與其需求相應的客房。 ②全天24小時為客人提供預訂服務，及時處理客人的訂房要求。 ③及?/ca>

Ⅷ 如何正確處理客人的投訴

一、正確認識投訴
投訴是被服務對象對服務者所提供的服務不滿而採取的一種表達方式。
基層管理人員對投訴應持歡迎的態度，把處理客人投訴的過程作為改進管理與服務的機會。對大部分酒店工作人員來說，受理客人的投訴不是一件愉快的事情。但是，應該認識到大部分客人決不會輕易投訴，他們只是把不滿埋在心底，下次不再光臨這家酒店。或者把不滿告訴自己的朋友、親戚。這樣一傳十，十傳百，無形中我們失去一群客戶。客人投訴讓我們認識到自己的錯誤，是提高服務質量的一個機會。妥善處理客人投訴，是一次與客交友，從而培養回頭客，甚至是忠實顧客的好機會。妥善處理客人投訴，能夠讓客人感受到酒店對他的重視，處理事情的高效率，從而在客人心中建立管理嚴格，制度完善的良好形象。是對酒店的一次宣傳。
接待投訴客人，無論對服務人員還是管理人員，都是一種挑戰。要使接待投訴客人的工作不再是那麼困難，使你的工作變得輕松，同時，又使客人滿意，就必須掌握處理客人投訴的程序、方法和藝術。
為了正確、輕松地處理客人投訴，必須做好接待投訴客人的心理准備。
首先，樹立「客人總是對的」的信念。一般來說，客人來投訴，說明我們的服務和管理有問題，而且，不到萬不得已或忍無可忍，客人是不願前來當面投訴的，因此，首先要替客人著想，樹立「客人總是對的」的信念，換一個角色想一想：如果你是這位客人，在酒店遇到這種情況，你是什麼感覺？更何況，在酒店業和甚至於整個服務業，我們提倡在很多情況下，「即使客人錯了，也要把對讓給客人」。只有這樣，才能減少與客人的對抗情緒。這是處理好客人投訴的第一步。
二、要掌握投訴客人的三種心態，即：求發泄、求尊重、求補償。投訴客人通常有三種心態，一是示發泄，客人在酒店遇到令人氣憤的事，怨氣回腸，不吐不快，於是前來投訴；二是求尊重，無論是軟體服務，還是硬體設施，出現問題，在某種意義上都是對客人不尊重的表現，客人前來投訴就是為了挽回面子，求得尊重（有時，即使酒店方面沒有過錯，客人為了顯示自己的身份或與眾不同或在同事面前「表現表現」，也會投訴）；三是為了求補償，有些客人無論酒店有無過錯，或問題是大是小，都可前來投訴，其真正的目的並不在於事實本身，不在於求發泄或求尊重，而在於求補償，盡管他可能一再強調「並不是錢的問題」。因此，在接待投訴客人時，要正確理解客人、尊重客人，給客人發泄的機會，不要與客人進行無謂的爭辯。如果客人投訴的真正目的在於求補償，則你要看看自己有無權利這樣做，如果沒有這樣的授權，就要請上一級管理人員出面接待投訴客人。
三、 處理投訴的基本原則
酒店員工應正確認識投訴，客人對酒店投訴是正常現象，也是客人對酒店信任的表現。正確處理投訴是提高服務質量的必要保證。因而服務員在處理客人投訴時，應注意遵守下列三項基本原則：
（1） 真心誠意地幫助客人解決問題
客人投訴，說明酒店的管理及服務工作有漏洞，說明客人的某些需求尚未被重視。服務員應理解客人的心情，同情客人的處境，努力識別及滿足他們的真正需求，滿懷誠意地幫助客人解決問題。只有這樣，才能贏得客人的信任與好感，才能有助於問題的解決。
（2） 絕不與客人爭辯
當客人怒氣沖沖前來投訴時，首先應適當地選擇處理投訴的地點，避免在公共場合接受投訴；其次應該讓客人把話講完，然後對客人的遭遇表示歉意，還應感謝客人對酒店的關心。當客人情緒激動時，服務人員更應注意禮貌，絕不能與客人爭辯。如果不給客人一個投訴的機會，與客人逞強好勝，表面上看來服務員似乎得勝了，但實際上卻輸了，因為，當客人被證明犯了錯誤時，他下次再也不會光臨我們的酒店了。因此，服務員應設法平息客人的怒氣，請管理人員前來接待客人，解決問題。
（3） 不損害酒店的利益
服務員對客人的投訴進行解答時，必須注意合乎邏輯，不能推卸責任，隨意貶低他人或其他部門。因為採取這種做法，實際上會使服務員處於一個相互矛盾的地位，一方面，希望酒店的過失能得到客人的諒解，另一方面卻在指責酒店的某個部門。其次，除了客人的物品被遺失或損壞外，退款及減少收費不是解決問題的最有效的方法。對於大部分客人投訴，酒店是通過提供面對面的額外服務，以及對客人的關心、體諒、照顧來得到解決的。
四、 投訴的類型
1、客人的投訴可以歸納為下列四類：
（1） 對設備的投訴
客人對酒店設備的投訴主要包括：空調、照明、供水、供電、傢具、電梯、電話等等。即使酒店建立了一個對各種設備的檢查、維修、保養制度，也只能減少此類問題的發生，而不能保證消除所有設備潛在的問題。服務人員在受理客人有關設備的投訴時，最好的方法是立即去實地觀察，然後根據情況，採取措施。事後，服務人員應再次與客人電話聯系，以確認客人的要求已得到了滿足。
（2） 對服務態度的投訴
客人對服務人員服務態度的投訴主要包括：粗魯的語言、不負責任的答復或行為、冷冰冰的態度、若無其事、愛理不理的接待方式、過分的熱情等等。由於服務人員與客人都由不同特點的人組成，所以在任何時候，此類投訴都很容易發生。
（3） 對服務質量的投訴
對服務質量的投訴主要指對服務的速度（即服務效率）和准確度方面的投訴，如服務人員沒有按照先來先服務的原則提供服務，開房員分錯了房間，郵件未能及時送給客人，行李無人幫助搬運，總機轉接電話速度很慢，叫醒服務不準時等等，都屬於對酒店服務的投訴。此類投訴，在酒店接待任務繁忙時，尤其容易發生。
減少客人對服務態度與服務質量投訴的最好方法是加強對服務人員的培訓。大多數服務人員不是有意對客人無禮，有些服務員甚至是好心辦壞事，他們往往事先未曾預料到自己的接待服務方式會使客人不滿。因此，對他們進行有關對客人服務的態度、知識、技能的培訓是非常重要的。
（4） 對異常事件的投訴
無法買到機票、車票，因天氣的原因飛機不能准時起飛，酒店的客房已經訂完等都屬於異常事件的投訴。酒店很難控制此類問題，但客人希望酒店能夠幫助解決。服務人員應盡量在力所能及的范圍予以幫助解決。如實在無能為力，應盡早告訴客人。只要服務人員的態度同情達理，大部分客人是能諒解的。
2、 按投訴的特點分類：
A、 典型投訴。
B、 非典型投訴：這類投訴客人常常是無意中說起，並沒有投訴的意思，但也算是投訴的一種。
C、 建議性投訴：這類投訴往往是隨著客人對酒店的贊譽而產生的。
D、 批評性投訴：投訴人心懷不滿，但情緒相對平靜，只是把這種不滿告訴對方，不一定要酒店做出什麼承諾。
E、 控告性投訴：投訴人已被激怒，情緒激動，要求控訴對象做出某種承諾。
五、 處理賓客投訴的程序
（1） 認真聽取意見。
在聽完客人的投訴後，要對客人的遭遇表示抱歉（即使客人反映的不完全是事實，或酒店並沒有過錯，但至少客人感覺不舒服、不愉快），同時，對客人的遭遇表示同情和理解。這樣，會使客人感覺受到尊重，自己來投訴並非無理取鬧，同時也會使客人感到你和他站在一起，而不是站在對立面與他講話，從而減少對抗情緒。
（2） 保持冷靜。
在投訴時，客人總是有理的。不要反駁客人的意見。不要與客人爭辯。為了不影響其他客人，可將客人請到辦公室內，最好個別地聽取客人的投訴，私下交談容易使客人平靜。投訴的最終解決只有在「心平氣和」的狀態下才能進行，因此，接待投訴客人時，首先要保持冷靜、理智，同時，要設法消除客人的怒氣。比如，可請客人坐下慢慢談，同進，為客人送上一杯茶水。此時，以下幾點要特別注意，否則，不但不能消除客人的怒氣，還可能使客人「氣」上加「氣」，出現火上加澆油的效果。
（3） 表示同情。
應設身處地考慮分析問題，對客人的感受要表示理解，用適當的語言給客人以安慰，如「謝謝您告訴我這件事」，「對於發生這類事件，我感到很遺憾」，「我完全理解您的心情」等等。因為此時尚未核對客人的投訴，所以只能對客人表示理解與同情，不能肯定是酒店的過錯。
（4） 給予關心。
不應該對客人的投訴採取「大事化小，小事化了」的態度。應該用「這件事情發生在您身上，我感到十分抱歉」諸如此類的語言來表示對投訴客人的關心。在與客人交談的過程中，注意用姓名來稱呼客人。
（5） 不轉移目標。
把注意力集中在客人提出的問題上，不隨便引申，不嫁罪於人，不推卸責任，絕不能怪罪客人。
（6） 記錄要點。
把客人投訴的要點記錄下來，包括客人投訴的內容、客人的姓名、房號及投訴時間等，這樣不但可以使客人講話的速度放慢，緩和客人的情緒，還可以使客人確信，酒店對他反映的問題是重視的。此外，記錄的資料可以作為解決問題的根據。
（7） 把將要採取的措施告訴客人並徵得客人的同意。
如有可能，要請客人選擇解決問題的方案或補救措施。絕對不能對客人表示，由於權力有限，無能為力，但千萬不要向客人作不切實際的許諾。
（8） 把解決問題所需要的時間告訴客人。
要充分估計解決問題所需要的時間。最好能告訴客人具體的時間，不含糊其辭，切忌低估解決問題的時間。
接待投訴客人的人，並不一定是實際解決問題的人，因此客人的投訴是否最終得到了解決，仍然是個問號。事實上，很多客人投訴並未得到解決，如一時解決不了，應留下客人的姓名、聯系電話，待事情解決後給客人一個迴音，如解決不了，也給客人一個答復，說明原因，詢問客人需否其他幫助。
因此，必須對投訴的處理過程進行跟蹤，對處理結果予以關注。
（9）與客人進行再次溝通，詢問客人對投訴的處理結果是否滿意，同時感謝客人。
(10)投訴的統計分析
投訴處理完以後，有關人員，尤其是管理人員，不應對該投訴的產生及其處理過程進行反思，分析一下該投訴的產生是偶然的？還是必然的？應該採取哪些措施，制定哪些制度，才能防止它再次出現？另外，對這次投訴的處理是否得當？有沒有其它更好的處理方法？只有這樣，才能不斷改進服務質量，提高管理水平，並真正掌握處理客人投訴的方法和藝術。
客人投訴有助於酒店發現其服務和管理中存在的問題，是酒店提高服務質量和管理水平的杠桿，因此，酒店應十分重視客人投訴，加強對客人投訴工作的管理，做好客人投訴的記錄等基礎工作，並定期（月、季或年）對客人的措施或制定有關制度，以便從根本上解決問題，從而不斷提高服務質量和管理水平。
六、處理投訴注意事項
1、 快速反應。應在第一時間到達現場，並盡可能快地解決問題，給客人答復，不能拖延。
這里提出1：10：100黃金管理定理。意思是：若客人提出問題當天就加以解決所需成本為1元，拖到第二天解決則需要10元。再拖幾天就可能需要100元。
2、 在處理投訴時，注意傾聽。傾聽時注意「視覺接觸」，同時注意自己的臉部表情。因為臉部表情反映著你的感受。客人能從你的臉部表情中感受到你對此事的反應。如果處理投訴的管理人員滿臉不耐，或者滿臉不贊同，客人肯定不滿意，對你也會有敵意。管理人員要在客人的傾訴中去聽，去看，去揣摩對方的態度是什麼，他注重的是什麼，他對你有什麼要求。
3、 盡量平息客人怒火，通過岔轉話題轉移客人怒火，千萬不要與客人爭辯。對明顯屬於酒店的過錯，不推脫，不狡辯。如有可能最好能和客人單獨談話。必要時可請更高級管理人員出面道歉。
4、 在與客人交談時，控制自己的情緒，保持冷靜和耐心，注意保持語調的溫和、自然。
5、 充分表達歉意。表達歉意最好的方法是當面致歉，和客人進行深入溝通。
6、 充分表示關愛。案例說明美國華僑一家人因嫌噪音大，休息不好要退房。大堂副理為其女兒過生日，帶老奶奶看房。不厭其煩。
7、 設法解決客人問題。
8、 真誠感謝投訴客人。處理客人投訴時一定要跟進，直到客人離開，直到客人滿意。
9、 在與投訴客人談判僵持不下時，可請第三方（客人的朋友）出面協調處理。
10 當客人提出的要求超過自己的許可權，無法處理時，應及時匯報上級解決。

Ⅸ 紀委工作舉報投訴登記簿格式

XXX公司舉報信息登記表
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由於表格無法上傳，只能把表格的文字上傳了。不好意思，還要你自己在excel上劃一下表格。