采購審批

A. 如何規范企業采購申請流程

規范企業采購申請流程：
一、請購及其規定
1．請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2．請購單的要素
完整的請購單應包括一下要素： （1）請購的部門； （2）請購物品所屬項目； （3）請購的用途； （4）請購的物品名； （5）請購的物品數量； （6）請購的物品規格； （7）請購物品的樣品、圖紙或技術資料等； （8）請購的物品的需求時間； （9）請購如有特殊需要請備注； （10）請購單填寫人； （11）請購部門主管； （12）請購單審核人； （13）采購副總審核； （14）財務審核人； （15）公司總經理。
3．請購單及其提報規定
（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領導審核批准後報采購部門； （2）固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報； （3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報； （4）日常零星采購按照公司印製的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報； （5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份； （6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一並提交； （7）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報采購部門，簽字確認手續後補。 （8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。 （9）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報采購部。
4．公司物資請購單的提報部門
（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報； （2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；
（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
（2）接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；
（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
（4）對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
（1）對於請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
（2）對於緊急請購項目應優先處理；
（3）無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
（4）重要的項目采購前應徵求公司相關領導的建議。
3、采購周期的規定
（1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；
（2）單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天
（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應超過40天； （4）單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委託代理招標公司代理招標，采購周期不應超過60天；
（5）請購部門應按照以上（1）-（4）條中規定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；
（6）遇到緊急采購應匯報公司領導採取快速優先採購的策略；
三、詢價及其規定
1．詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2．屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；
3．對於緊急請購項目應優先處理；
4．所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價；
5．對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
6．遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大於10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批准方可詢價或發放標書；
7．詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
8．除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委託第三方機構代理招標；
9．比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；
10．比價采購或招標采購應按照附表五（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；
11．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
三、比價、議價
1．對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2．對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3．收到供應單位第一次報價或進行開標後應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；
4．重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；
5．參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。 四、比價、議價結果匯總
1．比價比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，徵得同意後方可匯總；
2．比價、議價結果匯總應按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3．如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
五、合同的簽訂及其規定。
1．合同
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產品買賣合同。
（1）合同正文應包含的要素
1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
2）采購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分； 3）包裝要求；
4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應註明； 5）付款方式； 6）工期； 7）質量保證期； 8）質量要求及規范；
9）違約責任和解決糾紛的辦法； 10）雙方的公司信息； 11） 其他約定。 （2）合同簽訂及其規定
1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任； 2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；
4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點； 5）質保期一定要明確從什麼時候開始並應盡量要求廠商延長產品質保期； 6）詳細約定發票的提供時間及要求；
7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款； 9）違約責任一定要詳細、具體；
10）比價/招標匯總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作；
11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批准單）的格式對合同初稿進行巡簽審查； 12）合同巡簽審查通過後應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。 六、付款及合同執行 1．付款規定
（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字許可權及管理制》中的相關規定執行； （2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；
（3）按照貴司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢後提交財務部付款；
（4）財務部門在接到付款審批單後應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部並匯報公司領導。
2．合同執行
(1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及公司領導；
（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保質保量，按時履約；
（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同；
七、報驗與入庫
1．報驗
（1）供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收； （2）對於不同類型的合同的標的物的驗收標准參照公司質檢部門的相關規定執行； （3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收； （4）質檢部門在接到采購部報驗通知後應及時報驗，並出具報驗結果證明書，對於質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任； （5）用於公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。
2．入庫
（1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收； （2）合同標的物在運達公司後采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運； （3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單後應將其作為暫存物資接受； （4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，並及時出具入庫清單； （5）外協加工件應按照原材料入庫；
（6）質檢合格後的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。

B. 材料采購審批制度

物資采購管理制度
第一節 總 則
第一條 為加強公司物資采購與付款環節的內部控制，堵塞采購漏洞，減少採購風險，根據中華人民共和國會計法等相關法律法規規定，結合本公司實際情況，制定本制度。
為保證公司正常生產經營活動順利進行，物資保障部負責
第二條 本制度所稱采購是指本公司購進的用於生產經營或提供勞務消耗的各種物資的行為，包括：原材料、配套件、計量器具、設備、工裝工具等。付款是指支付購進物資或設備有關的款項的行為。
第三條 對采購業務內控制度的基本要求：采購與付款中的不相容職務應當分離，其中包括：
（一）付款審批人員與付款執行人員不能同時辦理尋求供應商和洽談價格業務；具體程序：采購員請款—部門領導審核—執行董事批准—總會計師審批—財務財務審核—出納員付款。
（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔任。
（三）貨物的采購人員不能同時擔任貨物的驗收和記帳工作。
第二節 分工與授權
第四條 原材料、配套件、計量器具、進口設備、工裝工具等由物資保障部負責采購，具體實施辦法參照本制度組織實施，堅決杜絕由使用部門直接自行采購所需物資的多頭采購現象。
第三節 實施與執行
第五條 采購計劃編制
（一）采購計劃人員依據生產計劃部下達的生產計劃、產品材料定額或技術部門的材料預提，編制物資采購計劃。
（二）采購計劃人員依據產品生產進度要求、物資采購計劃，明確材料、配套件名稱、型號規格和采購的期量要求，結合庫存數量分配進貨數量。
第六條 物資采購的合同簽訂
授權的采購人員在合格供方范圍內簽訂采購合同，合同簽訂按規定執行。
第七條 物資采購
（一）VEC部門依據公司批準的價格市場采購招標和評定采購最高限價表、采購合同以及質量體系控製程序要求對采購活動進行審核。
（二）請款人員依據采購計劃、資金計劃提出請款要求，填寫「付款申款單」經總經理批准後報財務由付款人員付款。
（三）采購物品驗收入庫後，由采購人員依據材料發票及清單、收料單等填寫「入庫單」，經保管員、VEC、部門領導批准後將整理好的原始憑證報到財務部進行掛帳報銷。
第八條 采購資金核算
每月由物資保障部根據本期截止日欠款和月資金計劃，報總經理審批；
第九條 資源回收處理
物資保障部以資金結算人員的核定價格為依據，本著「采購成本還原」的原則，組織邊、余、殘料的對外銷售。
第十條 物資統計
由物資統計人員按月份對「主要物資收、支、存」，「主要物資消耗與庫存總值」等進行統計分析。
第四節 監督與檢查
第十一條 質量控制：采購物資質量由質量檢驗部門及人員負責監督與檢查。
第十二條 采購計劃和簽訂的合同由物資保障部主管領導負責監督與檢查。
第十三條 采購物資價格由VEC部門負責監督與檢查。
第十四條 物資請款、付款的正確性由財務部門負責監督與檢查。
第十五條 物資保管與發放由物資保障部主管領導負責監督與檢查。
第十六條 對監督過程中發現的采購與付款內部控制中的薄弱環節，應要求被檢查單位糾正和完善，發現重大問題應寫出書面檢查報告，向有關領導和部門匯報，以便及時採取措施加以糾正和完善。
第五節 附 則
第十七條 本制度由物資保障部負責解釋。
第十八條 本制度自執行董事批准後生效。

C. 采購審批起到什麼作用

當然要有審批環節，1控制采購環節的無序狀態，避免重復采購。2加強資金的控制，使資金有序流動，減少積壓資金的風險。3加強了對采購環節的監管，防止腐敗、內盜的發生。4通過審批了解內部的工作重心及項目進展情況

D. 需購審批 采購審批 同一人審批規范嗎

1，如題所述，原則上不宜由同一人進行審批，但仍應以工作職責范圍而定。內
2，需購一般指需求容單位，需求單位的審批，是需求單位責任人對需購事項的審核確認。采購一般指執行采購職責的單位，采購單位的審批，是采購單位對按照職能執行采購工作的審核確認。
3，可見兩者的職責范圍不同，通常不應由同一人進行審批。
4，不同單位的職能設置不盡一致，應予結合既定規章制度進行判斷，一般情況下，規范的單位為加強內控管理，合理設置工作職能以起到互相監督的效果，有效進行管理。
5，以上僅供參考，請予核實。

E. 采購審批許可權

在其角色中增加許可權對象M_EINK_FRG，設置批准代碼

F. 采購三級審批制度

三級審核是指在企業財務管理內部控制中，對每一經濟事項均實行三級控制把關的審核、審查、審批制度和辦法。通過三級審核在財務管理中的應用，可以減少企業在財務管理中的許多漏洞，以確保企業財產物資的安全與完整、確保企業經營活動的正常進行。
物資采購中地三級審核制。   
物資采購是企業資金循環地第一階級，也是關鍵地一環。對物資 采購過程地審核是非常重要地。具體做法是物資使以單位根據實際需要提出采購申請，再提出申請之前，必須進行審核，審核地內容是該項物資是否急需購進，倉庫中是否有存貨，是否有代以品等，此為第一級審核，亦稱「自我審核」。采購部門根據采購申請，制定采購計劃，選擇供應廠商，分管領導根據采購部門或信息部門提供地相關產品價格信息，審核批准後，簽訂采購合同，實施采購計劃，這是第二級審核。物資進廠後，審計部門或財務部門根據倉庫入庫單及技術檢驗單對照采購合同進行物資和有關單證地核對。這是第三級審核。   再物資采購中，物資計量審核也是非常重要地一環，我們再此環 節上也設置了三級審核：計量人員必須兩人同時值班，一個司磅、一個復核；倉庫保管員進行二級復核，發現問題，及時糾正並通知有關部門和供應廠家，並追究一級審核人員地責任；財務結算時，進行三級審核，發現計量錯誤，及時通知有關部門和供應廠家並追究一二級審核人員地責任。

G. 單位所有采購申請單必須先由誰簽字

采購申請單一般先由申請部門的主管簽字，然後由部門經理審核批後交到采購部，采購部填寫采購單，經采購部經理簽名後交總經理審批，然後傳真給供應商備貨或生產。

H. 采購審批屬於什麼制度里

管理制度——采購管理——審批
也有部分單位：管理制度——財務管理——采購審批