行政公文採用

A. 行政公文的種類有哪些

國家行政來機關公文最新版本有自15種，分別是決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要，比2000年8月的版本多了決議和公報兩個文種。

中國共產黨機關公文公認的有決議、決定、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要十四個文種。

(1)行政公文採用擴展閱讀：

1. 行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規范格式的應用文。它是特殊規范化的文體， 具有其它文體所沒有的權威性，有法定的製作許可權和確定的讀者，有特定的行文格式，並有行文規則和辦理辦法。

2. 文件特點：

   一是有法定作者制發。

   二是具有法定的權威性和現行效用。

   三是公文具有規范的體式和特定的處理程序。

• 【中文名】行政公文

• 【全稱】公務文書

• 【密級】秘密，機密，絕密，普通

• 【緊急程度】特急，急件，平件

B. 行政公文的常用模式

請示是向直接上級請求指示、批準的公文。 必須事前行文，一事一文。上級應在一定的時限內批復。
【標題】一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。 如：《×××學校關於創辦<校園文學>報的請示》。可以省去發文機關。
【主送機關】接受請求的直接上級機關，在標題下面一行頂格寫起。
只寫一個，如需同時送其它機關， 應用抄報（在文末左下角寫明）形式。
【正文】1.請求緣由。一寫情況依據（往往用「目前」開頭），二寫目的說明（用「為...」開頭）。
2.請求事項。分層分項寫清具體要求，並說透理由， 提出充足的事實和理論根據。同時，依據實際情況， 提出切實可行的處理意見，作為上級機關進行判斷和指示的參考。
3.結尾。只是一句祈使性的話：「當否，請批復」或「以上如無不當，請批准」。
【附件】可有可無。是隨同請求的有關材料、圖表或其它文件。在正文之後（隔一行）註明附件名稱和順序。
【印章、發文時間】 報告是向上級機關報告工作、反映情況、提出建議和答復詢問的公文。一般事後、事中行文。不要求上級批復，行文較長。報告和總結、調查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結同時用於會議，成為報告。
【標題】一般是：「事由+報告」。
【主送機關】與請示相同。
【正文】種類繁多，正文內容有差異。為學習方便， 把報告大致分為二種：
一是綜合性報告正文，或稱總結性報告。政府及機關單位都要在大會上作此種工作報告。
1.情況簡述：工作時間、地點、背景、 條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結論式（議論判斷）、 說明式（用「為了…」）等。百字上下。
2.成績做法：這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。 成績常常通過數字、比較、事實來表現。安排形式有條陳式、 小標題式、階段式和貫通式。
3.經驗教訓：要有觀點、看法和規律， 又要有具體的典型事例以及理論分析。常常佔五分之一篇幅。
4.今後計劃。往往寫成今後的工作計劃。常常佔三分之一篇幅。
各級各類行政機關每年都要作這種總結式的報告。
二是專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題， 特點是專項、特殊，一事一報。
1.概述情況。講清工作開展情況，或問題發生的原委， 事項的起因和經過。
2.說明理由、做法和反映。或取得的成績和經驗， 或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或寫出群眾反映。
3.提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。
報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結合。
【結尾】一般用「特此報告」，「以上報告如無不妥，請批轉各地執行」等習慣用語，有的不寫。如有附件， 與請求相同寫法。
最後寫發文機關或個人，蓋章，寫發文時間。 通知是批轉下級公文、轉發上級或不相隸屬機關公文、發布規章、傳達事項和任免幹部所用的公文。它是最常用的行政公文。根據其作用分為五種：發布性通知、批轉性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。
【標題】靈活，甚至只有「通知」這一部分（內容不大重要又是周知的）。但批轉性通知的標題按照《辦法》「准確簡要」的規定，省略文種，即：「批轉（或轉發）+（始發機關）原文標題」。
【主送機關】直接上級。
【正文】
發布性通知和批轉性通知的正文：「主體（發布或轉發的文件）+批語」。 如：「現將《***辦法》發給你們，請認真貫徹執行。」
事項性通知：原由+事項+結語（特此通知）
會議通知：名稱、時間、地點、內容、人員、報到時間、地點和要求、需帶材料等
任免通知：格式固定
【附件】可有可無
【發文機關】標題中有發文機關並且標題下有發文時間的不署。
【發文時間】用漢字小寫數字

C. 什麼是行政公文

行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用版的具有法定權威和權規范格式的應用文。它是特殊規范化的文體， 具有其它文體所沒有的權威性，有法定的製作許可權和確定的讀者，有特定的行文格式，並有行文規則和辦理辦法。 我國公文一律按照國務院辦公廳1987年2月18日發布、1993年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》寫作和辦理。行政公文與應用寫作密切相關。
需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語， 用來表示行文目的、依據、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關於、由於、對於、根據、按（遵、依）照、據、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。 三是過渡用語。如為（對、因、據）此、鑒於、總之、綜上所述等。四是經辦用語。如：經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。 國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；意見；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要。

D. 在13中行政公文中,什麼使用范圍最廣泛

一般來說通知最多，最普遍。

E. 行政單位公文必備的字體有哪些

行政單位公文必備的字體有宋體、仿宋體、黑體等。
目前我國通用的公文載體、書寫、裝訂要求的格式一般為：
1、公文紙一般採用國內通用的16開型，推薦採用國際標准A4型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據實際需要確定。
2、保密等級字體：一般用3號或4號黑體。
3、緊急程度字體：字體和字型大小與保密等級相同（3號或4號黑體） 文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標准體、宋體字套色（一般為紅） 發文字型大小的字體：一般採用3號或4號仿宋體。
4、簽發人的字體：字體字型大小與發文字型大小相同（3號或4號仿宋體） 標題的字體：字體一般宋體、黑體，字型大小要大於正文的字型大小。 主送機關的字體：一般採用3號或4號仿宋體 正文的字體：常用3號或4號仿宋體 附件的字體：常用3號或4號仿宋體。
5、作者的字體：字體字型大小與正文相同（3號或4號仿宋體） 日期的字體：字體字型大小與正文相同（3號或4號仿宋體）。
6、注釋的字體：小於正文的的4號或小4號仿宋體 主題詞的字體：常用3號或4號黑體 。
7、抄送機關的字體：與正文的字體字型大小相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字 印發說明的字體：與抄送機關的字體字型大小相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字。

F. 常用的行政公文包括哪些形式

行政公復文格式的必備要素包括以下制幾點：
1、標識公文中橫向距離的長度單位。
2、標識公文中縱向距離的長度單位。
3、公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。
4、公文用紙幅面尺寸。
5、公文頁邊與版心尺寸
。
6、排版規格。
7、製版要求。
8、印刷要求。
9、裝訂要求。
10、頁碼。
11、表格。

G. 行政公文的標准格式是怎樣啊

行政公文的標准格式要求如下：

1、幅面尺寸

公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。

2、頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

3、字體和字型大小

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

4、行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

5、標題

一般用2號小標宋體字，編排於紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

6、主送機關

公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

7、正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排於主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用「一、」「（一）」「1.」「（1）」標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

8、附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排「附件」二字，後標全形冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如「附件：1. XXXXX」）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

9、發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。

10、成文日期中的數字

用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

11、印章

公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，並與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

12、密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

14、緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

(7)行政公文採用擴展閱讀：

公文的特定格式

1、信函格式

發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。

發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發文字型大小頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最後一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼。版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位於公文最後一面版心內最下方。

2、命令（令）格式

發文機關標志由發文機關全稱加「命令」或「令」字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。加蓋簽發人簽名章。

H. 行政公文主要採用哪幾種表達方式

應該說對於公文來說，所用的表達方式，主要是敘述、議論、說明三種。而且回，公文都答屬於應用文，不能用通常的記敘、議論、說明三大文體的標准去分類。在公文內部，雖然表達方式有時仍可作為區分公文內部不同文體的參考因素。如決議，議論成份就比較多；通報，敘事的成份較多。但在多數情況下，公文對表達方式是綜合運用的。在一篇公文中，敘述 、議論、說明三種表達方式，常常水乳交融，無法強行分開。
好用採納哦，謝謝！

I. 行政公文文種名稱是什麼

主要文種有抄14種，包括：決議襲、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。其中：意見、決定、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要這9種與行政公文基本一致。另外，指示、條例、規定這3種，行政公文的主要文種中雖未列出，但在實際工作中，行政機關也經常在使用。只有公報，行政公文中的對應文種是公告，但兩者有較大的差別。決議原來也是行政公文中的主要文種，但在1993年修訂時已經從主要文種中撤銷。

J. 行政公文的格式有誰知道

以下內容是比較嚴格的。
國家行政機關公文格式
（GB/T9704－1999 代替GB/T9704－1988）
1 范圍
本標准規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標准適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關可參照執行。
使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標准按有關規定執行。
2 引用標准
下列標准所包含的條文，通過在本標准中引用面成為本標準的條文。本標准出版時，所標版本均為有效。所有標准都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標准最新版本的可能性。
GB/T148－1997 印製、書寫和繪圖紙幅面尺寸。
3 定義
本標准採用下列定義
3.1 字word
標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。
3.2 行line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標准以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。
4 公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用的紙張定量為60g/m2~80g/ m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％～90％，橫向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7.5~9.5。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5.1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙採用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm，尺寸允許偏差見GB/T148。
5.2 公文頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）
6 文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
7 排版規格與印刷裝訂要求
7.1 排版規格
正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。
7.2 製版要求
版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標准，版心不斜，誤差不超過1mm。
7.3 印製要求
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實，均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90o，無毛茬或缺損。
8 公文中各要素標識規則
本標准將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統稱訓眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
8.1.1 公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級各保密期限之間用"★"隔開。
8.1.3 緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
8.1.4 發文機關標識
由發文機關全稱或規范化簡稱後加"文件"組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等於或大於22mm×15mm。
聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，"文件"二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。
8.1.5 發文字型大小
發文字型大小由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧"〔〕"括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加"第"字。
發文字型大小之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6 簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人後標全形冒號，冒號後用2號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅反線與之的距離為4mm。
8.2 主體
8.2.1 公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
8.2.2 主送機關
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識"附件"，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如："附件：1.××××"）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識"附件"，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字型大小並在其後標識附件（或帶序號）。
8.2.5 成文時間
用漢字將年、月、日標全；"零"寫為"O"；成文時間的標識位置見8.2.6。
8.2.6 公文生效標識
8.2.6.1 單一發文印章
單一機關制發的公文在落款處不署發文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；
當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
8.2.6.2 聯合行文印章
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
8.2.6.3 特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識"此頁無正文"的方法解決。
8.2.7 附註
公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括弧標識在成文時間下一行。
8.3 版記
8.3.1 主題詞
"主題詞"用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。
8.3.2 抄送
公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用3號仿宋體字標識"抄送"，後標全形冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
8.3.3 印發機關和印發時間
位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置；用3 號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為准，用阿拉伯數碼標識。
8.3.4 版記中的反線
版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。
8.3.5 版記的位置
版記應置於公文最後一頁（封四），版記的最後一個要素置於最後一行。
9 頁碼
用4號半形白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白以後的頁不標識頁碼。
10 公文中的表格
公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙賈碼表頭在切口一邊。
公文如需附A3紙型表格，且當最後一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後一頁（封四）上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式
發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標宋體字，字型大小由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條武文線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標准相應要素說明。
11.2 命令格式
命令標識由發文機關名稱加"命令"或"令"組成，用紅色小標宋體字，字型大小由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他從本標准相關要素說明。
11.3 會議紀要格式
會議紀要標識由"××××會議紀要"組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字型大小由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標准規定。
12 式樣
A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；上報公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯合行文公文末頁版式見圖5；聯合行文公文末頁版式見圖6。
以下內容是學校里的公文
按照《國家行政機關公文格式（GB/T9704－1999）》規定，公文一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字型大小、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等要素組成。公文中各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
一、眉首
（一）公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。秘密文件要求標識。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行，編寫位數應根據公文的份數來決定，但至少應不少於兩位，即「1」編為「01」。對份數序號，可用印號機手工在成文上加蓋，也可用印刷設備與成文同時印刷。
（二）秘密等級和保密期限
涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標注「絕密」、「機密」或「秘密」。如需標識秘密等級，用4號黑體字，頂右格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字格；如需同時標識秘密等級和保密期限，用4號黑體字，頂右格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用「★」隔開，秘密兩字之間不空字格。
（三）緊急程度
緊急程度是對公文送達時限的要求。緊急公文應當根據緊急程度分別標明「特急」、「急件」。如需標識緊急程度，用4號黑體字，頂右格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字格；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂右格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂右格標識在版心右上角第2行。
（四）發文單位標識
由發文單位全稱或規范化簡稱後加「文件」組成；對一些特定的公文可只標識發文單位全稱或規范化簡稱。發文單位標識推薦使用標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文單位以醒目美觀為原則酌定，一般應小於上級單位的字型大小。
聯合行文主辦單位名稱在上，「文件」二字置於發文單位名稱右側，上下居中排布。如聯合行文單位過多，必須保證公文首頁顯示正文。可通過縮小發文單位字型大小、行距加以解決。
（五）發文字型大小
發文字型大小由發文單位代字（含區域代字、單位代字、發文形式代字三部分）、年份和序號組成。發文單位標識下空2行，用4號仿宋體字居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份要標全稱，用六角括弧「〔〕」括上；序號不編虛位（即1不編為001），不加「第」字。發文字型大小之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線（目的是使文件眉首醒目、美觀）。
（六）簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字型大小右側。有簽發人的上行文發文字型大小居左空1字格，簽發人姓名居右空1字格排列；「簽發人」用4號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用4號楷體字標識簽發人姓名。文件中如有多個簽發人（會簽人），亦需標注，其順序為：主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文單位順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之距離為4mm。發文字型大小左空1字格和簽發人姓名右空1字格的要求不變。
二、主體
（一）公文標題
紅色反線下空2行（如標題行數多，首頁不能顯示正文時，紅色反線下可空1行或不空行），用2號小標宋體字，可分1行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題應當准確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，除上行文外，一般應當標明發文單位。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
（二）主送單位
主送單位指公文的主要受理單位，位於標題下空1行，頂格用4號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送單位名稱後標全形冒號。如主送單位名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送單位名稱移至版記中的主題詞之下、抄送欄之上，標識方法同抄送。標識主送單位時應標明主送單位的全稱、規范化簡稱或同類型單位的統稱（同類型單位如「各院、部、處、中心、所」等）。
（三）正文
正文用4號仿宋體字，位於主送單位名稱下一行，每自然段左空2字格，回行頂格。數字、年份不能回行（採取縮小或擴大字距等辦法解決）。
（四）附件說明
公文正文中有些內容，如圖表、名單等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前後的聯席而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述。附件說明位置放在公文生效標識印章之前。公文如有附件，在正文下空1行左空2字格用4號仿宋體字標識附件說明，即「附件」，後標全形冒號和名稱，附件如有序號應使用阿拉伯數碼標注（如附件：1.XXXX），然後標附件名稱，附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號（如附件1、附件2）。附件的序號和名稱前後標識一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字型大小並在其後標識附件（有序號的還需標序號）。
（五）成文時間
成文時間即公文生效的時間，包括年、月、日，用漢字標全，「零」寫為「○」。「1月」不能寫「元月」，成文時間居右空4字格。成文時間以負責人簽發的日期為准，聯合行文以最後簽發單位負責人的簽發時間為准。
（六）附註
附註一般是對公文的發放范圍、使用時需的事項加以說明。公文如有附註，用4號仿宋體字，居左空2字加圓括弧標識在成文時間下一行。上行文「請示」應當在附註處註明聯系人的姓名和電話號碼。
三、版記
（一）主題詞
主題詞是用於揭示公文內容，便於公文檢索查詢的規范化詞。標注主題詞是文書和檔案部門相互銜接的一項工作。具體標注方法是：「主題詞」用4號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號，詞目應用4號小標宋體字，詞目之間空1字格。標注主題詞以國務院公文主題詞表（國辦秘函[1997]350號）為准，由類別、類屬和文種組成，一般不超過5組，每組不超過5個字。
（二）抄送
抄送指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字格用4號仿宋體字標識「抄送」，後標全形冒號；回行時與冒號後的抄送單位對齊；在最後一個抄送單位後標句號。標注按上級、平級、下級和黨、政、軍、群的順序，人大、政協、法院、檢察院置於最後一行。如主送單位移至主題詞之下，標識方法同抄送單位。
（三）印發單位和印發時間
印發單位是指公文的印製主管部門，一般是各單位的辦公室或文秘部門。標識印發時間是為了准確反映公文的生成時效。印發單位與印發時間為一行位置，如果印發單位字數太多，可自行簡化。標注位於抄送單位之下（無抄送單位在主題詞之下），用4號宋體字。印發單位左空1字格，印發時間右空1字格。印發時間以公文付印的日期為准，用阿拉伯數碼標識。
（四）版記中的反線
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。目的是為顯示各要素之間的區別，且顯得條理清晰、美觀。
（五）版記的位置
版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。公文主體之後的空白如容不下版記的位置，需另起一頁標識版記，採用調整行距、字距的方法使正文與印章同處一個頁面。如附件後的空白能容下版記，而該頁又是雙頁，此時版記應置於該空白處。如是轉發的文件，原件也有版記，此版記不能代替轉發件的版記，應另標注版記。