單據審批流程

❶ 單證的流程是什麼

1． 客戶詢盤：一般在客戶下rchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解。

2． 報價：業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及櫃型等，oforma Invoice 給客戶做正式報價。

3． 得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂rchase Order。

4． 下生產訂單：得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單，安排生產計劃。

5． 業務審批：業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按「出口合同審核表」的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之製成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

6． 下達生產通知：業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：
6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。
6.3：如果是放帳客戶，或通過D/A等方式收匯等，需經理確認。

7． 驗貨：
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨並將查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。

8． 制備基本文件，及工廠提供的裝箱資料，製作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員製作，交給單證員）。

9． 商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10． 租船訂倉：
10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早於開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，並告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
10.3．如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。
10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，註明所定船期，櫃型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

11． 安排拖櫃：
11.1．貨物做好並驗貨通過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及准時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放櫃紙，船公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝櫃，要專門聲明，不能晚到。並要求回傳一份上櫃資料，列明櫃號、車牌號、司機及聯系電話等
11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
11.3．要求工廠在貨櫃離開工廠後盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住上封條。

12．委託報關：在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委託報關時，應提供一份裝櫃資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，櫃號，船開截關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯系人和電話等。

13． 獲得運輸文件：
13.1． 最遲在開船後兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，並給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2． 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認後再要求船公司出正本。
13.3． 及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

14． 准備其他文件
14.1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
14.2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
14.4．裝運通知：一般是要求在開船後幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便於客人查找。裝箱單的重量，體積要於提單相符。

15． 交單：
15.1．採用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
15.2．採用T/T收匯的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付款，確認受到餘款後再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做櫃的，要等收款後再安排拖櫃。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。

16．業務登記：每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便於以後查詢，統計等。

17．文件存檔：所有的L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助

❷ 費用報銷單怎麼審核

一、日常費用的報銷：
1、日常費用指日常發生的、經常性的、金額較小的費用類（不含貨款、加工費、工資），該類費用報銷時，一律使用「費用報銷單」進行報銷；
2、「費用報銷單」後附發票（收據）、入庫單、請購單（申請單）、送貨單（此單在購材料、辦公用品、物料消耗品時提供）；
3、「費用報銷單」和附件內容、大小寫金額必須一致，如有不一致者，按最小金額報銷；
4、附件一律用膠水粘貼在「費用報銷單」後面，並保證正面朝上，不得倒置；
5、報銷流程：
①、費用報銷者自行將報銷附件粘貼於「費用報銷單」後，並按「費用報銷單」上內容填寫完整並在報銷人處簽字；
②、報銷單送本部門負責人復核並簽字；
③、報銷人送報銷單至財務部，由會計審核；
④、經審核無誤的「費用報銷單」送呈總經理審批；
⑤、出納根據總經理審批後的報銷單支付款項或結清借款。

流程圖：
1.費用發生前的申請（本部門負責人和財務經理審核）

2.費用報銷人粘貼好附件並簽字

3.報銷人送報銷單給本部門負責人復核
4.財務部 會計審核
5.總經理審批
6.出納憑總經理審批結果付款或結清借款

二、費用發生盡量取得正式稅務發票；如為收據報銷時，收據上必須有服務方的合法印章。
三、申購辦公用品實行各部門「一個月申購一次」的原則，每月25-30號由各部門根據辦公需要，統一填制一份請購單報行政部，由行政部匯總報總經理審批後，交由采購部從指定供應商處購回，最後由行政部通知各部門從倉庫領取。
四、車間物料消耗品（含工件和備品），由生產部門申購並經本部門負責人和財務經理審核，經總經理審批後采購部才能辦理。
五、支付款項票據必須保證干凈、整潔、書寫規范、大小寫數據清晰且一致。
六、數字大小寫字樣：
小寫： 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
大寫： 壹 貳 叄 肆 伍 陸 柒 捌 玖 零

❸ 單證流程是什麼

裝船單證（由托運人辦理） 托運人填制托運聯單（包括托運單、裝貨單、收貨單等），由於這三個單證內容大致相同，所以將它們合並成聯單，一次列印製成。

托運單：托運單也是定倉委託書，內容有托運人、船名、目的港、貨名、標記及號碼、件數、重量等項。托運人憑此單向承運人的代理人辦理托運，代理人接受承運後，將承運的船名填入聯單內，留存托運單，其它聯退還托運人，托運人或其代理人憑以到海關辦理出口報關手續；

海關同意放行後，即在裝貨單上蓋放行章，托運人或其代理人憑以向港口倉庫發貨或直接裝船；然後將裝、收貨單送交理貨公司，船舶抵港後，憑此理貨裝船，每票貨物都裝上船後，大副留存裝貨單，簽署收貨單；理貨公司將收貨單退還托運人，托運人憑收貨單向代理人換取提單，托運人憑提單等到銀行辦理結匯，並將提單寄交收貨人。

裝貨單：即承運人辦理的裝船單證。是船公司或其代理人在接受託運人提出托運申請後，發給托運人或貨運代理人的單證，承運人的代理人依據托運單填制裝貨清單和載貨清單，根據承運人的要求，依據裝貨清單編制貨物積載圖，船舶抵港後，送大副審核簽字後，船方留存一份，提供給代理人若干份，轉寄承運人的卸貨港代理人；

編制分艙單；代理人根據裝船實際情況，修編載貨清單，經大副簽字後，向海關辦理船舶離境手續；依據載貨清單填制運費清單，寄往承運人的卸貨港代理人和船公司。

(3)單據審批流程擴展閱讀

1、正確/准確（CORRECTNESS）。正確是所有單證工作的前提，要求製作的單據應首先滿足單單、單證一致，其次各種單據應符合國際貿易慣例、各國/行業法律和規則的要求，第三單據還應與所代表的貨物無出入。

2、完整（COMPLETENESS）。從某種意義上講主要指一筆業務所涉及全部單據的完整性。可從以下幾方面理解：第一、內容完整；第二、份數上完整；第三、種類的完整。憑單據買賣的合同/信用證都會明確要求出口方需提交哪些單據、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應在單據上標明的內容，所有這些都必須得到滿足。

❹ 業務單如何設置審批流程

您好，目前業務單審批流程有兩種，請管理員在【企業管理後台（oa.dingtalk.com）】-【工作台】-【審批】-【服務窗業務流程】-【流程設置】即可設置審批方式：1、無需客戶確認：客戶發起後，客戶負責人在企業內部進行流轉審批後結束；2、需客戶確認：客戶發起，企業內部流轉審批之後，最終需要由客戶再次確認後才結束，例如發貨後的確認收貨。【溫馨提示】1、客戶負責人接到申請之後的企業內部流轉記錄，客戶是不可見具體流程的，請放心內部流程的保密性哦；2、客戶負責人接到申請之後需要手動選擇下一步審批人；3、如該客戶沒有負責人，那申請會默認到管理員處。外部客戶看到業務單視角示例圖：