總裁辦審批

『壹』 公司後勤管理制度

行政後勤管理制度

1．公文管理細則
2．檔案管理辦法
3．辦公用品及設備管理規定
4．辦公區域管理規定
5．考勤管理制度
6．休、請假管理制度
7．離職管理制度
8．保密細則
9．懲戒細則

公文管理細則
第一條 目的：為增強公司公文的印製、呈批、傳達及管理的規范性，特製定本實施細則。
第二條 適用范圍：適用與公司的內部呈文和外來公文。
第三條 管理許可權：行政辦公室
第四條 公文的管理程序：
1．公文管理主要包括公文的擬辦、核稿、登記、批辦、承辦、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔等事項。
2．收文管理程序：
(1)公司收文的范圍：各級政府來文、行業管理部門來文以及其它單位來文。
(2)行政辦公室負責公司所有收文的簽收、登記造冊及統一管理，按照總經理批准及時交由相關部門承辦，並及時跟蹤、反饋承辦結果。
(3)公司外來文件凡屬公司領導親收件，應及時送交收信人本人。
(4)需承辦的公司收文，由辦公室交由承辦人，承辦人需按規定迅速辦理，不得拖延；如需兩個或兩個以上部門共同承辦的，部門間應做好協調工作，盡快辦理。
(5)如需進行收文轉辦的，應由第一承辦人及時轉辦和催辦，以確保公司收文的事項及時落實。
(6)各部門因外出開會或通過其它渠道直接收到的收文性質的文件，應及時送達辦公室登記存檔，並按上述程序閱辦。
3．內部呈文管理程序：
(1)凡以公司名義的發文，均由行政辦公室統一登記管理，並填寫統一的文頭紙。
(2)所發公文原則上應一文一事。
(3)一般不可越級行文，確需越級行文時，應同時抄報被越級的部門或人員。
(4)發文文稿應由主辦部門擬定，報總經理審批後，由行政辦公室承辦。
(5)公司內部公文的發布，均由行政辦公室以規定格式統一發布。下發給個別部門的公文，應履行簽收手續。
4．公司公文的行文要求：
(1)擬定公文時，應按公司規定文種擬定，文頭紙須符合公文規范，並使用電腦列印稿，做到用詞恰當、標點准確，言簡意賅。
(2)公文格式：公司公文由發文的文號、簽發人、標題、正文、附件、印章、發文時間、主送單位等組成。
(3)公司發文統一編號：
(4)公司發文落款應標注公司全稱：
(5)公司發文時間：由公司總經理簽發的公文，以其簽發日期為准；經公司會議、總經理辦公會討論通過的公文，以通過日期為准；公司性法規公文，以總經理批准日期為准。

檔案管理辦法
第一條 目的：為加強公司各類檔案管理的規范性，特製定本辦法。
第二條 適用范圍：公司的全部文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案。
第三條 管理許可權：各相關部門
第四條 檔案的立卷歸檔：
(1)立卷范圍：公司業務活動中的收文及批辦過程中的批辦材料；以公司名義發出的
文件(定稿、存本、附件)；各種會議文件及會議記錄；公司內部管理類文件(日常工作中形成的計劃、總結、統計報表、規章制度等)；公司內部形成的除人事、財務方面之外的其它請示、報告、批復；公司對外簽訂的經濟合同原件(由財務部門一份存檔，行政辦公室保存復印件)；在工作過程中形成的照片、錄音帶、計算機軟盤及光碟、工具類書籍、資料。
(2)有關部門須保留檔案原件時，行政辦公室應保存復印件，並在復印件上註明原件存放處。
第五條 檔案的保管：
1、凡公司在各類經營活動中形成的具有保存價值的文件資料，均應由各檔案管理有權部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理，其它部門和個人不得擅自留存。
2、凡屬立卷歸檔的文件資料，必須為原件，書寫格式必須符合要求，書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆，且應保證其完整、齊全、分類清楚。
3、檔案管理實行一月一整理制度，所有歸檔文件均應為已完成文件。
4、各檔案管理有權部門的部門經理應定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查，如發現問題，應及時向上級主管領導匯報，以便及時採取措施確保檔案的安全。
5、對破損和變質的檔案及時進行復制和修補。
第二條 檔案的借閱：
1、借閱檔案時需填寫《借閱登記表》；並不得將檔案帶離所在辦公室。
2、經領導批准後檔案被借出時，檔案管理人員應在該檔案的位置上，放一張代替卡，卡上應標明檔案卷號、借閱時間、借閱單位、借
閱人姓名，以便按時催還，防止檔案丟失。
3．秘密檔案的借閱應由行政辦公室主任在借閱登記表中簽字認可；機密檔案由檔案管理由上級主管領導簽字認可；絕密檔案由公司總經理簽字認可後方可借閱。
4．保密性檔案原則上不得摘抄或復印，如確實需要時，應由檔案管理有權部門最高負責人在借閱登記表中簽字認可。
5．借閱檔案的部門和個人，必須妥善保管檔案資料，不得將其拆散，或進行塗改、勾劃、折疊、抽頁等損壞性行為，也不得轉借他人使用。
第三條 檔案的銷毀：
檔案銷毀由辦公室報請公司總經理批准後執行，並須由公司指派專人進行監督。

辦公用品及設備管理規定
第一條 目的：為確保公司辦公用品及辦公設備管理和使用的高效化及規范化，特製定本規定。
第二條 適用范圍：公司正常經營活動中的辦公用品及辦公設備的領用、日常管理及維護。
辦公用品及設備包括：
大型辦公用品：辦公傢具、桌椅、電器、輔助用具
小型辦公用品：辦公文具、其它辦公易耗品
辦公設備：電腦、列印機、復印機、傳真機、碎紙機、投影儀、電話、其它設備
第三條 管理許可權：行政辦公室
第四條 小型辦公用品的領取：
1、公司辦公用品由行政辦公室統一購買和分發，員工需以部門為單位填寫《辦公用品(設備)領用申請表》。
2、新員工入職時，行政辦公室為其配備相應的辦公用品。
第五條 大型辦公用品及辦公設備的配備：
1、大型辦公用品及辦公設備由公司統一配備。
2、新員工入職或其他員工需要配備時，應由行政辦公室填寫《辦公用品(設備)領用申請表》，經部門領導審批後方可配備。
第六條 辦公用品及設備的使用
1、辦公用品及設備屬公司財產，任何個人不得據為已有。
2、凡以公司名義接受饋贈或其它方式收取的辦公用品及設備均應交行政辦公室登記入庫，進行統一管理及調配，部門不得私自佔有或個人據為已有
3、辦公用品以節約為原則進行配備和使用，避免不應有的浪費。
4、員工離職或因崗位調動需將辦公用品及設備交回辦公室並辦理交接手續。
5、辦公用品及設備發生損壞，應報行政辦公室進行維修或更換，不得私自進行處理。屬非正常損壞的，對直接責任人按其責任輕重進行相應處罰及賠償。

辦公區域管理規定
第一條 目的：為加強辦公區域規范管理，確保公司良好的工作環境及工作秩序，特製定本規定。
第二條 適用范圍：公司及其所屬的辦公區域。
第三條 管理許可權：行政辦公室。
第四條 辦公區域的行為規范：
1、應以普通話低音量在辦公區域內進行交流。禁止高聲喧嘩、污言穢語，手機應始終調為振動狀態。
2、不得在任何時間內將與工作無關的人員帶入辦公區域，如有人員來訪，應由有關人員接待。
3、愛護辦公區域內的一切設施，不得隨意毀壞、塗抹，不得將公共設施及物品據為已有，一經發現，將要求責任人按損壞或丟失物品的原價進行賠償。
4、節約公司一切能源，隨時注意關閉電源、水源開關。隨意浪費者，公司將進行相應處罰。
5、工作時間內不得進行上網聊天、玩游戲、打牌、下棋等娛樂活動。
6、注意保持辦公區域的衛生，不得亂扔雜物不得隨地吐痰，外出或下班離開時，應收拾好與工作有關的資料文件及個人物品，關閉電腦電源。
7、上班時間應衣著整潔，不得穿短褲、短裙、背心及袒胸露背衣裙及拖鞋。
8、下班時必須關好門窗，做好防盜、防火工作。
第五條 電話使用行為規范：
1、公司電話僅供工作之需，不得使用公司電話撥打私人電話。一經發現，按公司《懲戒細則》進行處罰，並由本人承擔所需費用。
2、工作電話通話時間應盡量簡短，如確需長時間討論細節，應盡量安排面談。
3、電話響鈴三聲以內必須馬上接聽，若本人不在座位上，電話臨近的員工必須幫助接聽，並問清楚對方需溝通的事宜，或記下對方電話，待本人回來後及時轉達。
4、接聽電話必須使用禮貌用語普通話。

考勤管理制度
第一條 目的：為規范對公司員工的考勤管理，特製定本制度。
第二條 適用范圍：本制度適用於公司全體員工。
第三條 管理許可權：行政辦公室
第四條 管理規定：
1、員工工作時間為上午8：30分至11:30分，下午2：30分至5:30分。
2、公司員工實行上下班隨機抽查制度，由辦公室負責組織實施。
3、公司員工外出辦理業務，需提前向部門負責人告知並經批准。
4、遲到、早退15分鍾內，罰款20元。超過15分鍾以上者，按曠工半天論處。月累計遲到、早退5次(含5次)以上，按曠工一日處理。
5、員工無故曠工半日者，給予一次警告處分。月曠工7天或年曠工30天以上者，按自動離職處理。
6、員工因公出差，須報部門領導或總經理批准。

休、請假管理制度
第一條：目的：為規范員工的休、請假制度，特製定本制度。
第二條適用范圍：本制度適用於公司全體員工。
第三條管理許可權：行政辦公室
第四條休、請假審批程序：
1、休息日、法定假日按國家及公司規定休息。
2、員工休婚假、產假、喪假，須填寫請假條，經部門負責人簽署意見後報總經理審批。
3、員工休病假須填寫請假條，突發疾病可向部門負責人電話請假，病癒後補辦請假手續，三天以上病假的須附醫院證明。
4、員工因故不能正常出勤，需事先填寫請假條，三天內事假由部門負責人審批，超過三天由總經理審批。部門負責人請假須由總經理批准。
第六條休假期間的薪資待遇：
1、員工按規定休婚假、產假、喪假的，享受相應天數的有薪假待遇。
2、員工按請假手續休病、事假的，所扣薪資=休假天數*日工資。
3、員工按規定休假超過期限或未辦理休假手續，擅自離開工作崗位的，按曠工處理，曠工一天扣發日工資的3倍。

離職管理制度
第一條 目的：為規范公司員工的離職管理，特製定本制度。
第二條 適用范圍：本制度適用於公司全體員工。
第三條 管理許可權：行政辦公室
第四條 管理規定：
1、員工離職是指公司所屬員工因公或因私而發生的辭職、辭退行為。公司因業務調整、員工嚴重違紀等原因，有辭退的權利；員工
因工作不適應、待遇不滿意等原因，有辭職的權利。
2、公司對有下列行為之一者，將給予辭退：
(1)在試用期內證明不符合錄用條件的。
(2)嚴重違反勞動紀律或公司規章制度的。
(3)因公司業務調整須減員的。
(4)不能勝任工作的。
3、員工因故辭職時，在不影響面前正在進行工作的前提下可以提出，獲准後方可離職。
4、辭退員工的一般程序：
(1)公司辭退員工時應提前三十日由行政辦公室下發《員工辭退通知書》；
(2)被辭退員工按《離職移交清單》的要求辦理移交手續。
(3)所有工作及移交手續交清後行政辦公室、財務部核發薪金。
5、員工辭職的一般程序：
(1)員工因故辭職時，應提前三十日填寫《辭職申請書》。
(2)公司批准後應按《離職移交清單》的要求辦理移交手續。
(3)所有工作及移交手續交清後由辦公室報總經理批准，並通知財務部核發有關薪金。
6、離職交接期限視工作崗位由行政辦公室與用人部門協商後確定。

保 密 細 則
第一條 目的：為規范公司的文件、資料、檔案及經營決策的知情權范圍，確保公司正常經營管理活動的有效進行，特製定本細則。
第二條 適用范圍：自公司成立以來在經營管理活動中形成的全部具有保存價值的文件、資料、檔案、經營管理決策。
主要涉及以下方面的文件、資料、檔案及經營管理決策：
1．項目來源信息
2．項目開發、實施進度及其結果的信息
3．項目銷售、服務信息
4．項目客戶信息
5．管理、經營的運行及決策信息
6．財務管理
7．人事管理
8．與其它企業進行業務合作的信息
9，其它公司特別制定的保密信息
第三條 管理許可權：各文件、資料、檔案管理有權部門、公司副總經理及總經理。
第四條 關於文件、資料及檔案的保密規定：
1、公司任何員工不得攜帶保密性文件、資料、檔案進行出遊、參觀、訪友等私人活動，若因參加工作或其它活動而必須攜帶時必須妥善保管，並在帶回公司後及時放回原存放處。
2、銷毀保密性文件、資料、檔案要由公司指派專人監督，並一律使用碎紙機進行銷毀；作廢保留的保密性文件、資料、檔案標明作廢後統一保管。
3、凡屬保密性文件、資料、檔案的借閱、傳閱、復印均應按規定程序辦理，並由專人妥善登記保管。
4、凡屬保密性文件、資料、檔案應在專門存放處妥善保存，不得隨意放置。
5、不得使用傳真機傳遞保密性文件、資料、檔案，不得私自將保密文件、資料拷盤。
第五條 關於經營管理決策的保密規定：
1．對任何會議、活動、訪談或其它場合所形成的經營管理決策均應予以保密，應由公司總經理或其它相關管理人員安排具體傳達事宜，任何人不得隨意傳達。
2、不得在公共場所及家屬、親友面前談論未在公司范圍內公開傳達的經營管理決策，也不得在私人信件、電話中涉及相關經營管理決策。
3、不得將會議、活動、訪談記錄隨意放置，應置於有利保密的地方妥善保管。

懲 戒 細 則
第一條 目的：為規范公司員工的行為，確保公司各項規章制度得到有效的貫執行，特製定本細則。
第二條 適用范圍：公司全體員工
第三條 管理許可權：行政辦公室
第四條 懲戒原則：
1、公司所有員工均應約束自己的行為，認真遵守公司各項規章制度。
2、公司行政辦公室對員工的表現定期或不定期的評審，並有權責令違反公司規章制度的員工在規定時間內改善其表現。
3、任何懲戒方式均不論違紀人員的職務高低予以平等一致的行使，違紀者必須以正確態度接受處理並迅速改正自己的過失。
第五條 懲戒內容：
1、禁止高聲喧嘩、污言穢語。
2、愛護辦公區域內一切設施，不得隨意毀壞、塗抹，不得將公共設施及物品據為已有。
3、節約公司一切能源，隨時注意關閉電源、水源開關。
4、工作時間內不得擅自離崗外出，不得進行上網聊天、玩游戲、打牌、下棋等娛樂活動。
5、不得在辦公時間內進食、吃零食、飲酒。
6、注意保持辦公區域的衛生，不得亂扔雜物或隨地吐痰。
7、外出或下班離開時，應收拾好與工作有關的資料文件及個人物品，關閉電腦電源。
8、不得使用公司電話撥打私人電話。
9、員工不得發型不整、怪異或染色過度；不得濃妝艷抹或佩帶過於繁雜、誇張的飾物；不得在暴露在服裝外的肌膚上紋身；女員工應淡妝上崗。
10、其它情況
違反上述規定最低按20元／次進行處罰，因違反規定造成重大影響的，視具體情況酌情處理。
第六條 懲戒方式：
1、口頭警告 2、書面警告
3、責令書面檢查 4、罰款
5、賠償損失 6、勒令辭退
以上處分方式可根據情況單獨使用或兩種方式結合使用；公司也有權視具體需要採用最恰當的其它處分方式。