流程審批系統設計

『壹』 審批流程的設計與實現和OA系統許可權設計

這個是在軟體里設置的，看看說明，根據自已的需要設定，每個公司都是不一樣的，有的綜合管工程、市場，有的商務管市場，所以沒有通用的設定。許可權也是的，都是按需自己來設。真不會，還有軟體商的服務人員，你說需求，他們會幫你做的。

『貳』 XX管理信息系統分析(流程)與設計

在日趨激烈的市場競爭中，迫使設計院要迅速轉變觀念，擺脫傳統落後的工作習慣，從先進的計算機技術手段中尋找出路，實現升級改造。建立管理信息系統的要求已十分迫切。
建立管理信息系統，推進管理信息化需要我們轉變經營觀念，再造業務流程，優化組織機構，減少管理層次，嚴格規章制度，分流富餘人員。推進信息化管理的過程，是對傳統的、落後的管理思想和管理方式的改造過程，是深化改革的過程，是一場革命。
如何運用計算機網路實現設計院管理系統，也就是如何利用計算機網路實現設計院管理的科學化、信息化，就此作者想從以下幾個方面闡述：
一、 設計院傳統管理方式的弊端
設計院是一個以設計開發為主的企業，隨著國民經濟的迅猛發展，市場競爭日趨激烈，利潤率逐漸呈下降趨勢，原先在傳統的計劃經濟設計開發模式下表現的不很明顯的問題逐漸突現出來。主要有以下幾點：
1、 工程項目的設計過程往往需要多個不同專業、不同層次的人員齊心協作才可完成。設計開發組成員之間交流溝通的低效率嚴重地影響到項目的順利實施，使用傳統的交流協作方式由於其自身的限制已經很難大幅度提高工作效率。
2、 隨著設計成果的逐年累積，圖紙、文檔等資料的數量迅速增加，保存、管理和檢索的工作量越來越大，在人工管理的方式下極易出錯，甚至會造成圖紙、文檔等資料的遺失；設計人員非常希望方便地共享並重復利用以前的設計成果。在人工管理的環境下，由於人工操作的限制，過於鬆散的圖檔資料管理體制易造成重要資料的流失。而為安全考慮而設置的圖檔借閱審批機制由於其繁瑣的審批程序嚴重地影響了工作效率。
3、 每位人員的設計成果只存儲在自己的機器中，當有硬碟損壞或其他無法恢復的錯誤發生時將會導致大量數據毀滅。
4、 由於部分設計人員業務素質和職業道德水平不高，出現隨意列印各種圖紙、文檔等資料的現象，甚至列印私人需要的資料，加之許多設計院缺乏對列印設備有效的管理，造成列印出圖所用的耗材大量浪費，加大了設計開發的成本。
5、 隨著設計院的工作人員逐漸增多，院領導很難快速清楚地了解到工作人員的工作內容及工作效率情況，這對院領導及時准確把握全院工作動態、督促各項工作完成造成許多困難。
綜上所述，設計院迫切需要一個能提高溝通協作效率，加強院領導對設計人員的合理調配、優化組合，並能在充分保證安全性的前提下，有利地實現資源共享、反復利用圖紙、文檔等資料的，簡單、實用的管理系統。
二、 設計院建立管理信息系統的指導思想和具體目標
1、 指導思想
建立管理信息系統，實現設計院管理信息化的核心是運用現代信息技術，把先進的管理理念和方法引入到管理流程中，提高管理效率和水平，促進管理創新。提高管理基礎工作的規范性和各項管理業務的協同性，全面提升設計院管理水平。
推進設計院管理信息化要以實現科學管理、向管理要效益為宗旨，優化設計院資源配置，提高效率，降低成本，提高質量，改善營銷服務，增強透明度，加強內部制衡，完善決策程序，增強設計院的市場應變能力，全面提高設計院管理水平，推進管理創新。設計院管理信息化要與轉換經營機制、建立現代企業制度、推進技術進步相結合，通過管理信息化促進機制創新、制度創新和技術創新。
推進設計院管理信息化要根據企業發展戰略制定整體規劃，避免孤立地設計或實施某項管理，防止形成信息孤島和重復投資。整體規劃要以應用綜合性系統為重點，實現主要業務流程電子化以及人力、物力、財力的優化配置和信息資源的高效利用。
2、 具體目標
建立設計院管理信息系統，目的是要探索出一套適合市場經濟條件下設計院的管理模式來，這樣的管理模式應該實現以下目標：
1）它應該包括生產調度系統、財務系統、計劃管理系統、人事管理系統、檔案管理系統、公用信息服務系統（包括互聯網接入服務、電子郵件服務、企業網站對外信息發布服務、外部信息傳輸處理服務）、設計院CAD系統、物資管理系統、運銷管理系統、各生產部門的公用查詢系統等。能將企業日常辦公、文檔、審批和數據處理都在網路上實現。是一個以MIS為依託的辦公流程管理系統。允許使用者自定義各種工作流程，包括綜合計劃、經營合同、公文、人事、總務後勤等。
2）擁有針對性很強的固定工作流程和充分的自定義工作流程，並且使用方便。根據設計院實際的專業分工，合理分配系統管理工作，將屬於專業人員范圍的管理和授權工作劃給專業人員，減少系統管理員的工作量。為了保障系統的安全，在業務系統外的單位和用戶不能直接訪問。
3）對數據的採集、統計和錄入必須建立嚴格的責任制度，確保數據的真實性、准確性、一致性和適時性，重要數據要盡量實現備份和容錯自動化。每個應用系統都以大型資料庫為支撐，具有很強的數據支持能力，符合信息管理類型軟體對數據存取的要求。文件服務和應用服務，在充分考慮到安全性的前提下，為設計人員提供一個可方便共享、重復利用圖紙、文檔等資料，並集成於協同工作平台的圖紙、文檔管理軟體，無縫地實現設計、存儲、檢索、應用等一體化集成的網路服務，發揮分布網路和集中網路各自的優勢，建立完善的文件容錯系統，確保使用方便，萬無一失。
三、 如何以計算機網路為基礎，建立起一套科學的設計院管理信息系統
下面，作者以計算機網路在甘肅省交通規劃勘察設計院的具體應用為例來闡述如何利用計算機網路建立起一套科學的設計院管理系統。
我院網路系統自2002年元月起開始運行。該網路系統是一個支持公共信息的訪問、網路管理、不同子系統間數據的交互和訪問、OA的流轉、信息發布、資料庫服務和應用服務的網路平台。它是甘肅省交通系統智能化平台網路的主幹層，通過cisco6509交換機和交通系統智能化平台的其它單位實現OA的協作，並通過此平台的路由器、防火牆、代理伺服器實現internet的訪問和包的過濾。通過帶路由模塊的4006交換機實現本單位部門間特殊業務VLAN的子集劃分。本單位內數據的交互和訪問在本單位的VLAN內即可實現，實現業務的保密性，減少主幹鏈路的擁塞，提高訪問速率。對於移動辦公的部門和人員，選用無線接入和PSTN訪問的方式。結合intranet的物理鏈路，建立了以微軟的windows 2000 advanced server為操作系統的域管理系統，部門設為管理單元，方便查詢和不同部門策略的運用。資料庫系統選用Oracle公司的Oracle 8iEE.30用戶企業版，結合圖庫軟體，便於查詢。同時為了實現OA系統和資料庫的動態鏈接，選用了Lotus公司的ESB軟體，OS系統軟體（辦公自動化開發工具）選用Lotus Notes/Domino。網路管理軟體選用了cisco works for windows6.0等，對網路的流量和峰值進行實時監控。數據穩定方面，允許用戶在一個伺服器失敗時，自動轉向另一伺服器，同時應用程序也能在硬體失敗後，以最小的切換時間來重新啟動並運行。存儲備份軟體選用veritas backup exec 9.0 for windows server，實現人工干預或智能的數據備份。
1、 建立自己的辦公自動化系統
這是一個以計算機網路為依託的辦公系統。設計院的辦公、生產調度等工作都可以以它為平台，根據自己單位的實際情況建立辦公流程。管理系統的辦公自動化系統能夠幫助領導及時、直觀地了解員工工作狀況，掌握第一手資料，加強對全局的把握和監督，同時有利於不同房間、樓層員工之間的即時交流。它還提供了一個功能更強的區域網通訊工具，員工之間不需電話等設備即可方便地交流。事實上，設計院的辦公自動化是實現設計院信息化管理的主要部分，而它的基礎就是計算機網路，網路的穩定和安全直接影響辦公自動化能否實現，以及功能的健全與否等。
2、 建立項目及圖庫管理系統
建立計算機網路的原始目的是最大程度地實現資源共享。設計院一般都有海量的數據資料，設計人員對這些數據的調用也很頻繁，所以要為設計人員和領導提供一個基於網路環境的"協同工作平台"，並提供一系列功能強大的組件模塊來降低工作強度和加快溝通交流速度，提高工作人員的工作效率。對項目進行管理的工作流程管理系統，具有設計工作流程（設、校、審等）管理、項目進度計劃、質量控制、項目信息統計、工程數據復用、出圖、歸檔管理等功能。當然，這些功能都是通過相應的軟體實現的，但這種軟體也是基於網路的，沒有計算機網路，就不可能完全實現上面生產管理的自動化。
3、 建立科技檔案管理系統
建立一個符合國家檔案管理部門要求、規模大、功能全的科技檔案管理系統，主要是用來管理技術資料，如工程圖紙、文檔、音視頻多媒體文件等。它可以使每位工作人員很方便地在網上查詢這些資料目前的狀態。這也需要相應的軟體支持，而且只有網路版才能夠滿足設計院檔案管理的要求。離開計算機網路，再大的資料庫也是信息孤島，失去實用價值。
4、 建立網路列印服務系統
建立網路列印服務系統，以此來監控列印消耗量，對網路列印、繪圖情況進行統計，有利於單位成本核算，減少浪費。並可以非常透明地使多個人員共享一台列印機。
5、 建立完善的文件服務系統
設計院的人員，經常需要掌握第一手資料，這就需要室外勘察作業。如何把勘察所得的數據安全可靠地傳輸到總部是必須解決好的問題。傳統的由人員攜帶數據送回總部或郵寄等方式費時費力，安全性不高，而網路技術的發展為數據的安全傳輸提供了最好的方法，利用無線計算機網路更是方便快捷，可以說網路是設計人員步步為營的有效保障。
6、 郵件及Internet服務
通過建立Exchange伺服器，可為每位工作人員提供足夠空間的電子信箱。單位內部提供的電子信箱，可以使每個人的信箱地址和他的網路登錄賬號相同，便於記憶。工作人員經常需要上網查詢一些相關的信息。利用代理伺服器等技術可使每個工作人員隨時和Internet保持接通，而一些常用信息被緩存於伺服器當中，降低了帶寬的佔用，提高了上網速度。利用防火牆技術，可有效地阻止外部黑客的侵入。
7、 共享與安全
在計算機網路世界裡，共享和安全是一對孿生兄弟，它們總是成對出現。我們在考慮利用計算機網路實現設計院管理的有利一面的時候，同時也要充分估計到它帶給我們的副作用，這就是安全問題。我們可以利用比較先進的SAN技術管理存儲，利用IP策略對網路進行流控，利用一系列硬體和軟體的安全策略對正在生成的和正在計算機網路中傳輸的數據進行加密，做到萬無一失。但應該認識到，就目前的技術而言，絕對的網路安全是不存在的，但這樣的結果並不影響我們利用計算機網路實現設計院管理系統的整體效應。
四、 對計算機網路與設計院管理系統的瞻望
在計算機網路技術已十分成熟的今天，利用計算機網路實現設計院管理的信息化已是大勢所趨。設計院作為知識密集型企業，始終在探索和實踐科學的設計管理手段和方法。然而，大部分管理措施在具體落實時卻發現，其實際功效與當初的管理目標常存在相當大的出入甚至是大相徑庭。目前大部分單位所建的計算機網路實際只是代替磁碟傳遞文件，計算機網路很大的利用空間沒有得到開發，以至於花了大量的人力物力布設的網路利用率不高或流於形式。
因此，必須找到一個切實可行的方法，既能真正地提高設計單位的工作效率，又可以使先進的技術手段和科學的管理方法的作用得到充分發揮。這里提出的基於計算機網路的設計院管理系統，在計算機網路技術已經十分成熟的今天是易於實現的，所以問題的關鍵還是要確立我們理想中的設計院管理系統。可以說計算機網路啟發了我們的思路，使我們把以前不敢想、不敢提的問題和想法都列舉出來，如果按照上述方法實施，其結果一定是設計院的管理系統會更趨於科學完善。上面提到許多的具體實施過程是結合作者在工作中的實踐提出的，在這里只是拋磚引玉，希望看到大家更好的想法。

『叄』 系統設計時，怎樣參考數據流程圖畫出信息系統流程圖在這過程中主要應做哪些工作

我也在為此問題發愁

『肆』 電子系統設計流程有哪幾步

電子系統的設計流程應根據系統的功能要求進行，注意做到統籌規劃，分期建設，配套發展。辦公自動化系統可分為3個步驟實施：即系統分析、系統設計、系統實施和測試。
一、系統設計流程分析
在系統分析中又分為辦公事務調研、系統目標分析、系統功能分析、系統配置分析及可行性論證幾步。
辦公事務調研，首先是對項目全面調研，確定信息量大小、信息的類型、信息的流程和內外信息需求的關系等，其次還要對構成本系統的各部門的情況進行調研，了解本部門與相關部門及相關機構之間的關系，要了解本部門現有設備配置和辦公資源的使用情況，工作能力大小，為系統進行設備配置及選擇提供依據。也就是要確定辦公自動化系統的功能和目的，這是建設辦公自動化系統的基礎。
系統目標分析，根據辦公事務需求，分析該辦公自動化系統所能完成的基本任務（如事務管理、信息管理和決策管理等）、包括近期、中期和遠期的目標，以及將來獲得的社會效益和經濟效益。
系統功能分析，確定為實現系統目標具有的所有功能，如辦公事務管理信息資料的存儲、查詢等，這是設計辦公具體管理事務模塊所必需的。
系統配置分析，根據系統的需求及系統實際的資金投入，從確保系統的選進性、實用性、可靠性、經濟性來選擇辦公自動化設備的配置，並要考慮到發展的需要。
可行性論證，對系統的總體方案進行分析、評估、論證、修訂。依靠專家對系統方案的科學性、先進性、可行性進行全面論證和評估之後方能實施。

『伍』 系統設計時，怎樣參考數據流程圖畫出信息系統流程圖

系統設計時，怎樣參考數據流程圖畫出信息系統流程圖高手解答！著急幫你做.

『陸』 信息管理系統設計題流程圖

信息管理系統設計題流程圖

『柒』 OA系統中流程管理靜態頁面如何設計

極品OA能夠為單位管理人員、工作人員提供良好的辦公手段和環境，使之准確、高效、愉快的工作。 實施OA系統可幫助企業事業單位實現信息資源的共享；增強員工協同工作的能力；強化領導的監控管理；有效管理起有形（設備等）、無形(業務信息、知識)資產，避免流失；實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規范化，完美整合了組織內部的信息流。具體來說，實施OA辦公自動化系統作用為： 1、 建立內部的通信平台。 建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。 2、 建立信息發布的平台。 在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。 3、 實現工作流程的自動化。 變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均採用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網路傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。 4、 實現文檔管理的自動化。 可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按許可權進行保存、共享和使用，並有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享。實現文檔管理自動化以後，如企業來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合許可權可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。 5、 輔助辦公。 它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。 6、 實現分布式辦公。 變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網路連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。 7、 建立信息集成平台。 現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據，對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的，智能網路辦公系統具備數據介面功能，能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使企業員工能有效獲取處理信息，提高企業整體反應速度。 8、 節省企業的辦公費用支出。 將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、列印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。 9、 搭建知識管理平台。 系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。 10、增強領導監控能力 強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。 OA怎麼來幫助管理？現代企業之間競爭越來越激烈，怎麼讓企業始終站在戰略的制高點，在競爭中游刃有餘？企業經營者越來越意識到管理的重要性，開始關注各種各樣的管理模式。目前企業界的管理方法和理論層出不窮，這個我們很難去分清孰是孰非，因為每種方法都有自己的適應面和優缺點，但是怎麼落實這些管理理論，怎麼樣通過信息化改造來把這種管理思想真實落實到位是很關鍵的問題。 信息化系統包括ERP、OA、PORTAL、MES說白了都是在落實這些管理觀，這里以我們熟悉OA系統為例介紹一下OA在管理中的作用。 現在市場上有很多OA系統，傳統的OA，從功能上講大部分都差不多，無外乎流程類、信息共享類、信息溝通類等等，但是總體上來看很多系統都偏「技術」，說白了就是為了「OA」而「OA」，沒有真正想通OA是做什麼的，僅僅是為了溝通和無紙化辦公？僅僅是為了共享信息和工作流這些技術概念？我們認為OA發展到現在不僅僅是如此，它應該是企業管理思想和管理靈魂的載體。。。 我們認為企業管理內容主要分以下3塊 機遇管理 ——創意、想法（需要數據分析做基礎），要使企業把握這種機遇，並且去落實它。 基礎管理 ——細節管理、流程管理、把機遇轉變成具體的工作去執行，變成一種開發的穩定的狀態。 投資管理 ——投資分析、決策支持，使企業在投資發展中擴大。 基礎管理： 現在我們重點來介紹一下我們企業的基礎管理，也就是怎麼把公司的具體管理落實到每個終端，真正達到管理目的措施。 1， 管理辦公事務規范化，流程化，日程化，避免虎頭蛇尾； 2， 協作高效化； 3， 信息共享化； 4， 管理網路化； 5， 執行責任化； 6， 掌控全局化。 上面6條又怎麼去通過具體的軟體功能去實現？我覺得通過OA整和流程、許可權、內容、報表實現廣義的績效監督和考核，實現對子公司，部門統一管理是一條可行之道。 也就是通過公司戰略的層層分解、把最終的任務（KPI指標）落實到個人，這是一個從上到下的過程，然後，通過基層的執行，又把執行情況層層統計，個人統計到小部門，小部門統計到大部門，最後匯總到公司，實現一個從下到上的反饋過程。實現一個閉環的控制系統，通過反饋的情況進行KPI指標調節，逐步使公司變成一個按照公司戰略穩步運行的機器。 在統計和執行的過程中又通過系統進行監督執行過程，不但對結果進行考核，還要對過程進行監督，實現全程監控的目標。

『捌』 如何實現OA系統的自定議審批流程的資料庫設計

我舉一個例子：有的OA系統是要公司客戶自己有伺服器，然後裝到客戶的伺服器上。可是客戶嫌麻煩，所以我想將OA系統（PHP+Mysql）放在自己的伺服器上，讓公司客戶及其員工來注冊使用。那麼問題來了，原來在客戶自己的伺服器上資料庫也就十幾張表，但都放到我的伺服器上，每注冊一個公司就得增加十幾張表，那如果有一萬家公司注冊資料庫不得有幾十萬張表？跟樓主一樣的問題，有一些老牌廠商早就給出來完美答案了，比如華為、天翎都有過類似的問題，這些企業提出的解決方案就很不錯，就針對上面的問題，最簡單的辦法是給每張表加個實例ID，一個公司對應一個實例ID，然後在你的MVC架構中跟DB最近的這一層加個攔截器，每個SQL查詢都自動帶上實例ID，這樣不用對代碼做很大改動。後期再根據需要優化，哪些公司合用一張表，哪些單獨佔用一張表甚至一個資料庫，總之具體問題具體對待，需要在運營的過程中根據用戶量和業務情況來分析採取對策。

『玖』 OA系統核心業務流程是怎麼實現的

OA系統中，工作流程設計是辦公自動化系統開發的關鍵性工作，其合理與否直接影響著辦公流程的准確性、自動化程度、運轉效率以及系統的安全性、可靠性等各個方面。因此，工作流程的設計是系統規劃的重要環節。本文提出一種基於工作流管理的OA系統核心業務流程模型，並以實際系統為例，對模型中的核心業務流VIA行了詳細的設計與實現。

OA系統核心業務流程模型設計
工作流管理平台是OA系統的核心部分，它的任務是解決不同角色在公文處理中的協作問題，在網路上實現公文的新建、審批、簽發、駁回、編號、登記、注銷、分發、歸檔、查詢和瀏覽等基本工作的全部處理過程，對公文的審批流程進行跟蹤、催辦和統計，以便及時了解公文的處理進度。
本文以一個教育學院為例，公文流轉業務主要分為發文業務和收文業務兩種業務類型。

a、收文管理業務流程模型設計
收文需要在登記人、審批(辦理)人等多個角色之間流轉，同時要根據不同角色的實際操作情況給收文設定不同狀態，如「新收文」、「登記後收文」、「待審批」等。這樣收文就會在不同角色的驅動下，從一個狀態到另一個狀態進行流轉，完成收文的辦理過程。圖2所示為收文業務流程模型。對收發文管理核心業務流程模型的這種設計完全實現了辦公的自動化過程，使公文流轉流程變得清晰、透明、易於完成，所有的處理全部在網路環境中實現，可以充分地體現各個部門協同辦公的特點，極大地提高部門整體工作效率。
b、發文業務流程模型設計
在發文業務流程模型設計中，發文需要在擬稿人、公文意見簽署人、審批人等多個角色之間流轉，同時根據發文的實際審批情況給發文設定不同狀態，如「新發文」、「准備提交」、「待審批」等。這樣，發文就會在不同角色的驅動下，從一個狀態到另一個狀態進行流轉，完成整個審批過程。

OA系統核心業務流程模型實現
a、發文業務流程模型實現
發文管理模塊是人事公文管理子系統中使用頻率高、用戶層次多、功能要求高的一個重要組成部分，涉及到多個職能部門的各個級別，不僅要完成自發文，而且能夠將收文轉發文，是典型的流轉型事務。
b、發文子系統的工作流議計與代碼實現
發文設計首先要確定所發公文的類型，發文類型不同，具有簽發權的對象也不一樣。另外，與普通的文件一樣，發文也具有標題、文稿狀態、緩急級別、保密級別、擬稿部門、擬稿人、收文部門、提交的個人、正文、備注、領導審批專區等對象，這些對象可以直接在表單中進行設計。
C、發文子系統的模型實現
發文管理子系統主要體現人事處對其他部門發布公文及公文處理的整個工作過程。根據學院人事處的實際發文工作，發文包括兩個方面，一是對學院內部各部門的發文，另一個是向學院外的發文。
發文由於類型的不同，送審時會碰到各種不同的角色。學院內的發文涉及人事處文員、人事科科長、人事處分管副處長、人事處處長、其他部門秘書等至少五種角色;學院外發文涉及人事處文員、人事處分管副處長、人事處處長、主管院長、學院辦公室、外單位接收對象等多種角色。在設計時可以為不同的工作崗位創建相應的角色，同時根據用戶職務和責任指派合適的角色，用戶根據所指派的角色獲得相應的許可權，實現對文件的訪問，以保證系統的保密性和安全性。如人事處文員只具有草擬公文以及修改在審批過程中領導不同意被返回的公文的許可權。人事處秘書具有登記收文的許可權，卻不具備批改公文的許可權。