機關檔案裝訂

『壹』 有了竣工驗收備案怎麼辦理房產證

辦理房產證的步驟為：

准備材料，准備的材料有：

（1）《不動產登記申請表》原件；

（2）建設工程竣工規劃核實確認書原件；

（3）建設工程竣工驗收備案登記證原件；

（4）記載有土地狀況的土地房屋權屬證書和地籍調查確認通知書原件；

（5）公安機關核準的房地產坐落證明原件；

（6）面積測繪計算報告書原件；

（7）涉及拆遷的提交拆遷行政主管部門出具的拆遷安置完畢證明和拆遷許可證原件。

(1)機關檔案裝訂擴展閱讀：

提交文件：

（1）工程竣工驗收備案表；

（2）工程竣工驗收報告。竣工驗收報告應當包括工程報建日期，施工許可證號，施工圖設計文件審查意見，勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合格文件及驗收人員簽署的竣工驗收原始文件，市政基礎設施的有關質量檢測和功能性試驗資料以及備案機關認為需要提供的有關資料；

（3）法律、行政法規規定應當由規劃、環保等部門出具的認可文件或者准許使用文件；

（4）法律規定應當由公安消防部門出具的對大型的人員密集場所和其他特殊建設工程驗收合格的證明文件；

（5）施工單位簽署的工程質量保修書；

（6）法規、規章規定必須提供的其他文件。

（7）《住宅質量保證書》和《住宅使用說明書》。

『貳』 檔案放在人才市場需要什麼證件

需要以下資料：

1、報到證，報到證上有寫報到單位的。政府的人才市場是根據報到證接受檔案的，沒有報到證的，說明他還沒具備畢業資格，沒畢業資格就不能享受檔案放人才市場的幹部檔案確認和管理。

2、是個人身份證，以證實檔案確實是本人的，與畢業證、戶口本無關。

3、與非公有制企業和社會組織、外國企業常駐代表機構簽訂的勞動（聘用）合同。

4、用人單位營業執照副本復印件和組織機構代碼證副本復印件。

(2)機關檔案裝訂擴展閱讀

國家對於畢業未就業的大學生的檔案，一般採取三種方法：

一、把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。

★ 適合對象：比較適合準備在生源地范圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。

★ 優點：在生源地就業後辦理手續簡單方便。

★ 缺點：兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。

二、把檔案留在學校。2002 年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生戶口、檔案留校兩年。待落實工作單位後，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。

★ 適合對象：適合有就業願望但尚未就業的畢業生。

★ 優點：學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用。

★ 缺點：畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。

三、把檔案轉至就業代理或人才交流中心。

★ 適合對象：比較適合創業、靈活就業的畢業生。

★ 優點：易於畢業生解決一些實際問題。

★ 缺點：由於畢業生與指導中心交流相對少，容易造成信息不暢。

『叄』 什麼是案卷目錄全引目錄和歸檔文件目錄

1、案卷目錄全引目錄

文件目錄，又稱「全引文目錄」，是一種基於文件目錄開發的新文件檢索工具，它以整個文件為范圍，整個文件中的所有文件作為檢索級別，反映順序整個文件中的檔案實體。

2、歸檔文件目錄

存檔文件目錄中使用的紙張尺寸為A4（長297毫米，寬210毫米）。

存檔文件目錄應綁定到卷中，並應准備好封面。可根據需要在存檔文件目錄的封面上設置全名，年份，保質期，組織（問題）和其他項目（參見圖A3）。其中，全名是備案單位的名稱。填寫時，應使用全名或標准縮寫。

歸檔文件目錄應根據分類方案和房間號碼順序編制。

提交文件應逐一編目。當通信和回復被視為一個時，只有回復被編目。存檔文件目錄設置了諸如零件數量，負責人，編號，標題，日期，頁碼，注釋等項目。

（1）部件號：填寫房號。

（2）負責人：製作和發行文件的組織或個人，即文件的簽發機構或簽字人。

（3）編號：要發布的文件編號。

（4）標題：文件的標題。如果沒有標題或標題沒有標准化，標題可以由自己制定，並增加一個「[1]」。

（5）日期：文件的編制日期，用阿拉伯數字標記8位數，如1990-909。

（6）頁面：每個檔案的頁面。文檔中帶有圖片和文本的頁面是一頁。

（7）注意：需要在注釋文檔中解釋的情況。

(3)機關檔案裝訂擴展閱讀：

目錄質量要求

1、備案文件應完整和完整。如果手寫模糊或可更改，則應修復損壞的文檔並進行復制。

2、備案文件中使用的書面材料，紙張和裝訂材料應符合檔案保護的要求。

『肆』 財務的主要工作是什麼

在現實經濟生活中，「財務」與「會計」像是一對孿生兄弟，是那樣密不可分，經常成對出現。過去，我們有國家統一制定的財務制度和會計制度。如「兩則兩制」包括《企業財務通則》、《企業會計准則》以及分行業的財務制度和會計制度。財務與會計各司其職。財務定政策，解決對經濟業務事項的確認和計量問題，如固定資產的標准、計提折舊的方法等都由財務制度規定；會計定方法，解決對經濟業務事項的記錄、報告問題，規定會計科目和會計報表的設置，具體經濟業務應借記（或貸記）什麼會計科目以及會計報表項目的口徑和列示。
現在，國家出台了統一的會計核算制度，如《企業會計制度》、《金融企業會計制度》，即將出台《小企業會計制度》發布了一系列具體會計准則，新的會計制度和具體會計准則不僅包含對會計要素的記錄和報告內容，還包括對會計要素確認和計量內容，恢復了會計制度的本來面目。也就是說新的會計核算制度涵蓋了原來財務制度的內容。同時，近年來在社會上形成了一股會計熱，會計打假、不做假賬的呼聲很高，在一些人的觀念中，似乎會計已經取代了財務，財務的概念已經淡漠甚至含糊不清了。思想是行動的先導，近年來，在實際工作中，一些從事財務管理的同志理不直，氣不壯了。特別是隨著國有企業改革和轉換企業經營機制的深入，進一步擴大企業理財自主權，財務管理有進一步弱化的傾向。那麼，什麼是財務，什麼是會計，兩者到底有無區別與聯系呢？財務與會計的關系給我們帶來許多困惑和不解。
一、財務與會計的區別
筆者認為，財務與會計應有一個客觀的界限，其區別主要體現在以下方面：
1．概念不同。財務是在一定的整體目標下，關於資產的購置、投資、融資和管理的決策體系。而會計是以貨幣為主要計量單位，採用專門方法，對單位經濟活動進行完整、連續、系統地核算和監督，通過對交易或事項確認、計量、記錄、報告，並提供有關單位財務狀況、經營成果和現金流量等信息資料的一種經濟管理活動。
2．職能作用不同。會計基本職能是核算和監督，側重於對資金的反映和監督。而財務的基本職能是預測、決策、計劃和控制，側重於對資金的組織、運用和管理。
3．依據不同。會計核算的依據是國家的統一會計制度，具體會計政策、會計估計的選用由企業根據國家統一會計政策，結合企業實際情況選定的。而財務管理的依據則是在國家政策法律允許范圍內，根據管理當局的意圖。單位制定內部財務管理辦法，享有獨立的理財自主權。自主決策權。
4．面向的時間范圍不同。會計是面向過去，必須以過去的交易或事項為依據，是對過去的交易或事項進行確認和記錄。而財務是注重未來，是基於一定的假設條件，在對歷史資料和現實狀況進行分析以及對未來情況預測和判斷的基礎上，側重對未來的預測和決策。經濟業務或事項應不應該發生、應發生多少，是財務需要考慮的問題。
5．目的和結論不同。會計的目的是要得出一本「真賬」，結論具有合法性、公允性，一貫性，相對來講結論是「死的」，不同的人對相同的會計業務進行核算，在所有重大方面不應存在大的出入。而財務的目的在於使企業財富的最大化或價值最大化，其結論相對來講是「活的」，它沒有極值，只有恰當的、合理的，其結果不是唯一的。不同的人，由於經驗、取捨、偏好等的不同，得出的結論可能差異較大。需要說明的是，財務管理是一門科學，但不是一門硬科學，而是一門軟科學。有理性一面，也由非理性的成分。因為它賴以存在的基本條件都是假定的，是經驗值（如平均資金成本）。財務難就難在要對不確定性的東西，要依據經驗、判斷、推理做出決策。
6．影響其結果的因素不同。會計結論主要受會計政策和會計估計的影響。企業選定的有關會計政策、會計估計，既受到國家統一會計制度的限制，同時受到會計人員專業判斷能力的制約。而財務管理目標實現的程度，主要受到企業投資報酬率、風險，以及投資項目、資本結構和股利分配政策的影響。
7．分類不同。會計包括財務會計（對外報告會計）和管理會計（對內報告會計），財務分為出資人財務和經營者財務。這里的出資人是指獨立於經營者之外的投資者、債權人，既包括現實的出資人，也包括潛在的出資人，如尚未出資但准備對某單位進行投資或借款的人。出資人往往關心被出資單位對外提供的財務會計資料，而經營者在按要求對外提供財務會計資料的同時，更關心內部管理會計資料。
二、財務與會計的聯系
財務與會計既有區別，但同時又相互作用、相互影響，有著非常緊密的聯系。其聯系主要體現在：
1，兩者都是為特定對象服務的。即存在財務主體和會計主體，作用的對象都是單位資金的循環與周轉，主要對價值形態進行管理。
2．會計是財務的基礎，財務離不開會計。會計基礎薄弱，財務管理必將缺乏堅實的基礎，財務預測、決策、計劃和控制將缺乏可靠的依據。新的具體會計准則和新會計制度普遍採用謹慎性和實質重於形式的會計原則，有利於為企業財務管理和決策提供客觀、真實、完整的會計信息資料，減少財務決策風險。
3．財務與會計在機構和崗位設置上有交叉現象，在內容上沒有明確的界限，單位在機構、崗位的設置上，除不相容職務以外，財務與會計崗位可以重疊。單位會計機構負責人（會計主管人員），同時也可以是單位財務負責人。有的財務部門或計財部門包括會計機構，同時履行財務、會計的職能。單位會計人員可以根據單位要求，獨立或參與單位財務計劃的編制、利潤分配方案的制定，以及財務管理和重大財務的決策。實務中，單位內部財務管理與內部會計控制可有機結合。
4．會計從業人員必須掌握有關財務知識，熟悉單位的內部財務規定，如差旅費，醫葯費等報銷的規定等。，每年注冊會計師、會計師考試科目，都包括財務成本管理內容。同樣，財務人員必須懂會計，能熟練分析和運用相關會計信息資料。
三、明確財務與會計的區別與聯系對實際不作具有重要指導意義
1．便於區分財務責任和會計責任。財務與會計的職能是不同的。在某些情況下，分清財務與會計的概念，明確財務、會計的職責，是非常重要的。如實行代理記賬的單位，必須明確會計代理機構與被代理單位的責任，處理好財務與會計的關系。目前正在廣泛推行的以代理記賬為基礎的政府會計集中核算，其基本前提就是單位理財自主權不變。單位實行會計集中核算後，會計核算從單位獨立出來，由核算中心代理會計核算工作，但財務管理職能仍屬於單位，單位資金的籌措、分配、使用的財務管理權沒有變，單位債權、債務關系沒有變，特別需要強調的是單位的一切開支必須經單位同意，核算中心才能處理。按照《會計法》的要求，單位的會計責任主體仍是單位。核算中心是代理記賬，履行會計核算和會計監督的責任，會計核算中心不能越權、越位，更不得平調單位資金。
2．有利於更好地指導財務與會計的改革與實踐工作。當前的會計改革抓住了會計工作面臨的熱點難點問題，特別是會計假賬問題。全國人大、國務院、財政部出台了一系列會計法規制度，特別是《會計法》及其配套法規，包括一系列新准則、新制度，強化了會計核算和監督，加大了對違法違規行為的打擊力度，廣泛應用了謹慎性和實質重於形式的會計核算原則，從制度上消除假賬產生的原因，成效顯著。下一步還需進一步完善准則和制度體系，關鍵是抓好《會計法》以及新制度新准則的貫徹落實。
通過轉換國有企業經營機制，擴大企業理財自主權，企業財務管理實現了由過去國家大包大攬、代替企業理財到還權於企業的重大轉變。但這並不意味著財務管理不重要或輕鬆了。財務面臨著如何重新構建適應社會主義市場經濟體制下的財務管理體系問題。筆者認為，構建新的財務管理體系，涉及兩個以下層面的財務管理：
第一，經營者財務管理。從經營者的角度講，企業理財自主權擴大了，企業財務管理的重心由國家轉移到了企業，企業必須徹底克服等、靠、要的思想，學會在市場中找財源，加強企業財務管理。今年財政部制定的《關於企業實行財務預算管理的指導意見》就是加強企業財務管理的一項重要內容。
第二，出資人財務管理。出資人財務管理的特點明顯不同於經營者。這里特別值得關注的是國有及國有控股企業的出資人——國有投資者的財務管理，我國建國以來，國有及國有控股企業通過不斷積累，形成了巨大的國有資產存量，是我國經濟建設中的重要力量，如果一味強調放權，放任國有及控股企業財務管理，勢必導致國有企業資產流失，甚至國有企業「家底」被掏空，管理失控，影響經濟的發展。作為國有及國有控股企業的出資者——財政部門，不是要不要加強國有企業財務管理問題，而是怎麼管、管什麼、如何轉換角色的問題，這里「管」不是要管死，不是要干涉企業理財自主權，走回頭路。 筆者認為，雖然還權於企業，但出資人必須重視和加強出資人的財務管理，以資本為紐帶，加強資本與財務的統一管理，注重資本營運，從總體上搞活國有資本，包括做好對國有資本的布局、投向、變更、轉讓、收益、考核、評價等工作，理直氣壯地擔負起國有資產財務管理的應有職能。財政部出台的《企業國有資本與財務管理暫行辦法》，對國有企業的資產與財務實行統一管理，是加強國有出資人財務管理的一項重要舉措和有益的探索。
當然，在實際工作中，必須處理好以上兩個層面的財務關系，防止從一個極端走向另外一個極端。
3．有利於搞好教學與科研工作。學校在學科設置、課程安排上，應合理安排財務與會計的教學內容，不能偏廢。學校培養的人才不僅要會算賬，而且要善理財。在科研中，應加強我國財務與會計基礎理論與實務研究，在吸收國外先進的財務管理方法，與同際會計慣例接軌的同時，應充分結合我國的實際情況，構建適合我國國情的財務、會計的概念和法律法規框架。在內容上既要注重會計標准和會計職業道德等問題的研究，同時還要結合我國國有資產存量大的實際情況，將促進企業科學理財與加強出資人財務管理有機結合。

『伍』 擔保公司檔案管理辦法

檔案管理制度的內容和構成要素基本上大致不差的，現提供一分河南檔案局的管理文件，你參考一下吧：

第一章 總 則
第一條 為了做好歸檔文件的整理工作，根據國家檔案局發布的中華人民共和國行業標准《<歸檔文件整理規則>（DA/T22—2000）》（以下簡稱《規則》），結合我省實際，制定本實施細則。
第二條 本細則所指的歸檔文件，是指立檔單位在其職能活動中形成的辦理完畢的有保存價值的各種紙質文件材料。
第三條 歸檔文件的整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。
第四條 根據《規則》規定和我省的實際情況，從2001年1月1日起，立檔單位對歸檔文件實行以「件」為單位進行整理。取消「卷」級整理，「卷」不再作為文書檔案的保管單位和統計單位。
第二章 實施范圍
第五條 本細則適用於我省各級黨政機關、社會團體和其他組織需歸檔的紙質文件材料的整理工作。
第六條 企業事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理等歸檔文件材料的整理工作，可參照執行本細則。
第七條 科技、會計等專業（專門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的整理不適用本細則。
第三章 歸檔文件整理的組織工作
第八條 根據國務院頒發的《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）第七章和中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《機關檔案工作條例》規定：凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。
整理環節一般應與機關文書處理工作的組織形式相適應，可採取分教式、集中式或集中與分教相結合的形式。
第九條 立檔單位必須制定本單位的《文書材料整理及歸檔辦法》、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，將其納入有關部門和人員的崗位責任制監督實施。
第十條 承擔歸檔文件整理工作的部門和人員應做好文件材料的平時積累工作，要及時收集，嚴格登記，嚴格檢查，隨辦隨歸，妥善管理。
第十一條 檔案人員應深入實際，加強具體指導，認真細致，嚴把質量檢查關。檢查的重點是：應歸檔的文件材料是否齊全完整；整理的方法是否符合本細則和相關規定的要求；歸檔文件保管期限是否劃分准確；與紙質文件相配套的其他門類和載體的檔案，整理方法是否符合要求。
第四章 歸檔文件的整理單位和裝訂
第十二條 歸檔文件以「件」為單位進行整理。一般以每份文件為一件。下列文件或文本或實體裝訂時，可作為一件：
（一）正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）作為一件；
（二）正件與附件為一件（如果附件內容比正件重要，件數較多，又是單件裝訂，如附件一、附件二、附件三、以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加「附件X」，並填寫各附件的頁數）；
（三）收文件處理單應與來文作為一件；
（四）原件與復印件或手抄件作為一件；
（五）轉發文件與被轉發文件作為一件（被轉發的來文原件與轉發後的文本應分開保存）；
（六）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；
（七）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書作為一件；
（八）歸檔文件的中文與外文為一件。
第十三條 歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理；一套按不同發文字型大小進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限。
第十四條 歸檔文件裝訂前，必須對不符合要求的文件材料進行必要的修整。其主要工作內容包括：對破損文件進行修復，對文字模糊或褪變的文件進行復制；去除原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。
第十五條 對大於A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，摺痕應盡量位於字跡間隙處。
第十六條 以「件」作為保管單位的各文種和稿本的歸檔文件應以件為單位裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；回復性文件在前，報請性文件在後；結論性材料在前，依據性材料在後；漢文本在前，少數民族文字本在後；中文本在前，外文本在後；收文處理單放在來文前面。
第十七條 裝訂前應將「件」內的各頁按一定方式對齊。採用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；採用左側裝訂的，應將左、下側對齊。裝訂要牢固，達到文件不損頁，不倒頁，不壓字。
第十八條 歸檔文件採用線繩裝訂。文件較薄（2—39頁）的用縫紉機裝訂；文件較厚的（40頁以上）採用三孔一線左側裝訂。
第五章 歸檔文件的分類
第十九條 歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類。包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等工作。
第二十條 歸檔文件應採用保管期限——年度——組織機構或保管期限——年度——問題等復式分類法進行分類。過去本機關採用的分類方法如屬上述其中之一，不應改變，以保持穩定。
第二十一條 機構分類法，是指根據內設承辦單位對歸檔文件進行分類。原則上一個機構設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位內設機構序列表的規定或習慣上的順序來排列。採用機構分類法不能同時採用問題分類法。
第二十二條 採用機構分類法，原則上要以發文機構的名稱歸入該機構的類中。下列情況的處理方法是：
（一）由業務部門起草，以機關或辦公廳（室）名義發文的，如果內容屬該部門職責或業務范圍，則應歸入負責起草文件的機構；
（二）由幾個機構共同承辦處理的文件一般歸入主辦機構；
（三）立檔單位內設置的臨時機構，一般應和其他機構一樣設類，形成的歸檔文件歸入該類保存。如果臨時機構與該立檔單位某一常設性內部機構合署辦公的，形成的文件應歸入該內部機構類中。
第二十三條 問題分類法，是指按照文件內容所說明的問題對歸檔文件進行分類。採用問題分類法，要求各類特點明確，不能互相包含。此法只在不適合按機構分類時採用。採用問題分類法時不能同時採用機構分類法。
第二十四條 問題的類別與類名，原則上應根據內設機構的職能性質來設置。不允許按文種設類，更不能以「材料類」、「文件類」、「電報類」等設類。文件、材料、電報等都應按問題合並歸檔。
第二十五條 保管期限分類法，是指根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。各單位劃分保管期限時，應執行《河南省檔案局關於文書檔案保管期限的規定》和《河南省文書檔案保管期限表》的規定。
第六章 歸檔文件的排列
第二十六條 歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列。上級來文集中排列在本級檔案文件之前，下級來文集中排在其後。
第二十七條 同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先後順序排列或者按文件的重要程度排列。
第二十八條 不同事由的歸檔文件排列，可按不同事由形成時間的先後順序排列，也可按事由的重要程度排列，還可按事由具有的共同屬性排列。
第二十九條 對具有保存價值，但未及時歸檔的零散文件，應排列在當年同一保管期限歸檔文件的最後，在歸檔文件目錄備注欄中註明「此件與前X件為同一事由」；或與內容相關的某件歸檔文件裝訂成一件，並在歸檔文件目錄備注欄中註明「此件為兩件」。並在插入文件的右上角蓋「插入件」章。
第七章 歸檔文件的編號
第三十條 歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標識符號，並以歸檔章的形式在歸檔文件上註明。其內容有：編件號、蓋歸檔章及填寫歸檔章內項目。
第三十一條 件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號（進館時按進館要求編寫，檔案室暫不填寫）兩種。室編件號的編制辦法為：按不同保管期限依文件排列順序每年都從「1」開始編制。在同一保管期限內，類目與類目之間件號可以連編。企業事業單位過去按同一年度、同一類目、同一保管期限內從「1」開始逐卷流水編號的方法，在這次改革中可保持不變。
第三十二條 歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、室編件號、館編件號等項目。
全宗號，是指同級檔案館給立檔單位編制的代號。
年度，是指文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如「2001」。
保管期限，是歸檔文件保管期限的簡稱。直接標「永久」、「長期」、「短期」。
件號，見第三十一條。
機構（問題），是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化的簡稱。
第三十三條 歸檔章的格式為長60㎜，寬30㎜，分為均勻的6格。每格刻上項目內容，字型為宋體字，字長度為5㎜。填寫歸檔章項目應使用碳素墨水等符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用圓珠等、鉛筆、純蘭墨水等不耐久的書寫材料進行填寫；也可按歸檔項目內容刻成印章，如「人事處」或「人事類」，「永久」或「長期」等印章，直接蓋在歸檔章項目欄內。歸檔章一般應蓋在每份歸檔文件首頁上端右上角的空白位置；歸檔章不應壓蓋文件字跡，不應與批示文字或收文章等重疊。
第八章 歸檔文件的編目
第三十四條 編目，是指編制歸檔文件目錄。包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注七項。其釋義和具體填寫要求如下：
件號，是指室編件號。
責任者，是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，不能使用「本部」、「本局」、「本單位」等含義不明，難於判斷的簡稱；聯合發文責任者應填寫標注發文字型大小的機關。對於領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名。
文號，是指文件制發機關的發文字型大小。文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成。填寫文號要照實抄錄，不能省略。
題名，即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。文件沒有題名或題名含義不清，不能全面提示文件內容的，應根據文件內容重新擬寫或補充題名，並在新擬或補充題名之外加「[]」號，重要的會議記錄重擬題名時，應寫明會議的時間和主要內容。
日期，是指文件的成文日期。具體填寫日期項應用4位阿拉伯數字寫明年度，用2位數分別填寫月、日；對沒有落款日期的文件材料，應根據文件內容加以考證並填寫。
實際填寫時可將月、日的數字回行填寫，即填為兩行如2001 0101
頁數，是指每一件歸檔文件的頁數。空白頁不計數；請示與批復（含多級請示文）、正本與定稿（法律法規文件須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿和定稿各為一件，編目時應註明第一稿、第二稿……定稿等）作為一件時，應將構成該件的各文件頁數相加作為該件的頁數。
備注，用於填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。
第三十五條 歸檔文件目錄的格式，見《規則》圖A2。全省原則上採用豎式歸檔文件目錄。
第三十六條 填寫歸檔文件目錄項目時，應使用耐久的書寫材料進行填寫。已採用計算機管理檔案的單位，可使用檔案管理軟體生成並列印出目錄。
第三十七條 歸檔文件目錄的編制。一是歸檔文件目錄採用小流水號分不同保管期限編制。即永久、長期、短期三種歸檔文件目錄每年都從「1」開始編制，並分別裝訂成冊。省轄市、縣（區）直機關較小、文件較少的單位，可若干年分保管期限編制，歸檔文件目錄，厚度一般1.5cm—2.cm為宜。二是歸檔文件目錄封面設置要求。封面應設置全宗名稱、年度、保管期限等項目，取消機構（問題）項目。在歸檔文件目錄的右上角標上「機構（問題）」，如「辦公室」或「綜合類」。為便於保管和利用，全省統一規定，每盒內要放置一份歸檔文件目錄。
第九章 歸檔文件的裝盒
第三十八條 歸檔文件應嚴格按照件號的先後順序裝檔案盒，其工作內容包括填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目等。
第三十九條 裝盒時，應按照分類法，將同一年度、同一保管期限、同一類目的文件裝入一盒或若干盒。一般不能跨年度、跨機構（問題）、跨保管期限裝盒。上級文件與下級文件，應分開裝盒。一般不與本機關文件混裝（針對本機關的文件除外）。機關較小、文件較少的單位，上下級文件可按同一年度、同一保管期限、同一類目的文件混裝一盒。
第四十條 檔案盒是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用，製作規格與式樣按《規則》執行。檔案盒可豎式排列，也可橫式排列。
第四十一條 檔案盒的封面應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱（即立檔單位名稱）。
第四十二條 檔案盒盒脊應根據不同的排列方式，在盒脊或底邊准確填寫各檢索項。包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）。起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最後的歸檔文件件號，其間用「——」號連接，館編件號待檔案移交進館時再行編制；盒號是指檔案盒的排列順序號，盒號一般按照檔案盒上架排列的順序流水號編制。《規則》要求在檔案移交進館時按進館要求編制。為方便檔案室管理，我省規定檔案室統一用鉛筆編制填寫盒號。大機關檔案多，可按不同保管期限每年從「1」開始小流水編制盒號；小機關檔案少，可按不同保管期限逐年大流水編制盒號。
第四十三條 每一盒歸檔文件應設置備考表。備考表設置項目包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
盒內文件情況說明，要求填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括該盒內歸檔文件的收集齊全完整程度，文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。
整理人，填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任；
檢查人，填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。此項一般由機關檔案人填寫，也可由機關內部機構負責人填寫。
日期，填寫歸檔文件整理完畢的年、月、日。
備考表的外形尺寸、頁邊和文字尺寸等見《規則》圖A5。
第四十四條 本實施細則解釋權屬河南省檔案局。過去與本實施細則不一致的規定和辦法同時廢止。

『陸』 機關檔案為什麼要實行部門立卷

自從國家檔案局在1955年推行文書處理部門立卷以來，切實改變了零散文件隨內辦隨歸檔和成堆文容件歸檔的錯誤作法，發揮了文書處理部門熟悉有關業務和文件處理過程的優點，提高了立卷工作的效率。尤其是由於文書處理部門保存了本年度的文件，從而大大減少了歸檔和調卷的手續，節省了檔案業務人員不少時間。實踐證明，實行文書處理部門立卷是符合實際工作發展要求的，是合理、科學的。