辦公室怎麼做好內控管理

① 如何加強企業內部管理

隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和不斷發展，市場競爭日趨激烈,一些經營者為了佔領市場或獲取高額利潤甚至非法利潤，在商業活動中不惜鋌而走險。這種行為妨害了經營者之間的公平競爭，嚴重破壞了正常的市場經濟秩序，影響了國民經濟的健康運行。經濟活動中的商業賄賂現象，使原本正常的商業活動揉進了私人利益的色彩，使得某些商業活動變成了權錢交易，無法保證工作的正常開展。因此，加強企業內部管理和監督約束機制工作刻不容緩。企業內部管理和監督約束機制是衡量現代企業管理的重要標志，通過實踐得出的結論是:得控則強、失控則弱、無控則亂。 內部管理和控制是形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序，並予以規范化和系統化，使之成為一個嚴密的、較為完整的體系。內部控制按其控制的目的不同，可以分為財務控制和管理控制。財務控制是保護財產物資的安全性;管理控制是指與保證經營方針、決策的貫徹執行，促進經營活動的經濟性、效率性、效果性以及經營目標的實現有關的控制。 要加強一個公司內部的管理和監督，除了要按照國家規定的法律法規完善公司的財務制度外，更重要的是要根據公司自身的特點建立公司內部的管理監督體制。 公司的監督管理部門負有管理、監督、控制職能。黨政、財務都主要圍繞著如何管理、監督、控制而提供服務的，從而將公司的內部管理工作提升到更高的層次，也體現了管理工作更實質的工作意義。隨著公司業務的不斷增加，公司接觸的事物與日俱增，各種管理問題逐漸增多，制訂恰當的公司內部管理監督約束機制，能有效地防止商業賄賂和預防財務經營風險，使公司經營行為更加安全。因此，企業內部控制關系重大，其建立、健全及不斷完善的必要性刻不容緩。 根據企業自身的特點，結合公司的管理體系，我公司在幾年的工作中積累了一定的內部管理經驗，建立並逐步健全了公司的內部監督管理機制。我公司擁有一個水力發電廠、一個分公司，三個控股子公司，主要負責投資開發安順、黔西南州的小水電業務，已逐步形成一個集水電、高能耗多元化發展為一體的電力開發、建設和生產經營的跨區域投資型公司。業務的多元化開展，使公司接觸的工作面更廣，對公司的管理和監督要求就更加嚴格。 根據公司股東由國有企業及自然人構成、國有資本和非公有資本相結合的特點，公司必須在完善股東會、董事會、監事會和經營管理者權責後，更加強公司內部的管理工作，制訂相應的管理制度,加強制度建設，完善各類規章制度，充分發揮制度對維護正常生產和經營活動的作用，形成用制度管權、管事、管人的機制。 公司在幾年的工作中，已經逐步制訂了《財務管理制度》、《工程合同審批制度》、《聘用員工管理辦法》、《公司員工管理制度》等等相關措施，在內控管理方面做得比較規范，在這里主要結合我公司的現行內控就內部管理控制方面作如下分析。 內部管理和控制的基本方式主要有:組織規劃控制、授權批准控制、預算控制、實物控制和成本控制。就公司現狀來看，真正被執行且廣泛應用的有組織規劃、授權批准、實物控制、成本控制、預算控制等。在此就組織規劃、授權批准、實物控制、預算控制談談公司的內部管理控制工作。 一、組織規劃控制 內部管理控制要求公司在確定和完善組織結構的過程中，應當遵循不相容職務相分離的原則。公司的管理，最核心的就是財務管理，公司的經濟活動通常可以劃分為五個步驟:即授權、簽發、核准、執行和記錄。一般情況下，如果上述每一步驟由相對獨立的人員(或部門)實施，就能夠保證不相容職務的分離，便於內部控製作用的發揮。不相容職務分離是基於這樣的假設，即兩個人無意識同犯一個錯誤的可能性很小，而一個人舞弊的可能性要大於兩個人。如果突破這個假設，不相同職務的分離就不能起到控製作用。公司的財務管理制度對於在資金撥付流轉的過程中可能出現的漏洞均有妥善的措施，保證了公司資金的安全，同時，公司建立了合同審批措施，有效地控制了公司簽訂經濟合同的安全性。 二、授權批准控制 公司將各項工作的職能分散到各個部門，每個部門有自己工作的范圍，由部門主任負責，將工作完成情況報分管領導，最後報公司總經理。將許可權有效地控制在合理的范圍，既推進了工作的開展，又進行了有效的監督。 三、實物控制 公司在資金控制的同時，對於實物也制定了措施進行控制管理，設立了專門的辦公物資管理員，公司購買辦公物資均先由各部門根據工作需要申請辦公室用品采購，采購完畢由采購員交管理員進行入庫登記。對於各部門需用的辦公用品，由部門員工填寫領用申請、部門主任審批後，報物資管理員填寫出庫單領用。並規定辦公物資每半年盤點一次。電廠物資由生產建設部進行專人管理，建帳領用。實物控制管理辦法的建立，使公司的辦公費用減少到了最低，就象農村實行的包產到戶政策，使工作部門能有效而自覺地節約辦公物資，實現辦公成本的有效控制。 四、預算控制 公司在每年年末，都按照省公司的安排，對公司下一年的費用作預算，並在來年的工作中，嚴格按照預算的費用進行必要的開支，對於特殊情況，公司通過董事會、股東會或報上級部門來解決。因公司的工作中會出現一些不可估量的事件發生，因此，預算控制制度還有待於完善，使之更符合實際工作。 在公司全體員工的努力下，公司的內部管理制度已經逐步完善起來，但還有些工作有待加強，在激烈的市場競爭中，擁有一套健全完善的管理機制，對於控制公司的資金風險、有效進行成本管理是十分必要的，為此我們應加大宣傳教育力度，將宣傳教育工作貫穿專項治理工作始終，廣泛宣傳黨和國家的政策法規，貫徹公司大政方針，提高對商業賄賂危害性的認識，形成反對商業賄賂的良好氛圍。加強企業文化建設，大力弘揚「清白做人，干凈幹事」的廉潔理念，自覺遵守從業人員行為准則和職業規范，推進反商業賄賂的貫徹執行。 建立健全一套完整的管理和監督機制，將為公司的發展打下牢固的基礎,對防止商業賄賂將起到積極的作用。安順中水公司將抓住「西電東送」的機遇，根據公司自身的特點，走出一條具有特色的發展道路，為「西電東送」和貴州的經濟發展作出貢獻。

② 作為辦公室主任，如何做好公司及內部的工作計劃和總結

辦公室，是一個單位的運轉中樞，可以叫其他名字，但是只要是行使辦公室的職能的部門都是如此。
辦公室主任，時刻關注單位的內外大環境，關注領導層的動態，關注主要負責人的工作動向，關注公司戰略層的實施情況，知曉單位各條線的運轉情況、現狀，然後你才能談得上公司計劃和總結。計劃，必須貫徹公司高層的戰略意圖，其職能就是將戰略任務分解到各個部門，各條戰線。能乾的辦公室主任，還能就公司的整體發展戰略、全年的工作目標，在計劃中加入自己的設想（你必須腳踏實地考慮實際情況，不能為滿足個別人的私自興趣而信口開河！），也算是在分解任務過程中就你所了解的情況的一種細化、補充。計劃，必須還必須根據公司的人力、物力、財力的現實狀況，不能天馬星空。做計劃前，最好跟各個部門的頭充分溝通，然後找相關管理成員充分論證，這樣，你下筆才能不謬之千里。你就是作戰參謀，別人沒考慮到地你必須考慮到，你的計劃必須可執行性強，不然，下一次肯定輪不到你做這個計劃！
平時，你對公司的整體運作狀況越了解，你的計劃越切合實際。做完計劃書，你必須在頭腦裡面預演一遍整個過程，必須考慮到各個部門的主要負責人的工作習慣、人員素質，還要考慮到部門之間的協調情況和協調機制，在你看來一個很小的問題，在計劃執行過程中，很可能成為一個很大的漏洞，那將不只是他們的失敗！更是計劃的不成功！
總結比計劃好寫多了，你會寫計劃的話，只要把握今年的計劃執行情況，來年的工作重點、目標，總結就是順水乘舟的事情。

③ 如何提高企業內控精細化管理水平

內容提要

企業的全面質量管理是管理學、統計學、市場營銷學、人力資源管理學集合在一起充分合理運用的一門管理方法。它不僅帶來企業質量產品得到提升，對於整個企業在價值鏈中的提升有著莫大的益處，也是企業長期發展源動力，更是現代企業在此次金融危機中突出重圍的關健。長期以來，我國的民營企業從小作坊起家，企業的產品質理管理跟不上企業發展的瓶頸尤為明顯。本文從此入手，分析，研究目前民營企業中質量管理存在的主要問題，對於民營企業未來的質量管理改革必要性和針對性提出相當的見解。

本論文分為三個部分
第一部分，對於全面質量管理企業全面質量管理的概念及重用性做了說明.
第二部分，對我國民營企業全面質量管理的運行中存在的弊端作了闡述.
第三部分，民營企業全面質量管理運行中弊端的解決對策.

淺析全面質量管理在民營企業中的運用

一、企業全面質量管理的概念及重用性
（一）全面質量管理的概念
全面質量管理這個名稱，最先是20世紀60年代初由美國的著名專家菲根堡姆提出。它是在傳統的質量管理基礎上，隨著科學技術的發展和經營管理上的需要發展起來的現代化質量管理，現已成為一門系統性很強的科學。全面質量管理內容和特點，概括起來是「三全」、「四一切」。「三全」——是指對全面質量、全部過程和由全體人員參加者的管理。 「四一切」——即一切為用戶著想，一切以預防為主，一切以數據說話，一切工作按PDCA循環進行。

全面質量管理(TQM)的定義是指為了能夠在最經濟的水平上並考慮到充分滿足顧客要求的條件下進行市場研究、設計、製造和售後服務，把企業內各部門的研製質量、維持質量和提高質量的活動構成為一體的一種有效的體系。

（二）全面質量管理的重要性
隨著我國加入WTO多年，我國的民營企業在很多方面都要跟國際接軌。如果我們質量管理水平不能跟上國際的水平，我們的製造業將永遠停留在初級水平，而不能有質的飛越，也會被產業結構調整所淘汰。另外從企業的成長歷程來看我國的民營企業是從家族企業的創建開創事業出來的。不可否認發達國家許多家族企業都帶有家族色彩，但是其管理層的革新已經改變了其價值觀念，不光在企業管理採用了科學決策程序，在人員任用上更是聘請職業經理人來打理其公司。從以上的現實情況可以看出我國的民營企業必須切實推進全面質量管理應該有強烈的緊迫感及使命感。而且全面質量管理的重要性已經在此次世界金融危機中顯現出來。如溫州有部分檔次低的，沒有核心價值，靠價格取勝的工廠已經陸續關閉工廠。質量要求的提高，也是由於我國居民消費水平的提高使得老百姓更加註重產品的質量及安全。而要做到質量的提高，就必須實行全面質量管理。只有實行了全面質量管理，企業的質量管理水平才可能進一步提高，才可能跟上國際的水平。全面質量管理的運用可以提高產品的質量，質量目標朝著更高的方向發展。全面質量管理中統計手段的運用，改善了產品設計方案，先期降低了失敗成本及後續因產品設計問題而引發的一系列成本優化。全成質量管理的運用，加速成了生產流程，使流程加優化簡潔。全面質量管理的深入開展，鼓舞員工的士氣和增強質量意識。全面質量管理運用，改進了產品售後服務，使得客供關系更加緊密，使客戶對於所供產品更加信賴感。全面質量管理的運用，還可以提高市場的接受程度及認知程度，降低經營質量成本和現場維成本，減少經營虧損，從而使企業的效益提升。另外全面質量管理的運用還可以減少責任事故，從而保證企業的和諧與社會的穩定。由此可見全面質量管理對企業的發展起著非常重要的作用。

二、我國民營企業全面質量管理的運行中存在的弊端

（一）誤把ISO標准當作全面質量管理的上方寶劍
現在，很多民營企業還是把IS09000標准當作申請的過程，雖然按照1S09000標准操作，質量有了提高，但企業的文化並未因此而改變，領導也並沒有全身心地投入。把ISO當作了標桿當做了一個噱頭。而且，尤其需注意的是TQM中所定義的質量是一個多維的概念，它不僅與最終產品有關，並且與組織如何交貨，如何迅速響應顧客的投訴等都有關。因此，我國民營企業要真正貫徹全面質量管理，還有很長的路要走，需要在流程、技巧、技術支持、培訓系統、企業價值觀和文化等都做一個全面的改進。ISO只是一個框架，好比造房子的一個空殼，提供必要的建設標准，裡面實際傢俱要靠企業自行去優化，調整。每個企業的情況不同，經營理念不同。因此把ISO標准作為全面質量管理的上方寶劍是不合理的。

（二）質量管理中缺乏全員參與
我國民營企業裡面的員工往往認為質量管理是少數人的事情，而與組織的其他人員無關。而實際上，質量管理是包括組織、決策、控制、領導、激勵等基本職能和預測、調研、計劃、策劃、咨詢、協調、溝通、指導、執行、制度、監督、考評、培訓、任用、選拔及競爭、公關、廣告、營銷等主要功能相互結合、相互影響的有機體系和過程，制訂並執行規章制度只是質量管理的一個重要方面。另外，質量管理也不是組織中某幾個人的事，而是組織中全體人員的事。管理者是管理的主體，被管理者是管理的客體，只有兩者相互作用和影響，才會形成一個完整的管理過程。《細節決定成敗》的作者汪中求認為，全世界最難管的就是中國人，因為中國人都很聰明。有四個詞很關鍵，也容易模糊：聰明、精明、高明、英明。聰明就是能正確感知世界；精明就是急於表現自己的聰明，現代社會大多數人精明；善於掩飾自己的聰明叫高明；能夠左右高明的人叫英明。而中國企業裡面往往是精明的人太多，高明的人太少，英名的人基本上沒有。中國企業的員工，往往是聰明的員工,把精力放在分析規則上，去尋找規則的漏洞，去違反規則。這樣的員工一多起來，企業往往就管不下去了。這樣的問題在企業中屢見不鮮。

（三）企業在基礎數據管理方面缺乏必要的管理及維護
基礎管理好比是蹲馬步。我國民營企業的管理基礎還沒有做好，甚至連經理人自身的崗位職責，要做什麼事都說不清楚。企業在制定很多決策時，沒有科學的依據，沒有真實的市場信息，有的是靠一兩個人坐在辦公室里，憑借想像力來的。這樣的決策，會在今後的工作中造成問題重重，難以解決。一時一個政策，計劃沒有變化快，企業朝令夕改，猶如重復建設，這樣的企業很難做長久。

企業基礎數據管理更是一塌糊塗，沒有一個成熟的文件體系去支撐。要得到先前的數據，都因為資料的丟失，而找不到。這樣作為經理人只能依靠資歷經驗憑空制定個決策出來。導致做出的決策，輕者不合符合企業實際狀況，遇到執行難，重者，使企業產生很大的內耗，增加失敗成本。這就為何現在上規模的民營企業越來越重視導入ERP系統進行基礎數據管理的原因。

（四）在質量管理方面的經驗論
很多民營企業認為管理主要靠經驗和實踐，管理是"無師自通"或"存乎一心"的事，輕視先進管理工具和方法對實踐的指導作用。因此，在實際管理過程中既不注重學習新知，也不注意及時將經驗升華為理論，造成管理粗放、經營短視，多憑主觀決策、靠運氣行事。往往導致企業管理效率不高、績效不佳。我國的民營企業非常缺少管理的工具和方法。我們企業的制度建設、管理規則非常抽象籠統。很多企業員工手冊的第一條是"熱愛××公司"，剩下的也都是些口號和空話。這是一本沒有用的手冊，連最基本的做事原則和方法都沒有，而企業中這樣的薄弱環節不勝枚舉。

三、民營企業全面質量管理運行中弊端的解決對策

（一）民營企業正確認識TQM的重要性
在民營企業家眼裡，我們的公司通過ISO認證了，就代表我們的質量是可以信賴的，可以滿足客戶的要求。做為最高層的領導應該打消這樣的理念，要清醒的認識到ISO只是一個企業與其客戶合作的門檻。就譬如汽車行業需QS9000認證，這是美國的三大汽車巨頭——通用，福特，克萊斯勒公司為其供應鏈而設計的進入該行業的門檻，規定做為其供應商需要的文件及技術支撐，從深度意義來講就是規定做為其零部件供應商的規模。

TQM則是企業走向良性發展的良葯，需要全員的參與，提高全員的品質意識的，企業才能走向永續經營。質量管理大師戴明曾做過「紅珠」實驗，得出結論是：管理者要為質量不好承擔最主要的責任，質量不好更多是管理系統造成的，而不是由某些「不良員工」造成的。所以質量是企業最高管理者必須要關心的首要大事，做好質量也必須從企業全系統去考慮、去著手，全面質量管理強調的就是全員、全過程、全方位地對質量進行管理。

誠然，我們也不能忽視ISO9001給設定的框架，ISO是標准，是TQM的基石，企業的ISO認證有助於TQM的實施。TQM的能動性加上ISO的框架保證兩者相結合才能實現最高的質量、最低的成本，通過持續改進使得企業始終處於最佳實踐的前沿，這也是我國民營製造業必由之路。

（二）成立QCC小組實行全員長期的質量改善
QCC英文全稱QUALITY CONTROL CYCLE，中文譯作「品管圈」，它是由日本質量管理學的權威石川馨博士於1962創立，亦指同一工作現場、工作性質相似的基層人員自發地進行品質管理的活動時組成的小組稱為品管圈。這個小組做為全面質量管理的一個環節，在自我啟發和相互啟發下，靈活運用各種QCC手法，全員參加，對自己的工作現場不斷地進行維持與改善的活動，稱為品管圈活動。 顯然從QCC活動跟企業員工全員參與有著密切的關系，活動的過程比口號更加重要，而我國的民營企業總是把QCC當作口號,缺乏團隊的合作性及規范性。
規劃好QCC活動圈可以從以下幾方面入手：
1.確立圈員，可以在同一部門或者性質相同的部門間來選擇人員；
2.主題選定,通過必要的腦力激盪,成員提出在工作迫切需要改善的問題,經常出現」斷頭情況」的問題，掌握現狀；
3.目標設定,把此問題的改善設定一個要達成的指標；
4.原因進行深入的分析；
5.對策的制定及解決；
6.效果確認及成果方布。我國的民營企業只有切實按照這樣的流程去做才有可能將質量有著長期的改善，相信解決問題的方法總比問題多。據不完全統計，從1979-2008年的30年中，電子行業累計完成QCC小組成果151276個，共創經濟效益約1090863萬元。 綜上所述，QCC是一套被公認有效解決問題的模式，它不僅消除製造業中有關品質的問題，並且早已解決為達成企業所設定目標的相關各項問題，因此開展QCC活動對於促進企業的管理的良性循環啟到積極的意義及作用，對於提升企業全面質量管理也是相當重要的一環節。QCC注重全員參與，這與企業全面質量管理的理念是相符合的，把員工個人發展願望集合成企業的發展動力，鼓勵優秀的員工與企業一起成長，培養了員工對企業的忠誠度，提升員工發現問題、分析問題、解決問題的能力。QCC在問題分析及解決方案上不可否認會用到許多數據，如何整理及提取有效的數據,對於整個QCC活動取得進展起到直接的作用。

（三）建立相應的內控制度做好基礎數據統計
1、成立相關部門及組織相關人員專項專門管理，指定專人對文件進行切實有效的管理，有利於企業數據資源的保密性及因此導致數據管理的流失。專人專職此點可以寫入企業管理職務說明書，對其工作崗位進行定義，必要的時候可以對其員工簽屬保密協儀，有其制約因素的存在。

2、建立相應文件內控管理流程，對文件按機密等級進行分類處理。對於整個文件系統進行編碼統計，發放文件做好登記。形成一套屬於企業自身文件編碼規則，可以使企業人員盡快找到該文件，也不會因為人員的離職造成文件找不到的現象。這就是文件的可追朔性，此要求在ISO文件中有明確的闡述。如何操作好適於當前企業的文件管理系統，是要靠企業相關單位人員集思廣義。群策群力找出一個適合企業的方案來。

3、建立文件的內部稽核制度，文件的各個環節的流通容易造成文件的缺失、遺陋、損毀，這時需要定期對企業內部的文件進行有效的稽核。按內控管理流程進行部門與部門之間文件的審查。此活動可以分季度作相應的檢查。此外ISO外稽也會做年度的審核。稽核出來的缺失項要盡快解決，已防下次在重復發生，此點在我國的民營企業中經常發生，只有臨時的解決對策，臨時抱佛腳。但問題後續始終困擾。因此，對於我國的民營企業要做到全面質量管理就必須建立文件的內部稽核制度。

4、定期整理文件，做好6S工作。6S：指的是由6S的SEIRI（整理）、SEITON（整頓）、SEISO（清掃）、SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（素養）和英文SAFETY（安全）企業推行6S的好處，使辦公、加工現場寬敞明亮，待檢、合格、不合格、安全區域標識醒目，儀器、儀表、設備檢定、操作記錄正確，現場使用的文件清潔、規范、有效6S活動不僅提升了職工素養，也提高了企業效益，更重要的是時時督促人們按照6S標准，去做好每一件事情，杜絕不合格現象的發生。最重要的一點是使企業的效率和效益得到提升，使得員工積極性提升，從而降低企業的運營成本。

（四）在全面質量管理中充分運用統計手法
在我國質量管理中經驗論導致血的教訓經常發生，未對事件進行深入有效的分析就決策進行，把問題解決，從而導致另一問題的產生，周而復始重復勞動。

我國的民營企業可以從以下幾個方面做質量方面的管控，同時也充分運用了統計手法。

1、質量問題預防的動作
等發生質量問題，企業的失敗成品已經產生，這樣對於企業來說損失會很慘重。這就需要引入FMEA進行先期的失效模式效率分析。FMEA（失效模式與影響分析）FMEA 是由美國三大汽車製造公司（戴姆勒－克萊斯勒、福特、通用）制定並廣泛應用於汽車零組件生產行業的可靠性設計分析方法。其工作原理為：（1）明確潛在的失效模式，並對失效所產生的後果進行評分;(2)客觀評估各種原因出現的可能性，以及當某種原因出現時企業能檢測出該原因發生的可能性;（3）對各種潛在的產品和流程失效進行排序;（4）以消除產品和流程存在的問題為重點，並幫助預防問題的再次發生。例如宇通公司就是因為充分運用FMEA，使得宇通客車始終維持在高品質階段。

2、企業流程環節上製程質量管控
（1）IQC進料檢階段製程管控，用到的統計手法為抽樣檢驗計劃，我國的部分民營企業採用GB2828及MIL-STD-II美軍的抽樣計劃檢查，按照檢測作業指導書的每項要求進行檢查。這個動作對下道工序影響不言而喻，起到警衛員的作用。合理的選擇抽樣計劃對於先期物料質量管控有深入的影響，也是全面質量管理重要的一環。當然抽檢計劃並非任何場合都適用，有些可以作抽樣檢驗，有些非得作全檢不可，主要看檢驗群體的性質，數量，體積和大小，或檢驗所產生的經費或者檢驗方式而定。

（2）製程中運用統計手法進行質量管控。在產品檢驗環節需要用到SPC進行製程管制，SPC即統計過程式控制制（Stat tidal Process Control），是企業提高質量管理水平的有效方法。它利用數理統計原理，通過檢測資料的收集和分析，可以達到」事前預防」的效果，從而有效控制生產過程、不斷改進品質。統計過程式控制制SPC用更加直觀方法顯現出企業當中質量存在的問題，通過腦力激盪，魚骨圖分析原因，採取更直接的解決辦法，使質量朝著穩定安全的指數上運行。目前我國現行的民營企業只不過把SPC當過場，這對於企業提高質量管理水平有很大的阻礙作用，因此民營企業必須深刻領會到SPC管理製程式控制制的好處，在製程中運用SPC進行質量管控。

（3）企業全面質理管理中QC七大手法的靈活運用。「七大手法」主要是指企業質量管理中常用的質量管理工具,有「老七種」和「新七種」之分。「老七種」有分層法、調查表、排列法、因果圖、直方圖、控制圖和相關圖；新的QC七種工具分別是系統圖、關聯圖、親和圖、矩陣圖、箭條圖、PDPC法以及矩陣數據分析、過程決定計劃法、箭線圖法。不同手法應用不同的領域，需要活學活用，而非機械化的模仿，我國的民營企業當作一個圖表為了好看，最終需要通過這些圖表得出結論，分析問題，解決這些問題。統計的好處在於使問題集中化更易識別。這就需要我們加強統計方法的培訓，「功先利於事,必先利其器」。掌握正確的方法，正解的工具我們才能找到問題症結所在。

3、測量系統分析(MSA)在企業全面管理中運用。
誠然我們量測數據的准確性，對於我們用統計製程手法分析問題的准確性起到關健性的作用。分析用的數據必須來自具有合適解析度和測量系統誤差的測量系統，否則，不管我們採用什麼樣的分析方法，最終都可能導致錯誤的分析結果。在ISO10012-2和QS9000中，都對測量系統的質量保證作出了相應的要求，要求企業有相關的程序來對測量系統的有效性進行驗證。因此我們要對儀器作GR&R（Gauge Repeatability and Reprocibility）論證，來保證確保測量數據的准確性/質量，判定測量系統的誤差。這對於後面結果分析的有效性起到關健重要。如果我們的量測的數據是錯誤的，那我們的分析就可能把我們帶入另外一個圈子，問題將周而復始的產生，質量將永遠不能改善，這在企業質量管理中經常發生。這就需我們對於目前的量測儀器作定期的檢查，做好年檢記錄，這些規定在ISO標准書中有清晰的闡述說明及要求。

綜上所述，企業，尤其是我國的民營企業，實行全面質量管理方法的合理運用，對於企業的未來、企業的成長性有著非常重要的作用。TQM不僅僅是一個口號，而要體現到行動上來。在國外公司，TQM成功的獲取利益的案例已經屢見不鮮，這已成為不爭的事實。顯然我們有些製造業無法達到六個西格碼管控，這也是我國企業為之努力的方向。國外一位著名的管理專家說過一句精彩的話：「優秀的公司滿足需求，偉大的公司創造市場。」我國現在民營企業無法創造市場，那就讓我們跟隨市場，跟隨著跨國企業，借鑒國外成功的全面管理，取其精華，棄其糟泊，實行全面質量管理，逐步提高我國民營企業的質量管理水平。

④ 智業機構自身如何做好內部管理

智業機構相比於一般的企業，在公司內部組織架構上呈現明顯的差異性：一般的企業設置內部架構通常是以「因崗定位」的原則，每個部門根據工作需要配置若幹人員，並實現必要的職能需求，例如，行政部門一般配置1個行政主管（副總經理）、1個前台、1個文員，處理日常行政工作；營銷部門一般配置1個營銷總監、若干業務人員（區域經理、銷售工程師），負責整個公司的業績，是公司的利潤來源……。而智業機構則不同，智業機構的業務通常不需要下面的員工去完成，往往是老闆與客戶進行溝通，實現項目合作的達成，而公司的員工則主要提供與業務無關的策略、執行等服務，因而就出現了一種情況，公司老闆經常在外面出差，公司日常工作則由總經理等高管監督進行。正是由於這種差異性，智業機構的內部組織架構組建就需要從以下幾個方面推進：
總經理人選，智業機構的總經理對於公司來說非常重要，他不僅需要各項目組項目推進，要負責公司日常行政，確保項目組的後勤供應完整、及時，同時還要負責公司的人力資源管理，確保公司人才庫的完整及准確。具體職能包括調節辦公室氛圍，協調各項目推進節奏，宏觀調控日常工作安排及成果檢測等。因而在總經理職位上，我個人建議以「老員工提拔」或「合夥人介入」等方式完成，這樣做有幾個好處：老員工提拔的話，能夠確保總經理人選熟悉公司風格，對公司以往存在的各種問題能夠有效解決；而合夥人介入也是因為對公司風格熟悉
項目組人員配置，以固定1個項目總監+1個策劃師+1個設計鐵三角，遇到項目緊張時，可根據各個項目的特殊性增加必要人員。這樣做有幾個好處：一、增加了項目組之間的默契，這樣就省去了項目推進過程當中不必要的溝通麻煩，事實上在項目推進中溝通往往是罪耗費時間的事項；二、節省企業成本，智業機構最主要的成本就是人員成本，當一個項目的總收入固定時，越少的人員開支將大大增加項目的利潤；三、最大程度利用公司的資源，智業機構在日常工作當中往往是多個項目同時推進，而各個項目之間的推進速度、節奏各不相同，那麼就存在著某個項目很緊張，而另外的項目卻不是很緊，這樣就可以從不緊張的項目中抽調部分人員支援緊張的項目。
各項目之間的調配，正常的項目推進中，比較重要有這么幾個階段：市場調研、策略研究、企業實操，基本上這三個階段就包括了整個項目的推進，在市場調研這一階段，需要大量的人員對市場進行摸底，包括渠道調研，終端蹲點，行業分析等部分，這時候智業機構就需要發動公司大量人員，採用「人海戰術」；策略研究階段，最重要的是策劃的尖銳性，這時候建議公司採用「會議戰術」，通過項目組及項目組外部人員進行多次碰撞、溝通，藉此形成尖銳、突破性的策略；而在企業實操階段，建議公司採用「精英戰術」，因為這個階段基本上策略都已經完成，這個時候需要將項目組的策略思想灌輸給客戶，使客戶公司的業務人員掌握並熟練運用策略，這個時候需要的穩重、擅長宣講、執行力強的人員，而這種人員往往必須是由一定年齡、社會閱歷，能夠帶領營銷人員沖鋒陷陣的「精英人員」。各個項目的基本推進流程包括這三個階段，那麼智業機構的總經理可以根據各項目的實際情況對各項目進行人員調配，使整個公司的項目更加有效率的運作
科學的人才管理是智業機構持續發展的動力
智業機構最大的優勢是人才，而最頭疼的也是人才管理。智業機構的人才流失已經成為行業的普遍現象，如何管理人才，並確保人才合理流動呢？本人建議從以下幾個方面入手：
男女比例7：3，培養野性文化，不是因為本人性別歧視，是從智業機構本身的行業特性決定的，智業機構從本質上來說，是給客戶提供服務，通過服務附加值獲得利潤。因而就需要「搞定」客戶，在日常工作當中就需要無規律性的加班、與客戶打出一片、熟悉客戶之間的「成人游戲」、對不同年齡階段的營銷人員宣講、毫無徵兆的長時間出差等等，在生理及心理需要抗疲勞、抗寂寞，同時還要保持敏銳的思維，因而在公司人員構成中，我建議男女比例為7:3，這樣既保持了「男女搭配、幹活不累」的原則，有確保隊伍的「狼性」
建立人才進入流出機制，確保公司員工的合理成長，智業機構在人才進入流出方面，必須建立完整的程序，以「引進+培訓+成長+管理」的方式規范機制，「引進」是指系統的招聘面試機制，在面試必須要以筆試+口試的方式進行； 「培訓」是指，公司需要成立專業的培訓機制，確保新來的員工熟悉公司必要的基礎知識；「成長」是指以老員工帶新員工，項目總監定時監督，在工作中成長；「管理」是指是指，員工離職時需要進行文本管理，做好必要交接，同時要在有合適人員替代的情況下完成
建立人才備用庫，確保公司不因員工正常流失而影響項目推進，相信這項工作大部分智業公司已經在做，只是有做的到位與不到位的區別。而我要說的是，智業機構在服務客戶的同時，與企業建立良好的合作關系，在適當情況下可推薦公司員工進入企業擔任相關職務
確定「自給自足」的人才觀，而不是「空降兵」模式，每個智業機構的自身特點不同，因而真正好用的人才必定不是那種「空降兵」，因而智業機構就必須將人才培訓、成長作為企業的必要只能之一
透明的薪資管理將有效提升員工士氣，智業機構的員工都屬於「死精、死精」的那種，在這種前提下，透明的薪資管理讓所有的一切都擺在檯面上，樹立一個原則——有能力則上，多勞多得

⑤ 怎樣做企業內部控制體系建設

企業內部控制體系建設應從以下五方面進行建設：

一、戰略制定

作為內控管理的第一站，內控戰略規劃的重要地位在於其對以後實施內控系統建設的所有方面的影響。合理的戰略規劃可以使企業的內控管理效率大幅度提高，確保企業的治理水平迅速達到所有者和管理層的預期目標。

二、機構設置

內控機構設置的主要工作包括：確定機構名稱、層級、匯報對象、專業人員的具體名稱、工作崗位設置、工作內容確定、人員選拔和素質要求、工作的具體原則等。以下將主要討論組織機構的設置、內控工作的具體內容和崗位確定。

三、系統培訓

任何企業在推行某個新的管理方法前，最大的問題就是如何快速、有效地轉變人們已經習慣了的各種傳統工作方法和思路。由於採用現代企業內控管理的具體操作方法將直接影響到企業現有的權力結構，這就意味著會遇到巨大的阻力。

為此，企業內控管理人員必須要對所有相關利益者進行系統的內控培訓，在系統運行之前，把阻力減到最小。培訓的內容主要有：編制培訓資料、確定培訓計劃以及實施培訓。

四、作業實施

嚴格地說，自從企業策劃內控戰略開始，就可以看作是進入了內控作業的實施階段，這里指的是具體實施內控作業階段。內控作業的內容主要包括：

1、制定企業內控管理程序，或者運營管理程序

2、評估檢查企業的授權管理系統

3、潛在利益沖突調查

4、編制年度內控審計指導，實施內控審計

5、組織風險評估

6、內控問題調查（ICRQ）

7、舞弊案件調查

8、評價考核內控工作

9、參加公司董事會會議，對下屬企業總經理、財務總監在執行內控政策和遵循授權管理方面的情況提出獎懲建議

10、組織保險業務

11、培訓企業高級管理人員

12、內控工作報告

五、檢查評估

根據內控五要素的解釋，檢查和評估是內控框架體系的一部分。這里的檢查評估除了日常對企業各個業務操作的檢查評估外，也包括對正在實施的內控系統的檢查評估。內控部和外部審計師（也包括將來社會上成立的獨立的內控體系評估機構）將構成檢查評估的主體。

(5)辦公室怎麼做好內控管理擴展閱讀

企業內部控制體系建設的對象是財務總監及其他相關的高級管理人員、負責內部控制和內部審計部門的經理、主管和其他管理人員以及財務與其他職能部門的經理和管理人員

⑥ 辦公室管理辦法

要根據辦公事務和分工及單位實際制定管理制度，以下僅供參考：
辦公室管理制度
第一章 總則
一、 為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標准化、制度化和規范化，結合實際情況，特製訂本制度。
二、 本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。
三、 切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
四、 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章 職責范圍
一、 辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、 負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
四、 協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。
五、 負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
七、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印製、收發傳真等。
第三章 工作規范
一、 辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。
二、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。
第四章 辦公室事務管理
一、 文書管理制度
文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。
（一） 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規范
1、 文件的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→列印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
（二） 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規范
1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、 按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備注。
4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。
6、 辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
（三） 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條 制度規范
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標簽。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過後方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、 辦公用品管理制度
第一條 管理要點
1、 為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。
2、 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、 辦公用品保管實行「日清月結，出入庫等量、年終查存統計」原則。
4、 辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條 制度規范
1、 公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、 辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。
3、 根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、 各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事後須及時補填。
5、 任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、 辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、 辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。
8、 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
第三條 管理流程設計
編制《需求計劃表》 審批 采購 入庫登記 發放
編制需求計劃 統計申購情況 月末清算匯總 出庫登記
三、 圖書管理制度
第一條 管理要點
1、 為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規范圖書管理工作。
2、 圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。
3、 根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閱。
第二條 制度規范
1、 各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。
2、 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。
3、 對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、 按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續藉手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。
5、 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。
6、 圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。
第三條 管理流程設計
1、 申購流程：填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記
2、 借還流程：查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單
四、 會議管理制度
第一條 管理要點
1、 為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。
2、 根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。
3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。
4、 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。
5、 按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員准時參加會議，並遵守會議紀律。
6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切准備工作。
第二條 制度規范
1、 收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、 會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。
3、 行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，列印並張貼。
4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理並歸檔。
5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。
第三條 管理流程設計
會前：確定議題、會上所需資料准備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會後：整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、 清潔衛生管理制度
第一條 管理要點
1、 為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。
2、 按照規定，清潔人員完成所有規定項目，並達到相應潔凈標准。
3、 辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目並不定時對衛生進行保持與維護。
第二條 制度規范
1、 清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。
2、 按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。
3、 清潔衛生實行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。
4、 由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
5、 值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，並填寫《清潔衛生監督表》。
6、 未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
第三條 流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理
六、 日常事務管理
（一） 接待管理
第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。
第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。
第四條 流程設計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔
（二） 報刊收發整理
第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。
第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
第三條 任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條 報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。
第五條 流程設計：收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
（三） 後勤管理
第一條 為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。
第二條 後勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條 辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條 根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。
第五條 辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。
第六條 流程設計：監督→如實審核→匯總登記→報表
（四） 文化宣傳管理
第一條 負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。
第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。
第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。
第五條 流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔
（五） 其他事務
第一條 名片製作、收發傳真等其他事務。
第二條 負責公司文書的列印復印工作。
第三條 負責樹木花卉的養護工作。
第四條 協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。
附則
第一條 本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。
第二條 本辦法由總經理核准後實施，修改時亦同。

⑦ 如何開展單位內部控制工作

企業內控建設實務
企業內控建設應當以經營的效率與效果為主導目標，以財務報告可靠、資產安全與經營合規為三個保障目標，在此基礎上，建設實務將圍繞內控組織的設置與內控建設的五要素展開。
（1）內部控制組織
組織是體系運行的基本保障。通常的內控組織包括董事會與經營層兩個層面，強調內部控制的建設與實施是董事會的責任，並且下設審計（風險）管理專門委員會加強管理。此外，內控組織的設置特別強調經理層是企業內控建設的具體實施者與責任人，各經營管理部門按照職能歸口進行內部控制的建設與實施。其中，是否設置專職的內控部門是企業界關注的焦點，通常的設置方式包括三種：
方式一：單獨設置內控部門。優點是有利於提高內控建設的初期推動效率，缺點是內控部門與經營管理部門割裂，未能很好地體現內部控制責任與經營管理責任的融合。此方式在金融類企業普遍應用，對於實體經濟體，通常不設置專職的內控部門。
方式二：由內部審計部門牽頭負責內控工作。優點是待體系初建完成且運行平穩後，內部審計作為內控的監督部門，可以立足於公司整體牽頭協調各部門定期進行內部控制的自我評價，並且持續完善內控體系的建設。缺點是國內企業內審部門往往人才匱乏，在內控建設的初期獨立當此重任可能力不從心。
方式三：在內部控制建設集中期設立內部控制建設辦公室，該辦公室從各主要部門抽調人員專職從事內控體系建設工作，待體系正式運行時，辦公室解散，人員歸位到各經營管理部門，且牽頭職能也歸位至內審部門。此方式的優點是可以集中各部門力量完成內部控制的體系化建設，待體系平穩運行後，相關人員回到經營管理部門的骨幹崗位上，有利於促進各經營部門對內部控制體系的理解，有利於內控與經營管理的融合。實踐表明，對於管理基礎弱的實體經濟企業，採取方式三的內控推行效果較佳。
當然，組織的設置沒有一定之規，企業應當依據自身的特點設置內部控組織，明確相關的管理責任。
（2）內部環境的診斷與完善
內部環境是企業內部控制建設與運行的載體，企業在建設內部控制機制時，首先要診斷與完善內部環境。一方面，內部環境的完善可以為控制活動的設計與運行奠定基礎，另一方面，內部環境的診斷可以加強控制活動與內部環境的匹配性，有利於控制活動的順暢運行。
通常，內部環境的診斷與完善包括六個方面的內容：治理結構、機構設置、權責分配、內部審計、人力資源政策、企業文化。其中，機構設置、權責分配與內部審計的定位三個方面必須先行完善，後續的控制活動設計與運行才會順暢。治理結構、人力資源政策與企業文化三個方面，可以伴隨控制活動的運行同步完善。
（3）動態的風險評估
風險評估是內部控制體系化建設的重要表現，是後續內控措施設計的重要依據。根據成本效益原則，企業應當針對評估的重要風險強化內部控制措施，有效降低風險。對於次要風險，企業應當簡化控制活動與流程設計，承擔相關的風險，體現經營的效率與效果為主導目標的內控建設理念。
風險評估包括風險辨識與風險評估兩個階段。在風險辨識階段，企業應當圍繞內部控制目標識別影響目標實現的不確定性因素，辨別企業風險並進行分類，形成企業的風險管理庫。通常，企業的風險可以劃分為戰略風險、市場風險、運營風險、財務風險與法律風險五類，並在此基礎上進一步細分。在風險評估階段，企業應當運用二維風險評估坐標圖，從破壞性與發生頻率兩個維度評估風險，並將風險點界定為重大風險、中風險與低風險。企業應當依據行業特點與目標設置等確定風險評估的標准，評估標准應當注意定量與定性標准相結合。
在實務中我們強調，處於不同行業的企業，或是同一行業的不同企業，或是同一企業處於不同的發展階段，其風險評估結果各不相同。為此，企業應當至少每年評估一次風險，及時發現新環境、新業務帶來的新風險，動態地調整風險評估結果，進而動態地調整控制活動規范，讓原本靜止的內控制度動起來，始終踏上企業發展的節奏。
（4）控制活動的設計
控制活動是內控體系實施的核心要素，企業在規范控制活動的過程中，應當形成內部控制政策與程序手冊（下簡稱內控手冊）。
企業在設計控制活動時，應當樹立與經營管理活動相融合的設計理念，首先界定企業的控制活動循環，然後將內部控制措施嵌入控制活動中，完善經營管理活動的制度流程設計，形成企業的內控手冊。內控手冊分模塊設計，每一模塊一般包括五個方面的內容：
第一，管理目標。圍繞內部控制的目標，企業在設計內控手冊時，首先應當明確控制活動的管理目標。例如采購付款循環，其管理目標應當包括保障物資供應、提高采購效率、降低資金佔用、控制采購成本、保證核算準確等。
第二，管理機構及職責。該部分將控制活動涉及的組織及職責清晰界定，以確保後續流程運行的順暢性。
第三，授權審批矩陣。該部分應當明確控制活動涉及的所有許可權在董事會、經理層與各職能部門間的劃分，並且明確各級審批責任。
第四，控制活動要求。該部分一般以制度文本的形式書寫，明確控制活動各控制環節的內控要求，作為相關經營管理流程設計的基礎。
第五，比照上述幾部分，各經營管理部門應當重新梳理與完善業務流程，針對關鍵風險點強化控制措施，確保組織職責、授權審批、內控要求落實到經營流程中，保證管理目標的實現。
在內控手冊的設計過程中，特別強調與企業現有的經營管理活動相融合的設計理念，切忌脫離原有制度流程設計孤立的內控手冊，以避免實務中業務部門仍參照原有流程、內控手冊則束之高擱的現象。
（5）信息與溝通貫穿始終
信息與溝通是指在內控建設中，保證在恰當的時機讓恰當的崗位獲取適當的信息。信息與溝通的設計應當貫穿於內部環境、風險評估與控制活動的始終，例如風險評估報告的報告程序，控制活動中的控制文檔設計，都體現了信息與溝通要素的建立與健全。
（6）內部監督手段。
內部監督置於五要素之末，是內控管理閉環的體現。為此，內部監督也可以視為五要素之首，是內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通要素持續完善的基礎。內部監督手段包括風險預警、內部評價與績效考核，三者缺一不可。
風險預警是較新的管理工具，通過預警指標的報告與跟蹤，可以突破企業傳統的內部審計在時間與空間上的限制，運用現代企業高效的信息集合手段，幫助管理層從浩如煙海的數據中提煉關鍵信息，捕捉企業易於忽略或是下級管理者企圖隱瞞的臨界數據，及時發現並採取措施防範風險。風險預警系統的設計包括選擇指標項、設定臨界值、跟蹤分析報告與修正臨界數據四項工作。企業應當結合自身的行業特點與管理重點設定風險預警指標，並且逐步積累臨界值。
內部控制的自我評價是基本規范的要求，也是管理審計的重要組成部分。內部評價手段完善的關鍵是建立評價標准與評價流程，明確內控缺陷的認定標准，規范評價報告。
此外，績效考核強調將內部控制建設與運行的有效性納入企業的績效考核， 以促進內控體系的實施。

⑧ 如何做好財政部門內部控制制度建設工作

該通知專門向各單位發布了《財政部內部控制基本制度(試行)》。此前不久的10月30日，財政部內部控制委員會成立，財政部部長樓繼偉兼任內控委主任;11月5日，財政部召開落實黨風廉政建設主體責任和實施內部控制工作會議，專題部署落實主體責任和實施內部控制工作，樓繼偉出席會議並講話。
‍‍ 一系列緊鑼密鼓的舉措證實，財政部正在政府部門中帶頭推進內控工作。‍‍‍‍‍‍
‍‍ 財政內控已做好頂層設計‍‍
《財政部內部控制基本制度(試行)》於今年9月底，就已經財政部黨組會議審議通過。這可謂是財政部門加強內部控制的頂層設計。‍‍
北京國家會計學院研究生部主任鄭洪濤表示，財政部此次實施內部控制並沒有推倒重建，而是在新的形勢下對單位組織結構和職能進行重新梳理和科學劃分，根據業務屬性特徵，合理匹配財政部各部門的權力與責任，健全相互牽制的職能和崗位機制。
‍‍‍‍‍‍‍‍ 在貫徹落實新預演算法、推動完成財稅體制改革任務以及推進各級政府事權規范化法律化的過程中，關於如何建立現代財政制度、有效履行財政職能，各級財政部門亟需這樣一份指導性文件。‍‍‍‍‍‍‍‍
‍‍‍‍‍‍事實上，《財政部內部控制基本制度(試行)》做到了這一點。
‍‍‍‍ 北京艾圖科技開發有限公司總經理吉津海說，《財政部內部控制基本制度(試行)》第一章總則的第一條開宗明義提出，「按照分事行權、分崗設權、分級授權，強化流程式控制制」，突出了用制度管權、管事、管錢，這既落實了十八屆四中全會依法治國的要求，又體現出內部控制的核心理念。‍‍‍‍
‍‍ 另外，《財政部內部控制基本制度(試行)》還確定了內部控制的目標、主要要素、遵循原則，要求建立包括基本制度、專項風險管理辦法、各單位內部控制操作規程在內的三級內部控制制度體系，確定了財政部內部控制組織管理架構，明確了內部控制方法和主要內容，進行了內部控制職責分工，並要求做好內部控制檢查和報告。‍‍
‍‍ 「從這一基本制度來看，財政部此次內部控制建設大致呈現兩大特點。」吉津海說，一是組織架構科學。財政部成立內部控制委員會，下設內控辦公室並設在監督檢查局，負責內部控制工作的部署、檢查、考評;各單位設置內控管理崗和內控管理聯絡員，負責本單位內部控制具體建設工作;並建立責任追究制度，通過日常監督、內審、巡視、紀檢監察等多種手段督促內控建設不斷改進完善。這一架構層級清晰，分工明確，責任落實到位，形成管理閉環。‍‍
‍‍ 二是推進路線清晰。財政部首先制訂了內部控制基本制度作為部屬各單位建立和實施內部控制的指導性文件，然後將財政部門重大風險梳理劃分為8大類，再由各單位制定本單位內部控制操作規程。這樣一來，逐級細化，層層分解，既便於分解操作，又利於相互協同。‍‍
‍‍ 鄭洪濤還對財政部此次內部控制建設中以信息化手段為平台固化各種風險控制過程和關鍵點以及加強檢查和監督評價的做法表示贊賞。「各部門溝通融合並進行信息系統固化，是真正實施內部控制的必由之路。同時，財政部門的各項風險控制，不會是一個部門和一個環節就能完成的，需要協防共管，需要各司局在不同層次和不同環節上都要進行協商交流，不斷進行改進完善。」‍‍
‍‍ 填補政府層面內控制度空白‍‍
‍‍ 內部控制分為企業內部控制和政府內部控制，政府內部控制又分為政府層面內部控制和單位層面內部控制，單位層面內部控制也即行政事業單位內部控制。‍‍
‍‍ 東北財經大學中國內部控制研究中心主任劉永澤表示，企業內部控制方面，財政部等部門已經聯合發布了內控基本規范及其配套指引，相關制度規范已成體系;行政事業單位內部控制方面，財政部已經發布《行政事業單位內部控制規范(試行)》並開始實施;政府層面內部控制方面目前還是空白，財政部此次率先發布財政部門的內控制度並予以執行，填補了這一空白。‍‍
‍‍ 吉津海也認為，隨著《財政部內部控制基本制度(試行)》的制訂，我國已經形成了較為完整的政府內部控制體系，行政事業單位內部控制規范的實施也就有了起點和依據。‍‍
‍‍‍‍ 上述說法是理論意義上的，而對於政府部門來說，財政部加強內控工作還具有現實意義。‍‍
‍‍ 劉永澤認為，行政事業單位內部控制主要是為了確保單位獲取的公共資金規范使用，而政府層面內部控制主要解決的是如何規范公共資金的分配與管理。相互制衡與流程化是內部控制的兩個重要特徵，在預算分配過程中，需要建立一套科學的標准和流程，使決策、執行與監督既相互協調又相互制約，實現權責對等、主體責任明確，這樣才能防止分配過程由個別人說了算，防止「跑部錢進」和尋租行為出現。財政部門負責國家預算資金的分配與管理，財政部門加強內部控制，實際上也就解決了政府層面內部控制的相當大一部分。
‍‍ 吉津海通俗地解釋說，《財政部內部控制基本制度(試行)》主要針對政府如何「分錢」進行規范管理，《行政事業單位內部控制規范(試行)》主要針對各單位如何「花錢」進行規范管理。‍‍
‍‍ 對各級財政部門及其他單位形成內控「參考書」‍‍
‍‍ 十八屆四中全會審議通過的《中共中央關於全面推進依法治國若乾重大問題的決定》以依法治國為主題，並將政府內部控製作為依法治國的重要組成部分。‍‍
‍‍ 劉永澤認為，財政部建立和實施內部控制，正是推動我國財政部門主動加強對政府內部權力制約的現實舉措和實現途徑。「依法治國是全方位的，覆蓋從國家層面到單位層面。在政府的各個層級建立內部控制制度，正是依法治國的具體化。希望財政部加強內部控制的舉措能夠進一步推廣到各級財政部門，從而自上而下地形成整個財政部門的內部控制體系。」而且，鄭洪濤還表示，作為我國行政事業單位內部控制規范的制訂部門，財政部門深入實施內部控制，將為行政事業單位內部控制的實施起到示範和引領作用。目前，還有一部分單位和部門的觀望情緒和僥幸心態比較重。‍‍
在組織內控實施工作時，各級財政部門自身建立內部控制的經驗與體會也會成為「參考書」與「助推器」。‍‍