采購監督制度

① 求餐飲采購監督管理制度及流程

為規范原材料的采購程序、節約采購成本、滿足經營的需求、提高經濟效益、特製定本制度。采貯管理流程分采購、驗收、倉管、發放四個環節，針對各餐飲企業的實際情況，具體切實做好采購工作。

第一條

基本原則

1．廉潔自律，嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量，處理好與供應商的關系，不接受供應商禮金、禮品和宴請；

2．嚴格遵守采購規范流程，按流程辦事，能及時按質按量地采購到所需物品，在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本；

3．加強采購的事前管理，建立完善的設備價格信息檔案，做好采購相關文檔的存檔、備份工作，以有效地控制和降低采購成本並保證采購質量；

4．所有采購
,
必須事前獲得批准. 未經計劃並報審核和批准，除急購外不得采購，急購需按《緊急采購管理流程》要求進行采購；

5．凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中辦理采購，可以核定物品項目，通知各申購部門提出請購，然後集中辦理采購；

6．采購物品在條件相同的前提下應在正在發生業務或已確認的供應商處購買，
不得隨意變更供應商；

7．科學、客觀、認真地進行收貨質量檢查；

第二條

供貨商的確定原則

1．初選供貨商：要深入細致的進行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力，專業化程度，貨物來源，價格、質量極其目前的供貨狀況。

2．試用供貨商：對於同類商品找出兩家同時供貨，重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。

3．確定供貨商：在使用兩個月的基礎上、由財務人員、廚師長、采購人員提交效果報告，由公司審批確定。

4．簽定供貨合同：確定供貨商後，由總經理或物配經理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。供貨合同一式三聯：一份供應商；一份財務部；一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。

5．供貨商的更換與續用：在合作的過程中，如發現供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續用。

第三條

市場調查原則

1．由財務人員、采購人員、廚師長每月不少於兩次進行市場調查。調查後需有調查記錄，寫明調查人員，調查時間、地點及調查結果，由全體人員簽字後交會計存檔。

2．調查時間、地點的選擇，每項15天調查一次，以批發市場早市開市期間為調查區間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況後的當日或次日調查。。市場的調查以供貨商所在的市場為准。

3．調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、後干雜調料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調查不應低於三家。調查中要堅持集中調查的原則，調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價後要進行討價還價，切記只記錄買方一口價。

4．出實地調查外，當地的報刊、雜志、電視等所刊出的價格，同行報價也是調查的手段和依據。

5．調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。

6．零星物品的調查由總經理或委託其他人（采購人員除外）實施。

第四條

采購的定價原則

1. 設立尋價員：由廚師長、倉管員、質檢員組成，三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價，在市場調查的基礎上，每半月制定一次，零星物品的采購價格不定期進行。

2. 定價程序：由財務人員同采購人員一起根據市場調查的結果與供貨商討價還價後予以確認，並由總經理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執行。

3. 價格管理原則：對於供貨價格實行最高限價制，根據不同的貨品，其最高限價范圍如下：

（1）干雜、調料、糧油、等執行價格不得高於市場批發價格的6%。
（2）低質易耗品的價格不得高於市場零售價的平均數。
（3）零星物品的價格不得高於市場零售價的3%
（4）魚類、肉類、鮮貨價格不得高於市場批發價格的4%
（5）蔬菜平均在一元以下者，其執行價格不得高於市場批發價格的15%。價格在一元以上者，其定價不得高於市場批發價的8%。

4．春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份，由於供貨價格波動太大，其定價原則可適當放寬。

第五條

審購程序

(一）耗用物品的審購程序

1、對於經常性項目的采購應由所需部門每月固定時間定期報計劃，申購單一式三聯（采購員、倉管員、財務部各一聯）。寫明所需物品的品種、數量、規格等，經總經理審批後，交由采購部門辦理。

2、需臨時采購的零星低值物品由所需部門填寫申購單，經部門負責人同意後方可辦理。

3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單寫明，限時購買。

（二）

自購菜品的申購程序

1、需貨部門根據庫存和使用情況填寫申購物品清單，申購單一式三聯（采購員、倉管員、財務部各一聯），由部門負責人簽字後，交采購部門辦理。

2、庫管人員應隨時檢查庫存，當存貨降到最低存貨點時，庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。

第六條

采購數量的確定原則

為提高經濟效益，降低成本，減少資金佔有，應根據勤進快銷
的原則，按單采購的原則來確定日常的采購數量。

（一）鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量。

1、此類原料實行每日采購，一般要求供貨商送貨。

2、用上述原材料的部門每日營業結束前，根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的采購數量。

（二）庫存物品（干雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等）的采購數量。

1、此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數，根據最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低於一天的用量。

2、庫存量上下限的計算公式：

最低庫存量=每日需用量×發貨天數最高庫存量=每日需用量×15天

第七條：貨物的驗收原則
（一）驗收的質量標准：
根據本公司制定的《原材料鑒別標准》進行驗收
（二）驗收的數量標准：
根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量據實進行驗收，數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。
（三）驗收人員：庫房人員、領用部門負責人、監督員等最少2人共同驗收。
（四）
驗收時間：
每日上午9：30---10：00 下午4：30
（五）
驗收程序：
1、由庫管人員填寫「入庫單」或「鮮貨食品驗收單」註明所收商品物資的數量。入庫單、驗收單填寫完後，由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。
2、對不符合《原材料鑒別標准》和數量超過「申購單」的商品物資（菜品），使用部門有權拒絕收貨。

第八條

倉庫管理
（一）、負責入庫貨物的驗收，保管及發放工作。
（二）、貨物入庫
1、認真驗收，查核貨物的數量、質量、保存有效期等。符合要
求的方能入庫。
2、開出入庫驗收單
3、及時登記帳卡，每天結出數量合計數，並錄入電腦。
（三）、庫存保管
1、合理利用倉庫條件，分門別類保管好各類貨品。
2、做到先進先出、防止積壓變質。
3、設「慢流動表」，凡是庫存超過100天，都要上「黑名單」，上報部門負責人。
（四）、發放管理
1、直入廚房：以收貨驗收後直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等，憑經廚師長簽字的「收貨單」數量標準直拔。
2 、倉庫發放，廚房各班組必須填寫領貨單，經廚師長簽字認可後出貨，店面大堂經店長簽字同意後出貨。

第九條
采購事項
1、采購人員應嚴格按照「申購單」所列商品物資（菜品）的數量和《原材料鑒別標准》以及有關定價原則進行采購。在采購過程中，因市場行情發生變化，而影響采購數量和質量的，要及時與所購商品物資的使用部門聯系，徵得同意後方可購買。
2、在采購過程中，自購鮮活食品、蔬菜時，應逐筆填寫所購菜品的數量、單價和金額，（預制已列明菜品的一式二聯的采購清單，采購人員自留一份，財務結賬一份）。菜品要分別堆放裝運，以便領貨。鮮活及易碎菜品要輕拿輕放，嚴禁擠壓，以免影響菜品質量。冷藏肉品注意保鮮。
3、對商品物資（菜品）的退貨和積壓商品的處理，采購部門有積極協助處理的義務。
4、對采購過程中發生的非正常損失（采購數量與收貨數量差異過大），須單獨列明並說明原因。

② 如何建立規范的采購制度與監督機制

的采購制度和監督機制，以控制采購成本。
1、建立原材料采購計劃和審批流程。
廚師長或廚房部的負責人每天晚上根據本酒樓的經營收支、物資儲備情況確定物資采購量，並填制采購單報送采購部門。采購計劃由采購部門制訂，報送財務部經理並呈報總經理批准後，以書面方式通知供貨商。
2、建立嚴格的采購詢價報價體系。
財務部建立專門的物價員，定期對日常消耗的原輔料進行廣泛的市場價格咨詢，堅持貨比三家的原則，對物資采購的報價進行分析反饋，發現有差異及時督促糾正。對於每天運用的蔬菜、肉、禽、蛋、水果等原材料，根據市場行情每半個月公開報價一次，並召開定價例會，定價人員由運用部門負責人、采購員、財務部經理、物價員、庫管人員組成，對供應商所提供物品的質量和價格兩方面進行公開、公平的選擇。對新增物資及大宗物資、零星急緊采購的物資，須附有經批準的采購單才能報帳。
3、建立嚴格的采購驗貨制度。
庫存管理員對物資采購實際執行過程中的數量、質量、標准與計劃以及報價，通過嚴格的驗收制度進行把關。對於不需要的超量進貨、質量低劣、規格不符及未經批准采購的物品有權拒收，對於價格和數量與采購單上不一致的及時進行糾正；驗貨結束後庫管員要填制驗收憑證，驗收合格的貨物，按采購部提供單價，活鮮品種入海鮮池，由海鮮池人員二次驗貨，並做記錄。對於外地或當地供貨商所供的活鮮品種，當夜死亡或過夜死損，事先與供貨商制訂好退貨或活轉死折價收購協議，並由庫管及海鮮池雙方簽字確認並報財務部。
4、建立嚴格的報損報丟制度。
對於高檔海鮮酒樓經常遇到的原材料、煙酒的變質、損壞、丟失應當制訂嚴格的報損報丟制度，並制訂合理的報損率，報損由部門主管上報財務庫管，按品名、規格、稱斤兩填寫報損單，報損品種需由采購部經理鑒定分析後，簽字報損。報損單匯總每天報總經理。對於超過規定報損率的要說明原因。
5、嚴格控制采購物資的庫存量。
根據本酒樓的經營情況合理設置庫存量的上下限，如果庫存完成計算機管理可以由計算機自動報警，及時補貨；對於滯銷菜品，通過計算機統計出數據及時減少採購庫存量，或停止長期滯銷菜的供應，以避免原材料變質造成的損失。