采購服務管理

1. 什麼是采購管理體系

現代采購管理體系，是企業為了達成產銷計劃，從適當的供應商（RightVendor），在確保適當的品質版（RightQuality）下，於適當的時間權（RightTime），以適當的價格（RightPrice），獲得適當數量（RightQuantity）的物料或服務所採取的一系列管理活動，即采購的「5R」原則。因此我們必須研究如何在獲得物料或服務過程中，統籌兼顧采購的事前規劃，事中的執行，事後的控制維護，以達到維持正常的產銷活動，同時降低產銷成本，實現我們的采購供應目標：密切供應商關系，保障供給，降低采購成本，保證采購質量。

2. 如何做好采購管理工作

一、 制定采購計劃

1、製造、采購分析
一般而言，在采購之前首先要做製造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什

么、采購多少以及何時采購等。

在製造、采購分析中，主要對采購可能發生的直接成本、間接成本、自行製造能力、采購

評標能力等進行分析比較，並決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部

分貨物和服務，或者不從外部采購而自行製造。

2、合同類型的選擇
當決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點，因為不同的合同類型決定

了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方，同時維護對項目

經濟、高效執行的獎勵；賣方的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。常見的合同可

分為以下5種。不同合同類型適用於不同的情形，買方可根據具體情況進行選擇。一般來說，

其適用情況如下：

成本加成本百分比（CPPC）合同：由於不利於控製成本，目前很少採用。

成本加固定費用（CPFF）合同：適合於研發項目。

成本加獎勵費（CPIF）合同：主要用於長期的、硬體開發和試驗要求多的合同。

固定價格加獎勵費用（FPI）合同：長期的高價值合同。

固定總價（FFP）合同：買方易於控制總成本，風險最小；賣方風險最大而潛在利潤可能

最大，因而最常用。

3、采購計劃編制

根據製造、采購分析的結果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程

進行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、

制定評價標准等。

根據項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。

二、 采購過程管理

1、詢價（Solicitation）

詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方

資格確認（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、互聯網

等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投

標建議書。

2、供方選擇（SourceSelection）

這個階段根據既定的評價標准選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：

合同談判：雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫「議標」。

加權方法：把定性數據量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫「綜合

評標法」。

篩選方法：為一個或多個評價標准確定最低限度履行要求。如最低價格法。

獨立估算：采購組織自己編制「標底」，作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後，經談判，買賣雙

方簽訂合同。

3、合同管理

合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。
1）授權承包商在適當的時間進行工作。
2）監控承包商成本、進度計劃和技術績效。
3）檢查和核實分包商產品的質量。
4）變更控制，以保證變更能得到適當的批准，並保證所有應該知情的人員獲知變更。
5）根據合同條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯系。
6）采購審計。
7）正式驗收和合同歸檔。

三、采購成本分析

本文開始的案例揭示了將采購成本降到最低對公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，

應該考慮項目生命周期內的最低整體采購成本。在實際采購工作中，很多招標單位通常

只關注承包方的投標報價，而忽視了招標成本、建設成本和所有權損耗成本等項目整體

采購成本。

1、招標成本
首先要考慮發出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調查主題、編寫需求建議書

（RFP）、考察和認同供應商、獲取內部的授權、尋求預算支持等，然後發出要約。該過

程可能需要整個合同價的2%到5%。
然後，競標者需要對招標方的招標文件制定其投標建議書，費時又費錢，每個競標者在

競標說明上都要花費合同價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標者，該成本將達到合

同價的5%到30%。表面上看來，這筆款項由競標者承擔；但是，從長遠看是由招標方承

擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。
評標程序開始後，招標方需做包括開標、評標、定標、談判、批准等事項。這個總成

本可能占合同價的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時，這部分成本將大幅增

加。
因此，對於一般行業來說，競標的總成本可能佔到合同價的10%到50%。無論招標方

處於何種行業，降低招標成本都是一種責任。

2、建設成本

建設成本是投標報價的主要依據，往往是買賣雙方關注的重點。一般包括如下幾個方面：

前期准備、正式建設費用等、與其它系統的集成、授權、交付和保險、相關手冊、對員

工和管理者的培訓等。

3、所有權損耗成本

所有權損耗成本指長期損耗成本，包括項目運營成本和處置成本。項目運營成本可能會

持續多年，並且可能是前期費用的許多倍；在設備瀕於報廢之時還需考慮其銷毀或處理的

處置成本。

綜合考慮這些成本將有助於以正確的觀點看待實際采購價，幫助買方選擇最好的方案。

采購安全和保密

采購過程中的「黃金規則」是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中泄密，不

要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時可能會很難，但知道的人

越少越不會有漏洞。

妥善安置相關文件和計算機內的材料，不用時（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要

將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，

以免別有用心者發現它們。

3. 采購管理的方案

由於不知道來你們是什麼源公司，我就大概說一下，五金配件外包的想法很好，而且可執行。但是執行時要注意以下幾點：
1.材料價格是否合理？
2.你公司對領料單據監控力度如何？具體監控方案是怎樣的？
3.你公司對供應商庫房中物資質量的具體標準是什麼？
4.如果供應商庫房中物資不能滿足你公司需要，你的應急方案是什麼？
如果你能解決上面這幾個問題，你的服務外包就百分百是可執行的。

4. 怎樣高效管理采購工作

采購是一門學問。采購工作涵蓋了統計學、成本會計學、經濟管理學甚至談判技巧等方方面面的知識。
對事業單位而言，采購是在做好資金預算的前提下，如何利用單位的有限的資源去辦更多的事情，最大化的發揮有限資金的使用空間，從而有效的控製成本，以實現單位節約管理、提高工作效率的目的。采購要做好預算，又要做好采購中的管理和運作，還要時刻撐握瞬息萬變的市場信息以及對變化莫測的市場的靈活應對，既有前瞻性，又有操作性。規范的、科學的采購管理制度對實現一個單位的有效資源配置起到很關鍵的作用，所以如何做好采購工作顯得極為重要。
作為單位負責采購的工作人員，下面本人就作為事業單位采購工作人員應該具備怎麼的素質，如何做好采購工作談談一些個人的心得和見解。
一、 具備「德、能、勤」三個素質
德----要具有良好的思想道德素質，這是很關鍵也是最首要的。采購工作人員必須樹立法制觀念，強化廉潔意識，遵守廉政准則和工作程序，搞好廉潔自律，將采購活動置於公開透明的環境中，牢固樹立職業道德意識。
能----要具有廣闊的知識儲備。隨著政府集中采購、部門集中采購制度的建立和規范，采購工作越來越具有專業性和技術性，這就要求采購工作人員需要懂得市場經濟、財經、招投標、合同、計算機、談判等方面知識，要具備法律知識，擁有良好的語言表達能力、溝通協調能力和分析能力，具有優秀的寫作和口語表達能力，熟練操作電腦的常用軟體，熟悉、掌握所在單位的規章制度。能處理好自己與單位的相關人員的工作關系，做好協調工作，還要熟悉、掌握國家與采購相關的法律法規，能准確撐握市場行情，了解相關行業的的信息。
勤----要具有踏實肯乾的敬業精神。采購工作人員必須能吃苦耐勞、嚴謹細致、一絲不苟，對各項工作要勤於思考、超前思考，細致周密，具備發現問題、分析問題、解決問題的能力，在工作中必須勤奮、踏實、兢兢業業，不得有任何違規行為。同時，政府采購制度作為一項新的管理制度，也充滿了探索性和挑戰性，要求采購人員要有勤學苦幹、勇於探索精神。
二、樹立五種意識
一是責任意識：
首先應當明確采購工作的目的和意義，在工作中樹立責任意識，強化工作責任心，對自己所負責的業務范圍要熟悉，業務知識要全面，要做到貨比三家，多看幾家，多談幾家，比較質量，比較價格，做到采購質量和價格都是最好和最便宜的。
二是服務意識：
采購是服務的提供者，單位的各部門等都是采購的服務對象，采購需要了解他們的需求，並讓他們了解針對這些需求采購可以起到什麼作用，同時協助他們達成目標。所以采購工作是一項服務性工作，采購工作者必須樹立服務意識，在工作中應該為使用部門提供良好的服務。
三是節約意識：
采購工作人員不能僅僅是會購買東西，還要會盤活現有的資源，盡量地利用單位現有的資源解決實際問題，為領導提供決策參考。能主動和領導溝通，能正確領悟領導的意圖，降低采購成本，避免資金浪費。
四是統籌意識：
采購要有計劃，做到統籌兼顧，合理安排采購時間。在采購前做好計劃，合理地安排用車時間和采購路線，盡可能的減少採購的次數，從某種意義上說就是節約了資源。對所負責購買物品的行情變化及單位庫存的多少要能從多方面去分析，並總結出一定的規律來，做到心中有數，能對不同時期所面臨的采購難題，提出自己的分析及給出相對應的采購策略。
五是學習意識：
隨著政府采購制度改革的不斷深入和各項工作的發展，采購項目的范圍和品目越來越多，對象和技術越來越復雜，需要采購人員不斷更新知識層次，以適應不斷發展的采購工作需要，勝任更多更高的采購任務。因此，采購工作人員要加強日常業務學習和培訓，注重科學合理地安排時間，採取專家指導、經驗交流、自學等多種形式搞好業務學習，在工作中學習，在學習中工作，在實踐中鍛煉增長才幹，不斷更新知識結構，使采購工作人員的實際工作能力得到較快提高，能獨當一面搞業務，從而提高采購的實施效能。
隨著社會的不斷向前發展，政府采購制度改革的也將不斷地深入發展和完善，采購工作的政策性、專業性、技術性也會越來越強，對采購工作人員的要求越來越高。采購工作人員素質的高低，在很大程度上決定著本部門、本單位的工作質量和水平。采購工作人員只有不斷進取，苦練本領，提升素質和業務能力，適應社會的發展，才能做好采購工作，為管理中心工作的開展提供強有力的後勤保障。

5. 什麼是采購什麼是采購管理,二者之間的區別與聯系

采購屬於采購管來理的一個環自節，而二者的區別為：

1. 采購是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源， 以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為自己的資源， 為滿足自身需要或保證生產、經營活動正常開展的一項經營活動。采購是一個商業性質的有機體為維持正常運轉而尋求從體外攝入的過程。分為戰略采購(sourcing)和日常采購(procurement)兩部分。

2. 采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環節狀態進行嚴密的跟蹤、監督，實現對企業采購活動執行過程的科學管理。現代管理教育將采購管理的職能劃分為三類，即保障供應、供應鏈及信息管理。
   

6. 如何做好采購管理

一、 制定采購計劃
1、製造、采購分析
一般而言，在采購之前首先要做製造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什
么、采購多少以及何時采購等。
在製造、采購分析中，主要對采購可能發生的直接成本、間接成本、自行製造能力、采購
評標能力等進行分析比較，並決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部
分貨物和服務，或者不從外部采購而自行製造。
2、合同類型的選擇
當決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點，因為不同的合同類型決定
了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方，同時維護對項目
經濟、高效執行的獎勵；賣方的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。常見的合同可
分為以下5種。不同合同類型適用於不同的情形，買方可根據具體情況進行選擇。一般來說，
其適用情況如下：
成本加成本百分比（CPPC）合同：由於不利於控製成本，目前很少採用。
成本加固定費用（CPFF）合同：適合於研發項目。
成本加獎勵費（CPIF）合同：主要用於長期的、硬體開發和試驗要求多的合同。
固定價格加獎勵費用（FPI）合同：長期的高價值合同。
固定總價（FFP）合同：買方易於控制總成本，風險最小；賣方風險最大而潛在利潤可能
最大，因而最常用。
3、采購計劃編制
根據製造、采購分析的結果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程
進行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、
制定評價標准等。
根據項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。
二、 采購過程管理
1、詢價（Solicitation）
詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方
資格確認（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、互聯網
等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投
標建議書。
2、供方選擇（SourceSelection）
這個階段根據既定的評價標准選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：
合同談判：雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫「議標」。
加權方法：把定性數據量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫「綜合
評標法」。
篩選方法：為一個或多個評價標准確定最低限度履行要求。如最低價格法。
獨立估算：采購組織自己編制「標底」，作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後，經談判，買賣雙
方簽訂合同。
3、合同管理
合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。
1）授權承包商在適當的時間進行工作。
2）監控承包商成本、進度計劃和技術績效。
3）檢查和核實分包商產品的質量。
4）變更控制，以保證變更能得到適當的批准，並保證所有應該知情的人員獲知變更。
5）根據合同條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯系。
6）采購審計。
7）正式驗收和合同歸檔。
三、采購成本分析
本文開始的案例揭示了將采購成本降到最低對公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，
應該考慮項目生命周期內的最低整體采購成本。在實際采購工作中，很多招標單位通常
只關注承包方的投標報價，而忽視了招標成本、建設成本和所有權損耗成本等項目整體
采購成本。
1、招標成本
首先要考慮發出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調查主題、編寫需求建議書
（RFP）、考察和認同供應商、獲取內部的授權、尋求預算支持等，然後發出要約。該過
程可能需要整個合同價的2%到5%。
然後，競標者需要對招標方的招標文件制定其投標建議書，費時又費錢，每個競標者在
競標說明上都要花費合同價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標者，該成本將達到合
同價的5%到30%。表面上看來，這筆款項由競標者承擔；但是，從長遠看是由招標方承
擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。
評標程序開始後，招標方需做包括開標、評標、定標、談判、批准等事項。這個總成
本可能占合同價的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時，這部分成本將大幅增
加。
因此，對於一般行業來說，競標的總成本可能佔到合同價的10%到50%。無論招標方
處於何種行業，降低招標成本都是一種責任。
2、建設成本
建設成本是投標報價的主要依據，往往是買賣雙方關注的重點。一般包括如下幾個方面：
前期准備、正式建設費用等、與其它系統的集成、授權、交付和保險、相關手冊、對員
工和管理者的培訓等。
3、所有權損耗成本
所有權損耗成本指長期損耗成本，包括項目運營成本和處置成本。項目運營成本可能會
持續多年，並且可能是前期費用的許多倍；在設備瀕於報廢之時還需考慮其銷毀或處理的
處置成本。
綜合考慮這些成本將有助於以正確的觀點看待實際采購價，幫助買方選擇最好的方案。
采購安全和保密
采購過程中的「黃金規則」是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中泄密，不
要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時可能會很難，但知道的人
越少越不會有漏洞。
妥善安置相關文件和計算機內的材料，不用時（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要
將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，
以免別有用心者發現它們。